Reisekosten 2018

Reisekosten 2018

 

 

Inhalt

1 Allgemeines

2 Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Bedeutung

2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung

2.3 Zuordnung durch den Arbeitgeber

2.4 Quantitative Zuordnungskriterien

2.5 Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete

3 Fahrtkosten

3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungsmittel

3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs

4 Verpflegungsmehraufwand

4.1 Höhe der Pauschalen

4.2 Dreimonatsfrist

4.3 Kürzung der Pauschalen

5 Übernachtungskosten

6 Reisenebenkosten

7 Arbeitgeber erstattet Reisekosten

8 Gemischt veranlasste Reisen

9 Was umsatzsteuerlich zu beachten ist

10 Reisekosten-ABC

11 Pauschbeträge für Verpflegungsmehr­aufwand und Übernachtung ab 2018

 

1 Allgemeines

Bereits seit dem 01.01.2014 gilt ein grundlegend neues Reisekostenrecht. Dieses Merkblatt behandelt dessen Regelungen und gibt Ihnen Auskunft über sämtliche steuerlichen Aspekte

  • von der Abgrenzung einer privat veranlassten von einer dienstlich notwendigen Reise
  • über die aktuelle Behandlung von gemischten (d.h. privat und beruflich veranlassten) Aufwendungen
  • bis hin zu den Besonderheiten beim Frühstück im Hotel.

Hinweis

Die Regelungen des früheren Reisekostenrechts können noch für Betriebsprüfungen bis einschließlich Veranlagungszeitraum 2013 von Bedeutung sein.

Die hier dargestellten Regeln gelten grundsätzlich glei­chermaßen für Arbeitnehmer wie Selbständige (Unternehmer, Freiberufler, Landwirte), wobei Letztere statt Werbungskosten für ihre Geschäftsreise Betriebsausgaben absetzen.

Zu den Reisekosten zählen die folgenden Aufwendungen, wenn diese durch eine beruflich zumindest mitveranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers oder Selbständigen entstehen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbständiger vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Bei einer solchen beruflich (mit-)veranlassten Auswärtstätigkeit können Sie viele Kosten in der Steuererklärung abrechnen.

Beruflich zumindest mitveranlasst bedeutet, dass Reisekosten auch dann Werbungskosten oder Betriebs­ausgaben sein können, wenn eine Reise neben beruflichen auch (abgrenzbare) private Tätigkeiten umfasst. Wird z.B. ein Urlaub mit dienstlichen Terminen verbunden oder werden an einen Fachkongress ein paar freie Tage zur Erholung angehängt, lassen sich die Kosten für die An- und Abreise anteilig steuerlich geltend machen.

Hinweis

Bei einer Auswärtstätigkeit besteht grundsätzlich gesetzlicher Unfallversicherungsschutz durch die Berufsgenossenschaften. Die Versicherungsprämien gehören nicht zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber allein aus dem Vertrag berechtigt ist. Sämtliche Bar- oder Sachleistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung sind steuerfrei.

Versicherungsschutz besteht allerdings nicht „rund um die Uhr“. Versichert sind vielmehr lediglich solche Tätigkeiten, die mit dem Beschäftigungsverhältnis rechtlich wesentlich zusammenhängen.

2 Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Bedeutung

Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem Sie Ihre berufliche Tätigkeit üblicherweise hauptsächlich ausüben. Alle Tätigkeiten, die zentral mit der ersten Tätigkeitsstätte in Verbindung stehen, sind deshalb keine Reisen im steuerlichen Sinn. Deshalb fallen Aufwendungen dafür auch nicht unter den Reisekostenbegriff.

Für Sie als Erwerbstätiger ist es also steuerlich von äußerst hoher Bedeutung, ob und wo Sie eine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des Einkommensteuergesetzes (EStG) begründen. Denn für berufliche Arbeiten an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte können Sie keine Reisekosten wie etwa Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer in der Steuererklärung geltend machen (bzw. sich steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen).

Vielmehr können Sie die Fahrtkosten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehen (0,30 € pro Entfernungskilometer, zudem Deckelung bei 4.500 € pro Jahr bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel). Sofern Sie einen Firmenwagen für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nutzen, müssen Sie hierfür zudem den sogenannten geldwerten Vorteil versteuern.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer verlässt morgens seine Wohnung und fährt statt zu seiner ersten Tätigkeitsstätte zu einem Kunden, um wichtige Vertragsverhandlungen zu führen.

Lösung

Der Arbeitnehmer wird außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig. Infolgedessen geht er einer Auswärtstätigkeit nach, so dass er Reisekosten als Werbungskosten abrechnen kann (bzw. sich steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen kann).

Ein Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis nur maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben.

Hinweis

Steuerlich günstig ist es, wenn Sie gar keine erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne begründen oder wenn Sie häufig außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind.

2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung

Eine erste Tätigkeitsstätte kann nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung (z.B. ein Büro oder eine Werkstätte) sein.

Diese muss unterhalten werden

  • vom Arbeitgeber,
  • von einem verbundenen Unternehmen (z.B. einer Tochtergesellschaft) oder
  • von einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (etwa ein Kunde oder Entleiher).

Hinweis

Fahrzeuge, Flugzeuge und Schiffe sind keine ersten Tätigkeitsstätten. Das gilt auch für das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers („Homeoffice“).

Hingegen werten die Finanzämter auch Baucontainer auf einer Großbaustelle, die längerfristig mit dem Erdreich verbunden sind (z.B. Baubüros), als ortsfeste betriebliche Einrichtung.

2.3 Zuordnung durch den Arbeitgeber

Ob Sie eine erste Tätigkeitsstätte haben, richtet sich primär nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen Ihres Arbeitgebers: Ortsfeste betriebliche Einrichtungen werden zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn Sie als Arbeitnehmer diesen dauerhaft zugeordnet wurden. Neben dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen des Arbeitgebers prüfen Finanzämter auch anhand ergänzender Absprachen und Weisungen, ob eine solche Zuordnung vorliegt.

2.3.1 Dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung

Arbeitgeber können relativ frei bestimmen, welchen Ort sie dem Arbeitnehmer als erste Tätigkeitsstätte zuordnen. Allerdings darf diese Zuordnung nicht völlig losgelöst vom beabsichtigten Einsatzort des Arbeitneh­mers sein. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) setzt für die steuerliche Anerkennung der arbeitgeberseitigen Zuordnung voraus, dass der Arbeitnehmer an dem zugeordneten Ort zumindest in ganz geringem Umfang tätig ist (z.B. indem er dort Auftragsbestätigungen abholt).

Beispiel

Ein Arbeitgeber ordnet einem Arbeitnehmer eine Betriebsstätte in München zu. Tatsächlich werden dort aber nur die Personalakten des Arbeitnehmers geführt, ausschließlich tätig wird dieser in einer Betriebsstätte in Augsburg.

Lösung

Das Finanzamt erkennt die Betriebsstätte in München nicht als erste Tätigkeitsstätte an, da der Arbeitnehmer dort über­haupt nicht tätig ist. Die Zuordnung des Arbeitgebers „auf dem Papier“ hat somit keine steuerliche Bedeutung.

Dieser ganz geringe Umfang ist nicht gegeben, wenn der Arbeitnehmer an den zugeordneten Ort nur Krank- oder Urlaubsmeldungen per Post oder durch Dritte (z.B. Familienangehörige) zustellt – Voraussetzung ist das persönliche Erscheinen des Arbeitnehmers vor Ort.

Allerdings ist es nicht erforderlich, dass der qualitative Tätigkeitsschwerpunkt des Arbeitnehmers am zuge­ordneten Ort liegt.

Damit die dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitnehmers vom Finanzamt anerkannt wird, sollte sie eindeutig dokumentiert werden. Insbesondere folgende Nachweise erkennen die Finanzämter an:

  • Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag
  • Protokollnotizen
  • dienstrechtliche Verfügungen
  • Einsatzpläne
  • Reise-Richtlinien
  • Reisekostenabrechnungen
  • Organigramme des Arbeitgebers

Auf eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte können die Finanzämter auch daraus schließen, dass der Arbeitgeber

  • dem Arbeitnehmer für dortige Einsätze keine Reisekosten gezahlt hat oder
  • bei Dienstwagennutzung des Arbeitnehmers für dessen Fahrten dorthin geldwerte Vorteile besteuert hat.

Hinweis

Die Entscheidung, ob bzw. wo ein Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich festlegt, kann durchaus von steuerstrategischen Überlegungen geleitet sein. Als Arbeitgeber sollten Sie einzelfallabhängig – und am besten zusammen mit uns – überprüfen, ob bzw. in welchem Fall eine Zuordnungsentscheidung überhaupt steuerlich sinnvoll für ihre Arbeitnehmer ist. Trifft ein Arbeitgeber keine Zuordnungsentscheidung, wird die erste Tätigkeitsstätte nach sogenannten quantitativen Kriterien des EStG bestimmt (siehe Punkt 2.4).

2.3.2 Dauerhaftigkeit der Zuordnung

Allein die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitstätte zugeordnet wurde, genügt jedoch noch nicht zur Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte. Es muss hinzukommen, dass diese Zuordnung auch dauerhaft vorgenommen wurde. Davon geht das Finanzamt insbesondere aus, wenn der Arbeitnehmer

  • unbefristet,
  • für die komplette Dauer des (unbefristeten oder befristeten) Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten

an der entsprechenden Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Beispiel

Ein Architekt wurde befristet angestellt. Für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses hat ihn sein Arbeitgeber einem bestimmten Tätigkeitsort zugeordnet.

Lösung

Da der Architekt für die gesamte Dauer seines befristeten Dienstverhältnisses einem Ort zugeordnet worden ist, hat er dort seine erste Tätigkeitsstätte.

 

Hinweis

Die Finanzverwaltung geht bei einer sogenannten Kettenabordnung nicht von einer dauerhaften Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte aus, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von höchstens 48 Monaten umfasst. Damit können Arbeitgeber und Arbeitnehmer das Entstehen einer ersten Tätigkeitsstätte vermeiden, wenn sie bei einer über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus geplanten Tätigkeit eine Kettenabordnung nutzen. Die Abordnung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber wird auf 48 Monate befristet. Falls der Arbeitnehmer auch nach Ablauf dieser Frist weiterhin an diesem Ort tätig werden soll, wird er erneut auf maximal 48 Monate befristet abgeordnet.

2.4 Quantitative Zuordnungskriterien

Sofern der Arbeitgeber eine Tätigkeitsstätte nicht dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt hat oder die Zuordnung nicht eindeutig ist, „zündet“ das EStG die nächste Prüfungsstufe: Dann müssen die Finanzämter anhand des zeitlichen Umfangs der Arbeitseinsätze des Arbeitnehmers – also anhand quantitativer Kriterien – prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt.

Das Gesetz bestimmt, dass eine erste Tätigkeitsstätte in diesem Fall an dem Ort anzunehmen ist, an dem der Arbeitnehmer

  • typischerweise arbeitstäglich,
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • je Arbeitswoche mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig wird.

Diese an der Arbeitsdauer ausgerichtete Betrachtung setzt ebenfalls einen dauerhaften Einsatz voraus. Zudem ist hier erforderlich, dass der Arbeitnehmer an den Einsatzorten auch seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. So ist eine Arbeitsstätte gemäß quantitativer Zuordnungskriterien unter Umständen keine erste Tätigkeitsstätte, obwohl der Arbeitnehmer dort typischerweise arbeitstäglich tätig wird.

Beispiel 1

Ein Monteur wurde von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet. Er holt aber täglich sein Arbeitsgerät auf dem Firmengelände ab.

Lösung

Der Arbeitnehmer sucht den Ort zwar arbeitstäglich auf, hat dort aber nach quantitativen Kriterien keine erste Tätigkeits­stätte, weil er dort nicht seinem eigentlichen Beruf nachgeht, sondern nur vorbereitende Tätigkeiten ausübt.

Beispiel 2

Ein Busfahrer muss seinen Bus bei Arbeitsbeginn stets an wechselnden Stellen im Stadtgebiet aufnehmen; mindestens einmal die Woche ist er in der Geschäftsstelle seines Verkehrsbetriebs, um dort seine Kasse abzurechnen.

Lösung

Die Geschäftsstelle kann nach quantitativen Kriterien nicht zur ersten Tätigkeitsstätte werden, da der Busfahrer dort nicht seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. Achtung: Sein Arbeitgeber kann ihn aber arbeitsrechtlich der Geschäftsstelle zuordnen, so dass seine erste Tätigkeitsstätte dann dort zu verorten ist.

Wenn Arbeitnehmer an mehreren Orten tätig sind, die alle die quantitativen Kriterien erfüllen – etwa bei Einsatz an zwei Orten mit jeweils zwei bzw. drei vollen Arbeitstagen je Woche –, kann der Arbeitgeber einen Ort als erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Tut er das nicht, gilt derjenige Einsatzort als erste Tätigkeitsstätte, der der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Hinweis

Diese gesetzliche Regelung ist durchaus arbeitnehmerfreundlich, denn die Fahrten zu den weiter entfernt liegenden Einsatzorten kann der Arbeitnehmer dann nach Reisekostengrundsätzen (0,30 € pro gefahrenem Kilometer, gegebenenfalls mit Verpflegungsmehraufwand) abrechnen. Daher kann es sich lohnen, wenn der Arbeitgeber keine Bestimmung zum Arbeitsort trifft.

2.5 Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete

Wenn Arbeitnehmer weder durch arbeitgeberseitige Zuordnung (Punkt 2.3) noch nach quantitativen Kriterien (Punkt 2.4) eine erste Tätigkeitsstätte begründen, bedeutet dies jedoch noch nicht, dass sie stets sämtliche berufliche Fahrten nach Reisekostengrundsätzen abrechnen dürfen.

Sucht ein Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers arbeitstäglich einen sogenannten Sammelpunkt auf (wie etwa ein Busdepot, einen Fährhafen oder einen Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport), so dürfen seine Fahrten von der Wohnung zum Sammelpunkt nur mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden – obwohl keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Denn laut Gesetz werden solche Fahrten wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt.

Hinweis

Treffen sich Arbeitnehmer an einem „privat organisierten“ Ort, um von dort eine Fahrgemeinschaft zu bilden, so ist dieser Ort kein Sammelpunkt im Sinne des Steuerrechts. Denn in diesem Fall hat der Arbeitgeber diesen Ort nicht bestimmt, so dass die Fahrten dorthin nach Reisekosten­grundsätzen abgerechnet werden dürfen.

Die gute Nachricht für Arbeitnehmer ist, dass die Sammelpunktregelung nur den Abzug der Fahrtkosten einschränkt. Für andere Kostenarten liegt weiterhin eine berufliche Auswärtstätigkeit vor, so dass Arbeitnehmern auch bei Sammelpunkten Verpflegungsmehrauf­wendungen und Übernachtungskosten zustehen.

Beispiel

Ein Busfahrer muss arbeitstäglich 30 km von seiner Wohnung zu einem Busdepot fahren, um dort seinen Bus abzuholen. Er verlässt die Wohnung morgens um 6 Uhr und kehrt um 16 Uhr zurück.

Lösung

Die Fahrten zum Depot dürfen nur mit der Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer, somit mit 9 € täglich als Werbungskosten abgerechnet werden. Gleichwohl darf der Arbeitnehmer pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 € geltend machen, da er sich mehr als acht Stunden außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte aufhält.

 

Hinweis

Auch ein Zugbegleiter, der arbeitstäglich am Betriebssitz des Arbeitgebers Unterlagen entgegennimmt und nach Dienstende dort die während des Zugbetriebs erwirtschafteten Einnahmen einzahlt, begründet am Betriebssitz einen Sammelpunkt. Dies hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz in einem Urteil aus dem Jahr 2016 entschieden. Demnach kann er die Fahrten vom Wohnort zum Sammelpunkt nur im Rahmen der Entfernungspauschale abrechnen.

Wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden auch Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten (wie etwa ein Forstbezirk), die der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers zur Aufnahme seiner Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss.

Von dieser Regelung sind insbesondere Hafen- und Forstarbeiter oder Zusteller betroffen. Der Abzug von Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten bleibt allerdings auch in diesen Fällen erlaubt. Auch dürfen die Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebiets weiterhin nach Reisekostengrundsätzen (mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer) steuerlich abgesetzt werden.

Hinweis

Das BMF hat allerdings ausdrücklich erklärt, dass Schornsteinfeger und mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen zuhause betreuen, ebenso wie Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, nicht von der Fahrtkostenkappung bei weiträumi­gen Tätigkeitsgebieten betroffen sind. Das heißt: Sie können ihre Fahrtkosten weiterhin nach Reisekostengrund­sätzen abrechnen (auch die Anfahrten zu ihrem Gebiet).

3 Fahrtkosten

Unter absetzbaren Fahrtkosten versteht man im steuerlichen Reisekostenrecht die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Es können aber stattdessen auch pauschale Kilometer­sätze zum Abzug kommen. Ähnlich sieht es beim Selbständigen aus, der Betriebsausgaben für seine Geschäftsreisen geltend macht. Dabei werden die folgenden beiden Arten von Beförderungsmitteln unterschieden.

3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungs­mittel

Benutzen Sie ein öffentliches Beförderungsmittel (z.B. Bahn oder Taxi) bei einer Auswärtstätigkeit, dann ist der entrichtete Fahrpreis absetzbar. Wurden Zuschläge gezahlt, so sind diese ebenfalls anzusetzen.

3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs

Nutzen Sie Ihr privates Fahrzeug bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, können Sie einen Kostenabzug nach den folgenden beiden Varianten vornehmen.

3.2.1 Tatsächliche Kosten

Sie können die tatsächlichen Kosten abziehen. Dabei müssen Sie den Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden (beruflichen) Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht.

Zunächst ermittelt werden müssen somit

  • die Gesamtkosten des Fahrzeugs,
  • die Jahresfahrleistung und
  • die beruflich gefahrenen Kilometer.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs zählen dabei

  • die Benzin- bzw. Dieselkosten,
  • die Wartungs- und Reparaturkosten,
  • die Kosten einer Garage am Wohnort,
  • die Kfz-Steuer,
  • Aufwendungen für die Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen,
  • die Abschreibungen sowie
  • Zinsen für ein Darlehen, das für die Anschaffung des Pkw aufgenommen wurde.

Hinweis

Nutzen Sie ein geleastes Kfz, so gehört auch eine Leasingsonderzahlung im Kalenderjahr der Zahlung in voller Höhe zu den Gesamtkosten.

Der Berechnung der Abschreibungen ist im Regelfall eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat zum Anfang des Jahres einen Neuwagen angeschafft. Der Bruttokaufpreis beträgt 24.000 €.

Lösung

Bei einer angenommenen Nutzungsdauer von sechs Jahren ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 4.000 €, die in die Gesamtkosten des Fahrzeugs einfließt.

Demgegenüber nicht zu den Gesamtkosten gehören

  • Kosten infolge von Verkehrsunfällen,
  • Park- und Straßenbenutzungsgebühren,
  • Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherun­gen sowie
  • Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

 

Hinweis

Die mühevolle Berechnung der tatsächlichen Fahrzeugaufwendungen anstatt des Ansatzes von Kilometerpauschalen (siehe Punkt 3.2.2) lohnt sich insbesondere bei einem kostenintensiven Fahrzeug (hoher Kaufpreis und hohe Unterhaltungsaufwendungen).

3.2.2 Pauschale Kilometersätze

Statt die anteiligen tatsächlichen Kosten abzuziehen, können Sie auch pauschale Kilometersätze ansetzen, und zwar pro gefahrenem Kilometer

  • 0,30 € bei einem Pkw und
  • 0,20 € bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer ist an fünf Tagen auswärtig (außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte) tätig. Die Entfernung zu seinem auswärtigen Arbeitsort beträgt 20 km. Er nutzt seinen privaten Pkw.

Lösung

Er kann seine Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt wie folgt als Werbungskosten geltend machen:

5 Tage × 0,30 € × 20 km × 2 = 60 €

 

Neben den Kilometersätzen können auch etwaige außergewöhnliche Kosten angesetzt werden, wenn diese durch Fahrten entstanden sind, für die Kilometersätze angesetzt werden.

Hinweis

Die als Reisekosten erfassten Fahrtkosten können Sie nur als Werbungskosten abziehen, soweit sie Ihnen nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet worden sind.

Die pauschalen Kilometersätze gelten unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeugvollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreisekaskoversicherung für ein Kfz des Arbeitnehmers abgeschlossen hat. Die Prämienzahlung des Arbeitgebers an die Dienstreisekaskoversicherung führt auch nicht zum Lohnzufluss beim Arbeitnehmer.

4 Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungskosten während Auswärtstätigkeiten – sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen – können Sie nur in Höhe von Pauschalen geltend machen; die tatsächlichen Kosten können Sie leider nicht ansetzen.

Hinweis

Diese Pauschalen können Sie als Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten abziehen oder sich vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen.

4.1 Höhe der Pauschalen

Bezüglich der abziehbaren Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wird zwischen eintägiger und mehrtägiger Auswärtstätigkeit unterschieden.

4.1.1 Eintägige Auswärtstätigkeit

Für eine eintägige Auswärtstätigkeit im Inland ohne Übernachtung, bei der ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, steht ihm eine Pauschale von 12 € zu.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer ist an zehn Tagen von 8 Uhr bis 18 Uhr auswärts beruflich tätig.

Lösung

Da er mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann er Werbungskosten wie folgt ansetzen:

10 Tage × 12 € = 120 €

Auch bei Auswärtstätigkeiten, die über Nacht (also über zwei Kalendertage verteilt) ausgeübt werden, kann die 12-€-Pauschale zum Zug kommen. Die auf die beiden Tage entfallenden Abwesenheitszeiten können dabei zusammengerechnet werden.

Beispiel

Ein Kurierfahrer ist über Nacht von 20 Uhr bis 5.30 Uhr am Folgetag beruflich unterwegs. Seine Wohnung verlässt er bereits um 19.30 Uhr, um 6 Uhr morgens kehrt er dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor.

Lösung

Seine Abwesenheitszeiten werden für den zweiten Kalendertag berücksichtigt, weil an diesem Tag der zeitlich überwiegende Teil der Auswärtstätigkeit liegt. Da er aufgrund der Zusammenrechnung der Abwesenheitszeiten insgesamt mehr als acht Stunden tätig war, kann er eine Verpflegungspauschale von 12 € abziehen.

4.1.2 Mehrtätige Auswärtstätigkeit

Für An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit (im Inland) mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann der Arbeitnehmer (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit) jeweils eine Pauschale von jeweils 12 € ansetzen. Unerheblich ist dabei, ob er die Reise von der Wohnung, der ersten Tätigkeitsstätte oder einem anderen Einsatzort aus antritt.

Für die Kalendertage der auswärtigen beruflichen Tätigkeit, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist (sog. Zwischentage), steht ihm eine Pauschale von 24 € zu.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer nimmt für seine Firma an einer zweitägigen Messe teil. Er reist hierzu am Vortag der Messe an, betreut an zwei Tagen den Messestand und reist am darauffolgenden Tag zurück.

Lösung

Für den An- und Abreisetag kann er jeweils 12 € geltend machen. Dabei ist unerheblich, wann er an diesen Tagen von der Wohnung losgefahren bzw. wieder dorthin zurückgekehrt ist. Für die zwei Zwischentage stehen ihm jeweils 24 € zu, so dass er Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von insgesamt 72 € geltend machen kann.

 

Hinweis

Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung auch dann vorliegt, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tag sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (was z.B. beim Schlafen im Bus oder Lkw nicht der Fall ist).

4.2 Dreimonatsfrist

Bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist der Ansatz von Verpfle­gungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate beschränkt. Danach können Pauschalen weder abgezogen noch steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

Die Frist läuft jedoch erneut an, wenn die längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Der Grund für diese Unterbrechung ist hierbei steuerlich nicht relevant.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer soll für seinen Arbeitgeber einen neuen Standort in Norddeutschland aufbauen. Hierzu begibt er sich zunächst für zwei Monate nach Flensburg (auswärtige Tätigkeit), macht dann einen vierwöchigen Urlaub und setzt danach seine Arbeit für weitere drei Monate in Flensburg fort.

Lösung

Da der Urlaub für eine mindestens vierwöchige Unterbrechung sorgt, kann der Arbeitnehmer für insgesamt fünf Monate Verpflegungsmehraufwendungen abziehen.

Die Dreimonatsfrist gilt nicht, solange die berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich ausgeübt wird. Somit können Verpflegungsmehraufwendungen in diesen Fällen ohne zeitliche Begrenzung vom Arbeitnehmer abgezogen werden – obwohl monatelang immer dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Der Wegfall der Pauschalen nach drei Monaten gilt zudem auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer in Fahr­zeugen, Flugzeugen oder auf Schiffen tätig ist.

4.3 Kürzung der Pauschalen

Wird dem Arbeitnehmer – vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten – während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, müssen dessen Verpflegungspauschalen vor An­setzung gekürzt werden, und zwar um

  • 20 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem Frühstück und
  • jeweils 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem Mittag- oder Abendessen.

Da die Tagespauschale im Inland bei 24 € liegt, muss bei inländischen Auswärtstätigkeiten somit eine Kürzung um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen erfolgen.

Hinweis

Diese Kürzung erfolgt jedoch maximal bis auf 0 €. Es können somit keine negativen Verpflegungsmehraufwendungen entstehen (z.B. bei Vollverpflegung durch den Arbeitgeber und einer eintägigen Auswärtstätigkeit).

Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss, der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein und damit zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen kann. Dies gilt aber nur dann, wenn dieser Imbiss von seinem Umfang her tatsächlich einer üblichen Mahlzeit entspricht. Der Maßstab für die Einordnung ist dabei, ob der Imbiss eine Mahlzeit ersetzt. Als Mahlzeiten gelten dabei Frühstück, Mittag- und Abendessen. So handelt es sich etwa bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um einen Ersatz einer der genannten Mahlzeiten. Auch Snacks, die auf Kurzstreckenflügen im Ticketpreis enthalten sind, wie z.B. Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegel, gelten nicht als eine vollwertige Mahlzeit. Konsequenz: Die Verpflegungspauschale muss nicht gekürzt werden.

5 Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind ebenfalls als Reisekosten abziehbar. Hierbei müssen Sie allerdings Folgendes beachten.

Als Werbungskosten abziehbar sind die tatsächlichen Übernachtungskosten, sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten nicht steuerfrei erstattet hat. Übernachtungspauschalen sind nicht abziehbar. Der Aufwand für ein Hotel muss durch Belege nachgewiesen werden.

Der Arbeitgeber darf bei Inlandsreisen entweder die nachgewiesenen Übernachtungskosten steuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten oder ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 €. Für Übernachtungen im Ausland kann er die Übernachtungskosten (ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen) mit bestimmten vom BMF festgelegten Pauschbeträgen steuerfrei erstatten (siehe Punkt 11).

Bei längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeiten an derselben inländischen Tätigkeitsstätte darf der Arbeitnehmer nach Ablauf von 48 Monaten nur noch Unterkunftskosten bis maximal 1.000 € pro Monat als Werbungskosten abziehen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen.

Hinweis

Diese Kappung gilt jedoch nur für inländische Übernachtungen.

Aus Hotelrechnungen müssen Sie die Kosten für Frühstück sowie Mittag- und Abendessen herausrechnen. Werden diese Kosten in der Rechnung nicht separat ausgewiesen, sind bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden im Inland pro Übernachtung für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 % des am Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen abzuziehen. Damit ergeben sich folgende Kürzungsbeträge im Inland:

  • 4,80 € für ein Frühstück,
  • 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Ist die Beherbergungsleistung in der Rechnung gesondert ausgewiesen und daneben ein Sammelposten für Nebenleistungen, ohne dass der Preis für die Verpflegung erkennbar ist, so ist die vorangehende Kürzung für die Mahlzeiten ebenfalls auf den Sammelposten für Nebenleistungen anzuwenden. Der verbleibende Teil des Sammelpostens kann gegebenenfalls als Reisenebenkosten berücksichtigt werden (siehe Punkt 6).

Hinweis

Der Umsatzsteuersteuersatz für Beherbergungsleistungen liegt bei 7 %. Die Kosten für das Frühstück unterliegen hingegen dem Regelsteuersatz von 19 %.

6 Reisenebenkosten

Als abziehbare Reisenebenkosten kommen z.B. die folgenden Aufwendungen in Betracht:

  • Beförderung und Aufbewahrung des Gepäcks
  • Kosten einer Reisegepäckversicherung
  • Kosten für Garagen und Parkplätze
  • Telefongebühren und Porto
  • Mautgebühren
  • Trinkgelder
  • Wertverluste bei Diebstahl des für die Reise notwendigen persönlichen Gepäcks (nicht abziehbar sind aber der Verlust von Geld und Schmuck)
  • Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen

Dagegen liegen keine Reisenebenkosten vor beispielsweise bei den Aufwendungen für

  • private Ferngespräche,
  • Massagen,
  • Minibar- und Pay-TV-Nutzung.

Hinweis

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber steuerfrei nur in Höhe der tatsächlich angefallenen Aufwendungen erstatten. Dazu muss ihm der Arbeitnehmer Unterlagen vorlegen, aus denen sich die tatsächlichen Aufwendungen ergeben.

7 Arbeitgeber erstattet Reisekosten

Oftmals trägt der Arbeitgeber beruflich veranlasste Reisekosten, anstatt seine Belegschaft mit diesen zu belasten. Derartige Aufwendungen kann er auf drei verschiedenen Wegen erstatten.

  • Ersetzt der Arbeitgeber die als Werbungskosten abziehbaren Reiseaufwendungen, ist der erstattete Betrag kein steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegt auch nicht der Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber weniger, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen.
  • Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nach festen Sätzen, bleiben nur diejenigen Beträge steuerfrei, die auch als Werbungskosten abziehbar wären. Im Einzelfall kann es dann dazu kommen, dass Lohnsteuer auf die überhöhte Erstattung als Arbeitslohn anfällt.
  • Der Arbeitnehmer erstattet Reiseaufwendungen pauschal. Dies bleibt in Höhe der Pauschbeträge steuerfrei und kann bis zum Doppelten der Pauschbeträge pauschal mit 25 % vom Betrieb versteuert werden.

Beispiel

Bei einer mindestens achtstündigen Abwesenheit zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pauschal 26 € aus. Davon bleiben 12 € steuerfrei (Pauschale; vgl. Punkt 4.1.1), 12 € der darüber hinausgehenden 14 € können pauschal lohnversteuert werden (doppelte Pauschale) und die restlichen 2 € unterliegen der individuellen Lohnbesteuerung.

 

Hinweis

Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung ersichtlich werden. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

8 Gemischt veranlasste Reisen

Der Fiskus erkennt die Kosten der An- und Abreise bei einer Reise auch dann anteilig an, wenn ein beruflicher Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert wird bzw. wenn während des Aufenthalts sowohl berufliche als auch private Termine wahrgenommen werden. Ist dies der Fall, können Arbeitnehmer den Reiseaufwand anteilig als Werbungskosten geltend machen.

Lassen sich die Aufwendungen klar erkennbar auf einen beruflichen und einen privaten Teil aufschlüsseln, sind die auf den beruflichen Teil entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar. Der Arbeitgeber kann sie gegen Nachweis insoweit auch steuerfrei erstatten. Zu den abziehbaren bzw. steuerfrei erstattungsfähigen Kosten gehören bei den Reisekosten unter anderem Kongressgebühren, Hotelkosten und Verpflegungsmehraufwendungen für denjenigen Reiseteil, der dem beruflichen Anlass zuzuordnen ist. Die Aufteilung in einen privaten und einen beruflich veranlassten Reiseteil lässt sich im Regelfall über die zeitliche Komponente lösen.

Beispiel

Ein Angestellter verbringt sieben Tage im Ausland: An vier Tagen besucht er eine Fachmesse, drei Tage nutzt er zur Erholung.

Lösung

Er kann 4/7 der Flugkosten, des Verpflegungsmehraufwands und der Hotelrechnung steuerlich geltend machen. Hinzu kommen die beruflich veranlassten Messegebühren in voller Höhe.

Der berufliche Anteil einer Reise darf allerdings nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wer also zwei Wochen in Spanien seinen Sommerurlaub verbringt und dort an einem Nachmittag einen Geschäftspartner oder eine Messe besucht, kann seine Kosten nicht anteilig absetzen.

 

Dies gilt gleichermaßen, wenn

  • die jeweils nicht unbedeutenden beruflichen und privaten Zeitanteile derart eng ineinandergreifen, dass eine Trennung nicht möglich ist, oder
  • eine berufliche und private Doppelmotivation für die Reise vorliegt (z.B. wenn ein Sprachlehrer in ein Land der von ihm gelehrten Fremdsprache reist).

Hinweis

Als Arbeitnehmer müssen Sie die (anteilige) berufliche Veranlassung einer Auswärtstätigkeit gegenüber Ihrem Finanzamt nachweisen. Nur wenn Sie den beruflichen Zeitanteil der Reise dokumentiert haben, gelingt der Werbungskostenabzug. Hierzu müssen Sie festhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Als Nachweise für den Verlauf der Reise können z.B. Fahrtenbücher, Tankquittungen oder Hotelrechnungen dienen. Erfüllen Sie die Nachweispflichten nicht hinreichend, geht das zu Ihren Lasten.

Der berufliche Anlass lässt sich etwa durch Einladungsschreiben eines Kunden oder Lieferanten zum Geschäftstreffen oder mit Lehrgangs- bzw. Seminarunterlagen dokumentieren. Letztere müssen

  • die Dauer der Fortbildung,
  • den Inhalt und
  • die Teilnehmerzusammensetzung

enthalten.

Die oben genannten Grundsätze gelten auch für Geschäftsreisen von Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Diese setzen dann entsprechend anteilig für den beruflichen Teil der Reise gewinnmindernde Betriebsausgaben an.

Beispiel

Ein Arzt besucht einen Fachkongress im Ausland. Er reist Samstagmorgen an und die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück.

Lösung

Die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig abziehbar. Die Flugkosten sind dagegen gemischt (privat und betrieblich) veranlasst, also entsprechend aufzuteilen (drei Tage beruflich, sechs Tage privat) und somit zu einem Drittel abziehbar. Den Verpflegungspauschbetrag gibt es ebenfalls für drei Tage.

Denkbar ist ein anteiliger Werbungskostenabzug auch bei Hausbesitzern, wenn sie z.B. ihrer vermieteten Immobilie im Schwarzwald oder an der Ostsee für Reparaturarbeiten einen Besuch abstatten und diesen Anlass für ein verlängertes Wochenende nutzen.

Hinweis

Keine Chance auf einen steuerlichen Abzug von Fahrt- und Übernachtungskosten haben hingegen private Sparer, die etwa eine Hauptversammlung oder ein Fachseminar zur Geldanlage besuchen. Denn bei Kapitaleinkünften ist lediglich der Sparer-Pauschbetrag von 801 € pro Person (bzw. 1.602 € bei Zusammenveranlagung) abziehbar.

9 Was umsatzsteuerlich zu beachten ist

Ein Vorsteuerabzug setzt voraus, dass für den betreffenden Kostenpunkt eine Einzelrechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis ausgestellt worden ist. Aus Pauschalen lassen sich keine Vorsteuerbeträge geltend machen. Bei Fahrausweisen und sogenannten Kleinbetragsrechnungen gelten umsatzsteuerrechtliche Erleichterungen: Es sind weniger Rechnungsangaben erforderlich. Folgende weitere Besonderheiten sollten Sie beachten:

  • Die Rechnung muss eindeutig auf den Unternehmer ausgestellt sein. Hierauf müssen besonders Arbeitnehmer auf Dienstreisen achten.
  • Bei Verpflegungskosten von Arbeitnehmern reicht es nicht, wenn der Arbeitgeber nur die Pauschalen erstattet.
  • Wird ein privater Pkw für die Reise genutzt, kann aus den Kilometerpauschalen keine Vorsteuer abgesetzt werden. Kein Problem sind hingegen Bahn- oder Flugtickets.

Hinweis

Vergessen Sie nicht die Vorsteuerbeträge aus den Nebenkosten. Quittungen über Eintrittsgelder oder Parkgebühren zählen ebenfalls.

10 Reisekosten-ABC

A

Ausländische Vermieter: Kosten für Reisen eines Ausländers, der Grundbesitz in Deutschland hat, an den Belegenheitsort dieses Grundbesitzes sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zu berücksichtigen, soweit sie ausschließlich der Sicherung und Erhaltung der Mieteinnahmen dienen.

Auswärtstätigkeit: Der Abzug von Reisekosten bzw. deren steuerfreie Erstattung setzen voraus, dass der Arbeitnehmer einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgeht. Dies ist der Fall, wenn er vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

B

Bewirtung: Auf Geschäfts- bzw. Dienstreisen werden häufig auch Geschäftsfreunde bewirtet. Wenn Aufwendungen für geschäftlich veranlasste Bewirtungen oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vom eigenen Arbeitgeber getragen werden, muss die Verpflegungspauschale für den Arbeitnehmer gekürzt werden. Bei Inlandsreisen beträgt der Kürzungsbetrag 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung entfällt, wenn der Geschäftsfreund zahlt.

D

Dienstreisekaskoversicherung: Die pauschalen Kilo­metersätze für die Benutzung von Kraftfahrzeugen bei Auswärtstätigkeiten (Kraftwagen 0,30 €, andere motorgetriebene Fahrzeuge 0,20 € je gefahrenem Kilometer) gelten unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeugvollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreisekaskoversicherung für ein Kraftfahrzeug des Arbeitnehmers abgeschlossen hat. Daneben wird die Prämienzahlung des Arbeitgebers an die Dienstreisekaskoversicherung beim Arbeitnehmer nicht als Lohn versteuert.

Dreimonatsfrist: Bei derselben Auswärtstätigkeit dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden. Erst nach einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung der Tätigkeit beginnt der Fristlauf neu, so dass Mehraufwendungen dann erneut (für längstens drei Monate) abziehbar sind.

E

Ehepartner: Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch Mitnahme seines Ehepartners bei seiner Auswärtstätigkeit entstehen und deren Erstattung der Arbeitgeber ablehnt, werden grundsätzlich nicht als Werbungskosten anerkannt. Ist die Mitnahme des Ehepartners ausnahmsweise betrieblich bedingt, bestehen keine Bedenken, auch dessen Reisekosten abzuziehen.

Erstattung von Reisekosten: Bei der Erstattung von Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. In diesem Fall ist die Erstattung steuerfrei, soweit sie die Summe der nach den Verwaltungsvorschriften zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt. Dies gilt sinngemäß auch für die Erstattung von Umzugskosten und von Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung.

Erste Tätigkeitsstätte: Als erste Tätigkeitsstätte gilt die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fehlt eine solche arbeitgeberseitige Zuordnung, können Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte auch durch die Einsatzdauer an einem Ort begründen (z.B. dauerhafter Einsatz an zwei vollen Arbeitstagen pro Woche).

Essensmarke: Der Ansatz des maßgebenden Sachbezugswerts bei vom Arbeitgeber ausgegebenen Essens­marken anstelle des Verrechnungswerts setzt voraus, dass

  • tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird,
  • für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird,
  • der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,10 € übersteigt und
  • die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Übt ein Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Aus­wärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind an diesen ausgegebene Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) nach Ablauf von drei Monaten mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten (für 2017: Frühstück 1,70 €, Mittag- und Abendessen 3,17 €; für 2018: Frühstück 1,73 €, Mittag- und Abendessen 3,23 €). Hiervon profitieren letztlich insbesondere auch Leiharbeitnehmer.

F

Familienangehörige: Der für einen mitreisenden Ehepartner aufgestellte Grundsatz zu Reisekosten gilt auch für die Begleitung durch andere nahe Angehörige (siehe Stichwort „Ehepartner“).

Fortbildung: Mehraufwendungen für Verpflegung anlässlich des Besuchs von Berufsfortbildungen (z.B. Ver­waltungs- und Wirtschaftsakademie) sind beim Arbeitnehmer nach den für Reisekosten geltenden Grundsätzen steuerlich als Werbungskosten zu berücksichtigen, wenn die Fortbildung außerhalb des Wohnorts und der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Kostenersatz erhält.

Frühstück: Sofern der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland durch den Arbeitgeber verpflegt wird, mindern sich seine abziehbaren Verpflegungspauschalen um 4,80 € für ein Frühstück (und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen). Ist in einer Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung genannt, müssen aus dem Gesamtentgelt die Kosten der Verpflegung herausgerechnet werden, damit die abziehbaren Übernachtungskosten ermittelt werden können. Hierfür sind ebenfalls pauschal 4,80 € für ein Frühstück (und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen) abzurechnen.

G

Gemischt veranlasste Reise: Aufwendungen für eine Reise mit sowohl beruflichem/betrieblichem als auch privatem Anlass sind nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten (Zeit-)Anteile in nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung und abziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben aufzuteilen. Abziehbar sind insbesondere die anteiligen Kosten für die Hin- und Rückfahrt mit Pkw oder Zug sowie Flüge zum und vom Aufenthaltsort.

Klassischer Anwendungsfall gemischt veranlasster Reisen sind Auswärtstätigkeiten, bei denen ein paar private Tage drangehängt oder vorgeschaltet werden. In diesen Fällen können die Flug-, Bahn-, Schiffs- oder Pkw-Kosten nach den beruflich und privat veranlassten Zeitanteilen der gesamten Reise aufgeteilt werden.

Beispiel

Ein Angestellter hält von Montag bis Freitag Fachvorträge auf einem Seminar in Österreich und erholt sich über das Wochenende beim Skifahren vor Ort.

Lösung

Er kann fünf Siebtel der Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen. Gleiches gilt für die Hotelrechnung. Hinzu kommen Verpflegungspauschalen für fünf Tage sowie Reisenebenkosten, die während der fünf Werktage angefallen sind.

Die beruflich veranlassten Zeitanteile müssen vorab feststehen und dürfen nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Ist der betriebliche Grund der Reise von untergeordneter Bedeutung, entfällt der Abzug der Kosten komplett. Lediglich einzelne Aufwendungen wie beispielsweise der Eintritt zu einer Fachmesse können dann gesondert berücksichtigt werden.

Bei gemischt veranlassten Reisen müssen sich alle Aufwendungen klar erkennbar dem beruflichen oder privaten Teil zuordnen lassen. Für die Aufteilung der Kosten sind zunächst die Bestandteile abzutrennen, die sich anhand der Zeitfaktoren (tage- bzw. stundenweise) leicht und eindeutig dem beruflichen oder privaten Bereich zuordnen lassen. Die danach verbleibenden Kosten sind grundsätzlich durch sachgerechte Schätzung aufzuteilen, in der Regel im Verhältnis der Zeitanteile.

Die Zeitanteile von privaten und geschäftlichen Terminen lassen sich dabei gut durch ein Reisetagebuch dokumentieren. Hierzu ist eine rechtzeitige Sammlung sämtlicher Belege ratsam, die den beruflichen Anlass betreffen. Werden Nachweispflichten nicht hinreichend erfüllt, geht dies zu Lasten der Berufstätigen, da sie bei steuermindernden Tatsachen die Beweislast tragen.

Gesellschafter: Reisekosten, die der Gesellschafter von „seiner“ Personengesellschaft nicht ersetzt bekommt, muss er bei der einheitlichen Gewinnfeststellung als Betriebsausgaben geltend machen. Reisekosten, die Gesellschaftern einer OHG bei Fahrten zum Versteigerungstermin entstehen, an dem sie zur Rettung einer betrieblichen Forderung das Grundstück für private Zwecke ersteigern, sind aber keine Betriebsausgaben der OHG. Auch können in der Gewinn- und Verlustrechnung einer Personengesellschaft für einen Gewinnfeststellungszeitraum die in früheren Zeiten angefallenen Aufwendungen für Reisekosten, bei denen zweifelhaft war, ob sie von einem Gesellschafter persönlich oder von der Gesellschaft zu tragen waren, auch dann nicht steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Gesellschafterversammlung erstmals für den betreffenden Abschluss die Erstattung der Aufwendungen an den Gesellschafter als Betriebsausgaben der Gesellschaft genehmigt.

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern von Kapitalgesellschaften können die Reisekosten unter Umständen unangemessen hoch sein. Unangemessene Reisekosten sind verdeckte Gewinnausschüttungen. Solche Vergütungen können nicht in die Gesamtausstattung des Gesellschafter-Geschäftsführers als Arbeitnehmer als angemessene Gehaltsbezüge mit einbezogen werden.

H

Haushaltsersparnis: Eine Haushaltsersparnis ist nicht zu berücksichtigen, das heißt, die Verpflegungspauschalen gelten ungekürzt, auch wenn der Erwerbstätige sich während seiner Auswärtstätigkeiten die Verpflegungskosten zu Hause spart. Von Bedeutung ist die Haushaltsersparnis hingegen bei der Ermittlung bestimmter außergewöhnlicher Belastungen (§ 33 EStG).

Hochschullehrer: Hochschullehrer tragen häufig Reisekosten für Studienreisen, insbesondere Auslandsreisen. Sofern die Reise auf einer sogenannten Doppelmotivation basiert (z.B. touristisch geprägte Reise eines Dozenten an einer theologischen Fakultät durch das „Heilige Land“), erkennt die Rechtsprechung keinen Reisekostenabzug an. Sind die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge hingegen trennbar, kommt ein anteiliger Kostenabzug für den beruflichen Teil der Reise in Betracht. Siehe auch „gemischt veranlasste Reise“ und „Studienreisen“.

I

Incentive-Reisen: Bei der Durchführung von Incentive-Reisen mit Geschäftspartnern des Steuerpflichtigen wird unterschieden zwischen zusätzlichen Gegenleistungen für die Leistungen des Geschäftspartners (dann grundsätzlich Abzug der Kosten als Betriebsausgaben) und der Anknüpfung künftiger Geschäftsbeziehungen (dann als „Geschenk“ nicht abziehbar).

K

Kilometersätze: Der Arbeitgeber kann die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers, der für eine Auswärtstätigkeit ein eigenes Kfz benutzt, gegen Einzelnachweis oder pauschal erstatten. Will der Arbeitnehmer Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend machen, kommt nur der Einzelnachweis oder die Geltendmachung von Pauschbeträgen in Betracht. Ein Nachweis, der sich auf Kilometersätze der ADAC-Tabellen stützt, wird nicht anerkannt. Bei nur teilweisem Ersatz (z.B. der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, niedrigere Kilometersätze laut Tarifvertrag) darf der Arbeitnehmer in der Regel den Differenzbetrag bis zu den Pauschbeträgen ohne Einzelnachweis als Werbungskosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber die Benutzung des eigenen Fahrzeugs zu Auswärtstätigkeiten ausdrücklich oder stillschweigend gestattet hat.

Kraftfahrer/Fahrlehrer: Berufskraftfahrern können vom Arbeitgeber die Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der Pauschsätze steuerfrei ersetzt werden. Schulungsfahrten eines Fahrlehrers sind aber keine Geschäftsreisen, selbst wenn sie sich über das Gebiet mehrerer Gemeinden erstrecken.

S

Sprachkurs im Ausland: In Verbindung mit üblichen Bildungsreisen sind die Kosten nicht abziehbar.

Studienreisen, Vortragsreisen, Tagungen, Kongresse: Entstehen Reisekosten, die eindeutig und klar abgrenzbar ausschließlich beruflich/betrieblich veranlasst sind, ist für diese Kosten ein steuerlicher Kostenabzug möglich. Aufwendungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, aber einen nachgewiesenen abgrenzbaren betrieblichen oder beruflichen Anteil enthalten, sind nach dem jeweiligen Veranlassungsanteil in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen aufzuteilen. Die Aufteilung kann dabei nach Zeitanteilen vorgenommen werden (vgl. die Beispiele unter Punkt 8).

Hinweis

Die beruflich/betrieblich veranlassten Anteile von Aufwendungen sind hier aber nicht als Werbungskosten/Betriebs­ausgaben abziehbar, wenn nur eine untergeordnete berufliche/betriebliche Mitveranlassung gegeben ist. Es gilt dabei eine 10-%-Grenze.

 

Beispiel

Ein Unternehmer besucht eine eintägige Fachtagung in Garmisch-Partenkirchen. Anschließend genießt er dort für weitere 13 Tage einen Skiurlaub.

Lösung

Da die gemischt veranlasste Reise zu unter 10 % beruflich bzw. betrieblich veranlasst ist (ein Tag von insgesamt
14-tägiger Reise), können keinerlei Reisekosten steuerlich abgezogen werden – auch nicht für den beruflichen Anteil.

U

Urlaubsreise: Eine Urlaubsreise (bzw. Erholungsreise) ist Privatsache. Allerdings können Aufwendungen, die beispielsweise mit einem während der Urlaubsreise besuchten Fachseminar zusammenhängen, als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden. Hierzu zählen etwa Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort und gegebenenfalls der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen.

V

Vermietung und Verpachtung: Auch Vermieter können Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten steuerlich abziehen, sofern die kostenverursachende Reise durch die Vermietungstätigkeit veranlasst ist. Derartige Aufwendungen sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Allerdings ist zu beachten, dass Reisekosten zu den (lediglich abschreibbaren) Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Mietobjekts gehören, wenn sie für Fahrten anfallen, die der Anschaffung oder Herstellung des Mietobjekts dienen (z.B. Fahrten zu Kaufverhandlungen oder zur Überwachung des Baufortschritts). Abziehbar sind auch die Kosten, die für regelmäßige „Überwachungsfahrten“ zum Mietobjekt anfallen.

Vortragsreisen: Das Halten eines Vortrags auf einem Fachkongress im Ausland ist für sich allein kein Indiz für eine ausschließlich beruflich oder dienstlich veranlasste Reise. Der Erwerbstätige kann hier eine hinreichende Beweisvorsorge betreiben, indem er beispielsweise die beruflich veranlassten Zeitanteile der Reise durch ein Reisetagebuch festhält.

Z

Zweigniederlassungen: Dient eine Reise der geplanten Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland, sind die hierfür aufgewendeten Kosten Betriebsausgaben.

Zwischenheimfahrten: Unterbricht ein Steuerpflichtiger seine Auswärtstätigkeit, die sich über mehrere Wochen erstreckt, beispielsweise indem er Zwischenheimfahrten zu seiner Familie macht, sind auch die Kosten dieser Zwischenheimfahrten abziehbare Reisekosten.

11 Pauschbeträge für Verpfle­gungsmehraufwand und Übernachtung ab 2018

Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland – jeweils ohne berufliche Tätigkeit im betreffenden Land – ist die Verpflegungspauschale des Orts maßgebend, der vor 24 Uhr erreicht wird. Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts maßgebend. Für die Zwischentage ist der entsprechende Pauschbetrag des Orts maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, gilt für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale.

Für die in der Liste nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag (für Übernachtungskosten: 102 €; für Verpflegungsmehraufwendungen: gestaffelt mit 47 € und 32 €) maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes der für das Mutterland geltende Pauschbetrag.

Bei Auslandsdienstreisen gelten die Pauschbeträge für das Land, in dem das Flugzeug vor 24 Uhr Ortszeit landet. Zwischenlandungen ohne gleichzeitige Übernachtung bleiben unberücksichtigt. Landet das Flugzeug erst nach dem Abflugtag im Tätigkeits- oder Übernachtungsland, so ist für den Abflugtag der Inlandspauschbetrag anzusetzen. Erstreckt sich ein Flug über mehrere Tage, so sind für die zwischen dem Abflug- und Landetag liegenden Tage die für Österreich geltenden Pauschbeträge anzusetzen.

Bei längeren Schiffsreisen ist für die Tage auf See stets der für Luxemburg und für die Tage der Ein- und Ausschiffung der für den jeweiligen Hafenort maßgebende Pauschbetrag anzusetzen.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur bei Arbeitgebererstattung anwendbar. Dies gilt sowohl bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten als auch bei einer doppelten Haushaltsführung mit Zweitwohnung im Ausland. Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland können die Aufwendungen für einen Zeitraum von drei Monaten mit den geltenden ausländischen Übernachtungspauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Für die Folgezeit darf eine steuerfreie Erstattung mit 40 % dieser Pauschbeträge erfolgen. Für den Werbungskostenabzug sind stets die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Die Werte in der nachfolgenden Tabelle gelten für Geschäftsreisen ins Ausland ebenso wie für doppelte Haushaltsführungen im Ausland. Die Pauschbeträge gelten ab 01.01.2018. Änderungen gegenüber 2017 sind fett markiert.

Land Verpflegungsmehr-aufwendungen bei
Abwesenheitsdauer je
Kalendertag von
Übernachtung
mindestens 24 h mehr als 8 h sowie für den An- und Abreisetag
Afghanistan 30 € 20 € 95 €
Ägypten 41 € 28 € 125 €
Äquatorialguinea 36 € 24 € 166 €
Äthiopien 27 € 18 € 86 €
Albanien 29 € 20 € 113 €
Algerien 51 € 34 € 173 €
Andorra 34 € 23 € 45 €
Angola 77 € 52 € 265 €
Antigua und Barbuda 53 € 36 € 117 €
Argentinien 34 € 23 € 144 €
Armenien 23 € 16 € 63 €
Aserbaidschan 30 € 20 € 72 €
Australien
– Canberra 51 € 34 € 158 €
– Sydney 68 € 45 € 184 €
– im Übrigen 51 € 34 € 158 €
Bahrain 45 € 30 € 180 €
Bangladesch 30 € 20 € 111 €
Barbados 58 € 39 € 179 €
Belgien 42 € 28 € 135 €
Benin 40 € 27 € 101 €
Bolivien 30 € 20 € 93 €
Bosnien und Herzegowina 18 € 12 € 73 €
Botsuana 40 € 27 € 102 €
Brasilien
– Brasilia 57 € 38 € 127 €
– Rio de Janeiro 57 € 38 € 145 €
– Sao Paulo 53 € 36 € 132 €
– im Übrigen 51 € 34 € 84 €
Brunei 48 € 32 € 106 €
Bulgarien 22 € 15 € 90 €
Burkina Faso 44 € 29 € 84 €
Burundi 47 € 32 € 98 €
Chile 44 € 29 € 187 €
China
– Chengdu 35 € 24 € 105 €
– Hongkong 74 € 49 € 145 €
– Kanton 40 € 27 € 113 €
– Peking 46 € 31 € 142 €
– Shanghai 50 € 33 € 128 €
– im Übrigen 50 € 33 € 78 €
Costa Rica 46 € 31 € 93 €
Côte d’Ivoire 51 € 34 € 146 €
Dänemark 58 € 39 € 143 €
Dominica 40 € 27 € 94 €
Dominikanische Republik 45 € 30 € 147 €
Dschibuti 65 € 44 € 305 €
Ecuador 44 € 29 € 97 €
El Salvador 44 € 29 € 119 €
Eritrea 46 € 31 € 81 €
Estland 27 € 18 € 71 €
Fidschi 34 € 23 € 69 €
Finnland 50 € 33 € 136 €
Frankreich
– Lyon 53 € 36 € 115 €
– Marseille 46 € 31 € 101 €
– Paris sowie Depart- ments 92, 93 und 94 58 € 39 € 152 €
– Straßburg 51 € 34 € 96 €
– im Übrigen 44 € 29 € 115 €
Gabun 62 € 41 € 278 €
Gambia 30 € 20 € 125 €
Georgien 35 € 24 € 88 €
Ghana 46 € 31 € 174 €
Grenada 51 € 34 € 121 €
Griechenland
– Athen 46 € 31 € 132 €
– im Übrigen 36 € 24 € 89 €
Guatemala 28 € 19 € 96 €
Guinea 46 € 31 € 118 €
Guinea-Bissau 24 € 16 € 86 €
Guyana 41 € 28 € 81 €
Haiti 58 € 39 € 130 €
Honduras 48 € 32 € 101 €
Indien
– Chennai 34 € 23 € 87 €
– Kalkutta 41 € 28 € 117 €
– Mumbai 32 € 21 € 125 €
– Neu Delhi 50 € 33 € 144 €
– im Übrigen 36 € 24 € 145 €
Indonesien 38 € 25 € 130 €
Iran 33 € 22 € 196 €
Irland 44 € 29 € 92 €
Island 47 € 32 € 108 €
Israel 56 € 37 € 191 €
Italien
– Mailand 39 € 26 € 156 €
– Rom 52 € 35 € 160 €
– im Übrigen 34 € 23 € 126 €
Jamaika 54 € 36 € 135 €
Japan
– Tokio 66 € 44 € 233 €
– im Übrigen 51 € 34 € 156 €
Jemen 24 € 16 € 95 €
Jordanien 46 € 31 € 126 €
Kambodscha 39 € 26 € 94 €
Kamerun 50 € 33 € 180 €
Kanada
– Ottawa 47 € 32 € 142 €
– Toronto 51 € 34 € 161 €
– Vancouver 50 € 33 € 140 €
– im Übrigen 47 € 32 € 134 €
Kap Verde 30 € 20 € 105 €
Kasachstan 39 € 26 € 109 €
Katar 56 € 37 € 170 €
Kenia 42 € 28 € 223 €
Kirgisistan 29 € 20 € 91 €
Kolumbien 41 € 28 € 126 €
Kongo, Demokratische Republik 68 € 45 € 171 €
Kongo, Republik 50 € 33 € 200 €
Korea, Demokratische Volksrepublik 39 € 26 € 132 €
Korea, Republik 58 € 39 € 112 €
Kosovo 23 € 16 € 57 €
Kroatien 28 € 19 € 75 €
Kuba 46 € 31 € 228 €
Kuwait 42 € 28 € 185 €
Laos 33 € 22 € 96 €
Lesotho 24 € 16 € 103 €
Lettland 30 € 20 € 80 €
Libanon 44 € 29 € 120 €
Libyen 45 € 30 € 100 €
Liechtenstein 53 € 36 € 180 €
Litauen 24 € 16 € 68 €
Luxemburg 47 € 32 € 130 €
Madagaskar 34 € 23 € 87 €
Malawi 47 € 32 € 123 €
Malaysia 34 € 23 € 88 €
Malediven 52 € 35 € 170 €
Mali 41 € 28 € 122 €
Malta 45 € 30 € 112 €
Marokko 42 € 28 € 129 €
Marshallinseln 63 € 42 € 70 €
Mauretanien 39 € 26 € 105 €
Mauritius 54 € 36 € 220 €
Mazedonien 29 € 20 € 95 €
Mexiko 41 € 28 € 141 €
Mikronesien 56 € 37 € 74 €
Moldau, Republik 24 € 16 € 88 €
Monaco 42 € 28 € 180 €
Mongolei 27 € 18 € 92 €
Montenegro 29 € 20 € 94 €
Mosambik 42 € 28 € 147 €
Myanmar 35 € 24 € 155 €
Namibia 23 € 16 € 77 €
Nepal 28 € 19 € 86 €
Neuseeland 56 € 37 € 153 €
Nicaragua 36 € 24 € 81 €
Niederlande 46 € 31 € 119 €
Niger 41 € 28 € 89 €
Nigeria 63 € 42 € 255 €
Norwegen 80 € 53 € 182 €
Österreich 36 € 24 € 104 €
Oman 60 € 40 € 200 €
Pakistan
– Islamabad 30 € 20 € 165 €
– im Übrigen 27 € 18 € 68 €
Palau 51 € 34 € 166 €
Panama 39 € 26 € 111 €
Papua-Neuguinea 60 € 40 € 234 €
Paraguay 38 € 25 € 108 €
Peru 30 € 20 € 93 €
Philippinen 30 € 20 € 107 €
Polen
– Breslau 33 € 22 € 92 €
– Danzig 29 € 20 € 77 €
– Krakau 28 € 19 € 88 €
– Warschau 30 € 20 € 105 €
– im Übrigen 27 € 18 € 50 €
Portugal 36 € 24 € 102 €
Ruanda 46 € 31 € 141 €
Rumänien
– Bukarest 32 € 21 € 100 €
– im Übrigen 26 € 17 € 62 €
Russische Föderation
– Jekatarinenburg 28 € 19 € 84 €
– Moskau 30 € 20 € 110 €
– St. Petersburg 26 € 17 € 114 €
– im Übrigen 24 € 16 € 58 €
Sambia 36 € 24 € 130 €
Samoa 29 € 20 € 85 €
San Marino 34 € 23 € 75 €
São Tomé e Príncipe 47 € 32 € 80 €
Saudi-Arabien
– Djidda 38 € 25 € 234 €
– Riad 48 € 32 € 179 €
– im Übrigen 48 € 32 € 80 €
Schweden 50 € 33 € 168 €
Schweiz
– Genf 64 € 43 € 195 €
– im Übrigen 62 € 41 € 169 €
Senegal 45 € 30 € 128 €
Serbien 20 € 13 € 74 €
Sierra Leone 39 € 26 € 82 €
Simbabwe 45 € 30 € 103 €
Singapur 53 € 36 € 188 €
Slowakische Republik 24 € 16 € 85 €
Slowenien 33 € 22 € 95 €
Spanien
– Barcelona 32 € 21 € 118 €
– Kanarische Inseln 32 € 21 € 98 €
– Madrid 41 € 28 € 113 €
– Palma de Mallorca 32 € 21 € 110 €
– im Übrigen 29 € 20 € 88 €
Sri Lanka 42 € 28 € 100 €
St. Kitts und Nevis 45 € 30 € 99 €
St. Lucia 54 € 36 € 129 €
St. Vincent und die Grenadinen 52 € 35 € 121 €
Sudan 35 € 24 € 115 €
Südafrika
– Kapstadt 27 € 18 € 112 €
– Johannisburg 29 € 20 € 124 €
– im Übrigen 22 € 15 € 94 €
Südsudan 34 € 23 € 150 €
Suriname 41 € 28 € 108 €
Syrien 38 € 25 € 140 €
Tadschikistan 26 € 17 € 67 €
Taiwan 51 € 34 € 126 €
Tansania 47 € 32 € 201 €
Thailand 32 € 21 € 118 €
Togo 35 € 24 € 108 €
Tonga 39 € 26 € 94 €
Trinidad und Tobago 54 € 36 € 164 €
Tschad 64 € 43 € 163 €
Tschechische Republik 35 € 24 € 94 €
Türkei
– Istanbul 35 € 24 € 104 €
– Izmir 42 € 28 € 80 €
– im Übrigen 40 € 27 € 78 €
Tunesien 40 € 27 € 115 €
Turkmenistan 33 € 22 € 108 €
Uganda 35 € 24 € 129 €
Ukraine 32 € 21 € 98 €
Ungarn 22 € 15 € 63 €
Uruguay 44 € 29 € 109 €
Usbekistan 34 € 23 € 123 €
Vatikanstaat 52 € 35 € 160 €
Venezuela 47 € 32 € 120 €
Vereinigte Arabische Emirate 45 € 30 € 155 €
Vereinigte Staaten von Amerika
– Atlanta 62 € 41 € 175 €
– Boston 58 € 39 € 265 €
– Chicago 54 € 36 € 209 €
– Houston 63 € 42 € 138 €
– Los Angeles 56 € 37 € 274 €
– Miami 64 € 43 € 151 €
– New York City 58 € 39 € 282 €
– San Francisco 51 € 34 € 314 €
– Washington, D.C. 62 € 41 € 276 €
– im Übrigen 51 € 34 € 138 €
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland
– London 62 € 41 € 224 €
– im Übrigen 45 € 30 € 115 €
Vietnam 38 € 25 € 86 €
Weißrussland 20 € 13 € 98 €
Zentralafrikanische
Republik
46 € 31 € 74 €
Zypern 45 € 30 € 116 €
Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Januar 2018

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Reisekosten 2017

Reisekosten 2017
Inhalt

1 Allgemeines

2 Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Bedeutung

2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung

2.3 Zuordnung durch den Arbeitgeber

2.4 Quantitative Zuordnungskriterien

2.5 Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete

3 Fahrtkosten

3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungsmittel

3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs

4 Verpflegungsmehraufwand

4.1 Höhe der Pauschalen

4.2 Dreimonatsfrist

4.3 Kürzung der Pauschalen

5 Übernachtungskosten

6 Reisenebenkosten

7 Arbeitgeber erstattet Reisekosten

8 Gemischt veranlasste Reisen

9 Was umsatzsteuerlich zu beachten ist

10 Reisekosten-ABC

11 Pauschbeträge für Verpflegungsmehr­aufwand und Übernachtung ab 2017

1 Allgemeines

Bereits seit dem 01.01.2014 gilt ein grundlegend neues Reisekostenrecht. Dieses Merkblatt behandelt dessen Regelungen und gibt Ihnen Auskunft über sämtliche steuerlichen Aspekte

  • von der Abgrenzung einer privat veranlassten von einer dienstlich notwendigen Reise
  • über die aktuelle Behandlung von gemischten (d.h. privat und beruflich veranlassten) Aufwendungen
  • bis hin zu den Besonderheiten beim Frühstück im Hotel.

Hinweis

Die Regelungen des früheren Reisekostenrechts können noch für Betriebsprüfungen bis einschließlich Veranlagungszeitraum 2013 von Bedeutung sein.

Die hier dargestellten Regeln gelten grundsätzlich glei­chermaßen für Arbeitnehmer wie Selbständige (Unternehmer, Freiberufler, Landwirte), wobei Letztere statt Werbungskosten für ihre Geschäftsreise Betriebsausgaben absetzen.

Zu den Reisekosten zählen die folgenden Aufwendungen, wenn diese durch eine beruflich zumindest mitveranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers oder Selbständigen entstehen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer oder Selbständiger vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Bei einer solchen beruflich (mit-)veranlassten Auswärtstätigkeit können Sie viele Kosten in der Steuererklärung abrechnen.

Beruflich zumindest mitveranlasst bedeutet, dass Reisekosten auch dann Werbungskosten oder Betriebs­ausgaben sein können, wenn eine Reise neben beruflichen auch (abgrenzbare) private Tätigkeiten umfasst. Wird z.B. ein Urlaub mit dienstlichen Terminen verbunden oder werden an einen Fachkongress ein paar freie Tage zur Erholung angehängt, lassen sich die Kosten für die An- und Abreise anteilig steuerlich geltend machen.

Hinweis

Bei einer Auswärtstätigkeit besteht grundsätzlich gesetzlicher Unfallversicherungsschutz durch die Berufsgenossenschaften. Die Versicherungsprämien gehören nicht zum Arbeitslohn des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber allein aus dem Vertrag berechtigt ist. Sämtliche Bar- oder Sachleistungen aus der gesetzlichen Unfallversicherung sind steuerfrei.

Versicherungsschutz besteht allerdings nicht „rund um die Uhr“. Versichert sind vielmehr lediglich solche Tätigkeiten, die mit dem Beschäftigungsverhältnis rechtlich wesentlich zusammenhängen.

2 Die erste Tätigkeitsstätte

2.1 Bedeutung

Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem Sie Ihre berufliche Tätigkeit üblicherweise hauptsächlich ausüben. Alle Tätigkeiten, die zentral mit der ersten Tätigkeitsstätte in Verbindung stehen, sind deshalb keine Reisen im steuerlichen Sinn. Deshalb fallen Aufwendungen dafür auch nicht unter den Reisekostenbegriff.

Für Sie als Erwerbstätiger ist es also steuerlich von äußerst hoher Bedeutung, ob und wo Sie eine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des Einkommensteuergesetzes (EStG) begründen. Denn für berufliche Arbeiten an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte können Sie keine Reisekosten wie etwa Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer in der Steuererklärung geltend machen (bzw. sich steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen).

Vielmehr können Sie die Fahrtkosten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte nur in Höhe der Entfernungspauschale abziehen (0,30 € pro Entfernungskilometer, zudem Deckelung bei 4.500 € pro Jahr bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel). Sofern Sie einen Firmenwagen für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nutzen, müssen Sie hierfür zudem den sogenannten geldwerten Vorteil versteuern.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer verlässt morgens seine Wohnung und fährt statt zu seiner ersten Tätigkeitsstätte zu einem Kunden, um wichtige Vertragsverhandlungen zu führen.

Lösung

Der Arbeitnehmer wird außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig. Infolgedessen geht er einer Auswärtstätigkeit nach, so dass er Reisekosten als Werbungskosten abrechnen kann (bzw. sich steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen kann).

Ein Arbeitnehmer kann pro Dienstverhältnis nur maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben.

Hinweis

Steuerlich günstig ist es, wenn Sie gar keine erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne begründen oder wenn Sie häufig außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind.

2.2 Ortsfeste betriebliche Einrichtung

Eine erste Tätigkeitsstätte kann nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung (z.B. ein Büro oder eine Werkstätte) sein.

Diese muss unterhalten werden

  • vom Arbeitgeber,
  • von einem verbundenen Unternehmen (z.B. einer Tochtergesellschaft) oder
  • von einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (etwa ein Kunde oder Entleiher).

Hinweis

Fahrzeuge, Flugzeuge und Schiffe sind keine ersten Tätigkeitsstätten. Das gilt auch für das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers („Homeoffice“).

Hingegen werten die Finanzämter auch Baucontainer auf einer Großbaustelle, die längerfristig mit dem Erdreich verbunden sind (z.B. Baubüros), als ortsfeste betriebliche Einrichtung.

2.3 Zuordnung durch den Arbeitgeber

Ob Sie eine erste Tätigkeitsstätte haben, richtet sich primär nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen Ihres Arbeitgebers: Ortsfeste betriebliche Einrichtungen werden zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn Sie als Arbeitnehmer diesen dauerhaft zugeordnet wurden. Neben dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen des Arbeitgebers prüfen Finanzämter auch anhand ergänzender Absprachen und Weisungen, ob eine solche Zuordnung vorliegt.

2.3.1 Dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung

Arbeitgeber können relativ frei bestimmen, welchen Ort sie dem Arbeitnehmer als erste Tätigkeitsstätte zuordnen. Allerdings darf diese Zuordnung nicht völlig losgelöst vom beabsichtigten Einsatzort des Arbeitneh­mers sein. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) setzt für die steuerliche Anerkennung der arbeitgeberseitigen Zuordnung voraus, dass der Arbeitnehmer an dem zugeordneten Ort zumindest in ganz geringem Umfang tätig ist (z.B. indem er dort Auftragsbestätigungen abholt).

Beispiel

Ein Arbeitgeber ordnet einem Arbeitnehmer eine Betriebsstätte in München zu. Tatsächlich werden dort aber nur die Personalakten des Arbeitnehmers geführt, ausschließlich tätig wird dieser in einer Betriebsstätte in Augsburg.

Lösung

Das Finanzamt erkennt die Betriebsstätte in München nicht als erste Tätigkeitsstätte an, da der Arbeitnehmer dort über­haupt nicht tätig ist. Die Zuordnung des Arbeitgebers „auf dem Papier“ hat somit keine steuerliche Bedeutung.

Dieser ganz geringe Umfang ist nicht gegeben, wenn der Arbeitnehmer an den zugeordneten Ort nur Krank- oder Urlaubsmeldungen per Post oder durch Dritte (z.B. Familienangehörige) zustellt – Voraussetzung ist das persönliche Erscheinen des Arbeitnehmers vor Ort.

Allerdings ist es nicht erforderlich, dass der qualitative Tätigkeitsschwerpunkt des Arbeitnehmers am zuge­ordneten Ort liegt.

Damit die dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitnehmers vom Finanzamt anerkannt wird, sollte sie eindeutig dokumentiert werden. Insbesondere folgende Nachweise erkennen die Finanzämter an:

  • Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag
  • Protokollnotizen
  • dienstrechtliche Verfügungen
  • Einsatzpläne
  • Reise-Richtlinien
  • Reisekostenabrechnungen
  • Organigramme des Arbeitgebers

Auf eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte können die Finanzämter auch daraus schließen, dass der Arbeitgeber

  • dem Arbeitnehmer für dortige Einsätze keine Reisekosten gezahlt hat oder
  • bei Dienstwagennutzung des Arbeitnehmers für dessen Fahrten dorthin geldwerte Vorteile besteuert hat.

Hinweis

Die Entscheidung, ob bzw. wo ein Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich festlegt, kann durchaus von steuerstrategischen Überlegungen geleitet sein. Als Arbeitgeber sollten Sie einzelfallabhängig – und am besten zusammen mit uns – überprüfen, ob bzw. in welchem Fall eine Zuordnungsentscheidung überhaupt steuerlich sinnvoll für ihre Arbeitnehmer ist. Trifft ein Arbeitgeber keine Zuordnungsentscheidung, wird die erste Tätigkeitsstätte nach sogenannten quantitativen Kriterien des EStG bestimmt (siehe Punkt 2.4).

2.3.2 Dauerhaftigkeit der Zuordnung

Allein die Tatsache, dass ein Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitstätte zugeordnet wurde, genügt jedoch noch nicht zur Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte. Es muss hinzukommen, dass diese Zuordnung auch dauerhaft vorgenommen wurde. Davon geht das Finanzamt insbesondere aus, wenn der Arbeitnehmer

  • unbefristet,
  • für die komplette Dauer des (unbefristeten oder befristeten) Dienstverhältnisses oder
  • über einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten

an der entsprechenden Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Beispiel

Ein Architekt wurde befristet angestellt. Für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses hat ihn sein Arbeitgeber einem bestimmten Tätigkeitsort zugeordnet.

Lösung

Da der Architekt für die gesamte Dauer seines befristeten Dienstverhältnisses einem Ort zugeordnet worden ist, hat er dort seine erste Tätigkeitsstätte.

Hinweis

Die Finanzverwaltung geht bei einer sogenannten Kettenabordnung nicht von einer dauerhaften Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte aus, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von höchstens 48 Monaten umfasst. Damit können Arbeitgeber und Arbeitnehmer das Entstehen einer ersten Tätigkeitsstätte vermeiden, wenn sie bei einer über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus geplanten Tätigkeit eine Kettenabordnung nutzen. Die Abordnung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber wird auf 48 Monate befristet. Falls der Arbeitnehmer auch nach Ablauf dieser Frist weiterhin an diesem Ort tätig werden soll, wird er erneut auf maximal 48 Monate befristet abgeordnet.

2.4 Quantitative Zuordnungskriterien

Sofern der Arbeitgeber eine Tätigkeitsstätte nicht dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt hat oder die Zuordnung nicht eindeutig ist, „zündet“ das EStG die nächste Prüfungsstufe: Dann müssen die Finanzämter anhand des zeitlichen Umfangs der Arbeitseinsätze des Arbeitnehmers – also anhand quantitativer Kriterien – prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt.

Das Gesetz bestimmt, dass eine erste Tätigkeitsstätte in diesem Fall an dem Ort anzunehmen ist, an dem der Arbeitnehmer

  • typischerweise arbeitstäglich,
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • je Arbeitswoche mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig wird.

Diese an der Arbeitsdauer ausgerichtete Betrachtung setzt ebenfalls einen dauerhaften Einsatz voraus. Zudem ist hier erforderlich, dass der Arbeitnehmer an den Einsatzorten auch seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. So ist eine Arbeitsstätte gemäß quantitativer Zuordnungskriterien unter Umständen keine erste Tätigkeitsstätte, obwohl der Arbeitnehmer dort typischerweise arbeitstäglich tätig wird.

Beispiel 1

Ein Monteur wurde von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet. Er holt aber täglich sein Arbeitsgerät auf dem Firmengelände ab.

Lösung

Der Arbeitnehmer sucht den Ort zwar arbeitstäglich auf, hat dort aber nach quantitativen Kriterien keine erste Tätigkeits­stätte, weil er dort nicht seinem eigentlichen Beruf nachgeht, sondern nur vorbereitende Tätigkeiten ausübt.

Beispiel 2

Ein Busfahrer muss seinen Bus bei Arbeitsbeginn stets an wechselnden Stellen im Stadtgebiet aufnehmen; mindestens einmal die Woche ist er in der Geschäftsstelle seines Verkehrsbetriebs, um dort seine Kasse abzurechnen.

Lösung

Die Geschäftsstelle kann nach quantitativen Kriterien nicht zur ersten Tätigkeitsstätte werden, da der Busfahrer dort nicht seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. Achtung: Sein Arbeitgeber kann ihn aber arbeitsrechtlich der Geschäftsstelle zuordnen, so dass seine erste Tätigkeitsstätte dann dort zu verorten ist.

Wenn Arbeitnehmer an mehreren Orten tätig sind, die alle die quantitativen Kriterien erfüllen – etwa bei Einsatz an zwei Orten mit jeweils zwei bzw. drei vollen Arbeitstagen je Woche –, kann der Arbeitgeber einen Ort als erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Tut er das nicht, gilt derjenige Einsatzort als erste Tätigkeitsstätte, der der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Hinweis

Diese gesetzliche Regelung ist durchaus arbeitnehmerfreundlich, denn die Fahrten zu den weiter entfernt liegenden Einsatzorten kann der Arbeitnehmer dann nach Reisekostengrundsätzen (0,30 € pro gefahrenem Kilometer, gegebenenfalls mit Verpflegungsmehraufwand) abrechnen. Daher kann es sich lohnen, wenn der Arbeitgeber keine Bestimmung zum Arbeitsort trifft.

2.5 Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete

Wenn Arbeitnehmer weder durch arbeitgeberseitige Zuordnung (Punkt 2.3) noch nach quantitativen Kriterien (Punkt 2.4) eine erste Tätigkeitsstätte begründen, bedeutet dies jedoch noch nicht, dass sie stets sämtliche berufliche Fahrten nach Reisekostengrundsätzen abrechnen dürfen.

Sucht ein Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers arbeitstäglich einen sogenannten Sammelpunkt auf (wie etwa ein Busdepot, einen Fährhafen oder einen Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport), so dürfen seine Fahrten von der Wohnung zum Sammelpunkt nur mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden – obwohl keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Denn laut Gesetz werden solche Fahrten wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt.

Hinweis

Treffen sich Arbeitnehmer an einem „privat organisierten“ Ort, um von dort eine Fahrgemeinschaft zu bilden, so ist dieser Ort kein Sammelpunkt im Sinne des Steuerrechts. Denn in diesem Fall hat der Arbeitgeber diesen Ort nicht bestimmt, so dass die Fahrten dorthin nach Reisekosten­grundsätzen abgerechnet werden dürfen.

Die gute Nachricht für Arbeitnehmer ist, dass die Sammelpunktregelung nur den Abzug der Fahrtkosten einschränkt. Für andere Kostenarten liegt weiterhin eine berufliche Auswärtstätigkeit vor, so dass Arbeitnehmern auch bei Sammelpunkten Verpflegungsmehrauf­wendungen und Übernachtungskosten zustehen.

Beispiel

Ein Busfahrer muss arbeitstäglich 30 km von seiner Wohnung zu einem Busdepot fahren, um dort seinen Bus abzuholen. Er verlässt die Wohnung morgens um 6 Uhr und kehrt um 16 Uhr zurück.

Lösung

Die Fahrten zum Depot dürfen nur mit der Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer, somit mit 9 € täglich als Werbungskosten abgerechnet werden. Gleichwohl darf der Arbeitnehmer pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 € geltend machen, da er sich mehr als acht Stunden außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte aufhält.

Hinweis

Auch ein Zugbegleiter, der arbeitstäglich am Betriebssitz des Arbeitgebers Unterlagen entgegennimmt und nach Dienstende dort die während des Zugbetriebs erwirtschafteten Einnahmen einzahlt, begründet am Betriebssitz einen Sammelpunkt. Dies hat das Finanzgericht Rheinland-Pfalz in einem Urteil aus dem Jahr 2016 entschieden. Demnach kann er die Fahrten vom Wohnort zum Sammelpunkt nur im Rahmen der Entfernungspauschale abrechnen.

Wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden auch Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten (wie etwa ein Forstbezirk), die der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers zur Aufnahme seiner Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss.

Von dieser Regelung sind insbesondere Hafen- und Forstarbeiter oder Zusteller betroffen. Der Abzug von Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten bleibt allerdings auch in diesen Fällen erlaubt. Auch dürfen die Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebiets weiterhin nach Reisekostengrundsätzen (mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer) steuerlich abgesetzt werden.

Hinweis

Das BMF hat allerdings ausdrücklich erklärt, dass Schornsteinfeger und mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen zuhause betreuen, ebenso wie Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, nicht von der Fahrtkostenkappung bei weiträumi­gen Tätigkeitsgebieten betroffen sind. Das heißt: Sie können ihre Fahrtkosten weiterhin nach Reisekostengrund­sätzen abrechnen (auch die Anfahrten zu ihrem Gebiet).

3 Fahrtkosten

Unter absetzbaren Fahrtkosten versteht man im steuerlichen Reisekostenrecht die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Beförderungsmittels entstehen. Es können aber stattdessen auch pauschale Kilometer­sätze zum Abzug kommen. Ähnlich sieht es beim Selbständigen aus, der Betriebsausgaben für seine Geschäftsreisen geltend macht. Dabei werden die folgenden beiden Arten von Beförderungsmitteln unterschieden.

3.1 Nutzung öffentlicher Beförderungs­mittel

Benutzen Sie ein öffentliches Beförderungsmittel (z.B. Bahn oder Taxi) bei einer Auswärtstätigkeit, dann ist der entrichtete Fahrpreis absetzbar. Wurden Zuschläge gezahlt, so sind diese ebenfalls anzusetzen.

3.2 Nutzung des privaten Fahrzeugs

Nutzen Sie Ihr privates Fahrzeug bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, können Sie einen Kostenabzug nach den folgenden beiden Varianten vornehmen.

3.2.1 Tatsächliche Kosten

Sie können die tatsächlichen Kosten abziehen. Dabei müssen Sie den Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs ansetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden (beruflichen) Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht.

Zunächst ermittelt werden müssen somit

  • die Gesamtkosten des Fahrzeugs,
  • die Jahresfahrleistung und
  • die beruflich gefahrenen Kilometer.

Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs zählen dabei

  • die Benzin- bzw. Dieselkosten,
  • die Wartungs- und Reparaturkosten,
  • die Kosten einer Garage am Wohnort,
  • die Kfz-Steuer,
  • Aufwendungen für die Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen,
  • die Abschreibungen sowie
  • Zinsen für ein Darlehen, das für die Anschaffung des Pkw aufgenommen wurde.

Hinweis

Nutzen Sie ein geleastes Kfz, so gehört auch eine Leasingsonderzahlung im Kalenderjahr der Zahlung in voller Höhe zu den Gesamtkosten.

Der Berechnung der Abschreibungen ist im Regelfall eine Nutzungsdauer von sechs Jahren zugrunde zu legen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer hat zum Anfang des Jahres einen Neuwagen angeschafft. Der Bruttokaufpreis beträgt 24.000 €.

Lösung

Bei einer angenommenen Nutzungsdauer von sechs Jahren ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 4.000 €, die in die Gesamtkosten des Fahrzeugs einfließt.

Demgegenüber nicht zu den Gesamtkosten gehören

  • Kosten infolge von Verkehrsunfällen,
  • Park- und Straßenbenutzungsgebühren,
  • Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherun­gen sowie
  • Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

Hinweis

Die mühevolle Berechnung der tatsächlichen Fahrzeugaufwendungen anstatt des Ansatzes von Kilometerpauschalen (siehe Punkt 3.2.2) lohnt sich insbesondere bei einem kostenintensiven Fahrzeug (hoher Kaufpreis und hohe Unterhaltungsaufwendungen).

3.2.2 Pauschale Kilometersätze

Statt die anteiligen tatsächlichen Kosten abzuziehen, können Sie auch pauschale Kilometersätze ansetzen, und zwar pro gefahrenem Kilometer

  • 0,30 € bei einem Pkw und
  • 0,20 € bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer ist an fünf Tagen auswärtig (außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte) tätig. Die Entfernung zu seinem auswärtigen Arbeitsort beträgt 20 km. Er nutzt seinen privaten Pkw.

Lösung

Er kann seine Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt wie folgt als Werbungskosten geltend machen:

5 Tage × 0,30 € × 20 km × 2 60 €

Neben den Kilometersätzen können auch etwaige außergewöhnliche Kosten angesetzt werden, wenn diese durch Fahrten entstanden sind, für die Kilometersätze angesetzt werden.

Hinweis

Die als Reisekosten erfassten Fahrtkosten können Sie nur als Werbungskosten abziehen, soweit sie Ihnen nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet worden sind.

Die pauschalen Kilometersätze gelten unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeugvollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreisekaskoversicherung für ein Kfz des Arbeitnehmers abgeschlossen hat. Die Prämienzahlung des Arbeitgebers an die Dienstreisekaskoversicherung führt auch nicht zum Lohnzufluss beim Arbeitnehmer.

4 Verpflegungsmehraufwand

Verpflegungskosten während Auswärtstätigkeiten – sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen – können Sie nur in Höhe von Pauschalen geltend machen; die tatsächlichen Kosten können Sie leider nicht ansetzen.

Hinweis

Diese Pauschalen können Sie als Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten abziehen oder sich vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen.

4.1 Höhe der Pauschalen

Bezüglich der abziehbaren Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen wird zwischen eintägiger und mehrtägiger Auswärtstätigkeit unterschieden.

4.1.1 Eintägige Auswärtstätigkeit

Für eine eintägige Auswärtstätigkeit im Inland ohne Übernachtung, bei der ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, steht ihm eine Pauschale von 12 € zu.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer ist an zehn Tagen von 8 Uhr bis 18 Uhr auswärts beruflich tätig.

Lösung

Da er mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann er Werbungskosten wie folgt ansetzen:

10 Tage × 12 € 120 €

Auch bei Auswärtstätigkeiten, die über Nacht (also über zwei Kalendertage verteilt) ausgeübt werden, kann die 12-€-Pauschale zum Zug kommen. Die auf die beiden Tage entfallenden Abwesenheitszeiten können dabei zusammengerechnet werden.

Beispiel

Ein Kurierfahrer ist über Nacht von 20 Uhr bis 5.30 Uhr am Folgetag beruflich unterwegs. Seine Wohnung verlässt er bereits um 19.30 Uhr, um 6 Uhr morgens kehrt er dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor.

Lösung

Seine Abwesenheitszeiten werden für den zweiten Kalendertag berücksichtigt, weil an diesem Tag der zeitlich überwiegende Teil der Auswärtstätigkeit liegt. Da er aufgrund der Zusammenrechnung der Abwesenheitszeiten insgesamt mehr als acht Stunden tätig war, kann er eine Verpflegungspauschale von 12 € abziehen.

4.1.2 Mehrtätige Auswärtstätigkeit

Für An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit (im Inland) mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann der Arbeitnehmer (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit) jeweils eine Pauschale von jeweils 12 € ansetzen. Unerheblich ist dabei, ob er die Reise von der Wohnung, der ersten Tätigkeitsstätte oder einem anderen Einsatzort aus antritt.

Für die Kalendertage der auswärtigen beruflichen Tätigkeit, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist (sog. Zwischentage), steht ihm eine Pauschale von 24 € zu.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer nimmt für seine Firma an einer zweitägigen Messe teil. Er reist hierzu am Vortag der Messe an, betreut an zwei Tagen den Messestand und reist am darauffolgenden Tag zurück.

Lösung

Für den An- und Abreisetag kann er jeweils 12 € geltend machen. Dabei ist unerheblich, wann er an diesen Tagen von der Wohnung losgefahren bzw. wieder dorthin zurückgekehrt ist. Für die zwei Zwischentage stehen ihm jeweils 24 € zu, so dass er Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von insgesamt 72 € geltend machen kann.

Hinweis

Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung auch dann vorliegt, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tag sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen (was z.B. beim Schlafen im Bus oder Lkw nicht der Fall ist).

4.2 Dreimonatsfrist

Bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist der Ansatz von Verpfle­gungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate beschränkt. Danach können Pauschalen weder abgezogen noch steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

Die Frist läuft jedoch erneut an, wenn die längerfristige berufliche Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Der Grund für diese Unterbrechung ist hierbei steuerlich nicht relevant.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer soll für seinen Arbeitgeber einen neuen Standort in Norddeutschland aufbauen. Hierzu begibt er sich zunächst für zwei Monate nach Flensburg (auswärtige Tätigkeit), macht dann einen vierwöchigen Urlaub und setzt danach seine Arbeit für weitere drei Monate in Flensburg fort.

Lösung

Da der Urlaub für eine mindestens vierwöchige Unterbrechung sorgt, kann der Arbeitnehmer für insgesamt fünf Monate Verpflegungsmehraufwendungen abziehen.

Die Dreimonatsfrist gilt nicht, solange die berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich ausgeübt wird. Somit können Verpflegungsmehraufwendungen in diesen Fällen ohne zeitliche Begrenzung vom Arbeitnehmer abgezogen werden – obwohl monatelang immer dieselbe auswärtige Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Der Wegfall der Pauschalen nach drei Monaten gilt zudem auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer in Fahr­zeugen, Flugzeugen oder auf Schiffen tätig ist.

4.3 Kürzung der Pauschalen

Wird dem Arbeitnehmer – vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten – während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, müssen dessen Verpflegungspauschalen vor An­setzung gekürzt werden, und zwar um

  • 20 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem Frühstück und
  • jeweils 40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem Mittag- oder Abendessen.

Da die Tagespauschale im Inland bei 24 € liegt, muss bei inländischen Auswärtstätigkeiten somit eine Kürzung um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen erfolgen.

Hinweis

Diese Kürzung erfolgt jedoch maximal bis auf 0 €. Es können somit keine negativen Verpflegungsmehraufwendungen entstehen (z.B. bei Vollverpflegung durch den Arbeitgeber und einer eintägigen Auswärtstätigkeit).

Die Finanzverwaltung hat klargestellt, dass auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss, der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein und damit zur Kürzung der Verpflegungspauschale führen kann. Dies gilt aber nur dann, wenn dieser Imbiss von seinem Umfang her tatsächlich einer üblichen Mahlzeit entspricht. Der Maßstab für die Einordnung ist dabei, ob der Imbiss eine Mahlzeit ersetzt. Als Mahlzeiten gelten dabei Frühstück, Mittag- und Abendessen. So handelt es sich etwa bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um einen Ersatz einer der genannten Mahlzeiten. Auch Snacks, die auf Kurzstreckenflügen im Ticketpreis enthalten sind, wie z.B. Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegel, gelten nicht als eine vollwertige Mahlzeit. Konsequenz: Die Verpflegungspauschale muss nicht gekürzt werden.

5 Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind ebenfalls als Reisekosten abziehbar. Hierbei müssen Sie allerdings Folgendes beachten.

Als Werbungskosten abziehbar sind die tatsächlichen Übernachtungskosten, sofern der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Kosten nicht steuerfrei erstattet hat. Übernachtungspauschalen sind nicht abziehbar. Der Aufwand für ein Hotel muss durch Belege nachgewiesen werden.

Der Arbeitgeber darf bei Inlandsreisen entweder die nachgewiesenen Übernachtungskosten steuerfrei an den Arbeitnehmer erstatten oder ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 €. Für Übernachtungen im Ausland kann er die Übernachtungskosten (ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen) mit bestimmten vom BMF festgelegten Pauschbeträgen steuerfrei erstatten (siehe Punkt 11).

Bei längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeiten an derselben inländischen Tätigkeitsstätte darf der Arbeitnehmer nach Ablauf von 48 Monaten nur noch Unterkunftskosten bis maximal 1.000 € pro Monat als Werbungskosten abziehen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen.

Hinweis

Diese Kappung gilt jedoch nur für inländische Übernachtungen.

Aus Hotelrechnungen müssen Sie die Kosten für Frühstück sowie Mittag- und Abendessen herausrechnen. Werden diese Kosten in der Rechnung nicht separat ausgewiesen, sind bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden im Inland pro Übernachtung für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 % des am Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen abzuziehen. Damit ergeben sich folgende Kürzungsbeträge im Inland:

  • 4,80 € für ein Frühstück,
  • 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen.

Ist die Beherbergungsleistung in der Rechnung gesondert ausgewiesen und daneben ein Sammelposten für Nebenleistungen, ohne dass der Preis für die Verpflegung erkennbar ist, so ist die vorangehende Kürzung für die Mahlzeiten ebenfalls auf den Sammelposten für Nebenleistungen anzuwenden. Der verbleibende Teil des Sammelpostens kann gegebenenfalls als Reisenebenkosten berücksichtigt werden (siehe Punkt 6).

Hinweis

Der Umsatzsteuersteuersatz für Beherbergungsleistungen liegt bei 7 %. Die Kosten für das Frühstück unterliegen hingegen dem Regelsteuersatz von 19 %.

6 Reisenebenkosten

Als abziehbare Reisenebenkosten kommen z.B. die folgenden Aufwendungen in Betracht:

  • Beförderung und Aufbewahrung des Gepäcks
  • Kosten einer Reisegepäckversicherung
  • Kosten für Garagen und Parkplätze
  • Telefongebühren und Porto
  • Mautgebühren
  • Trinkgelder
  • Wertverluste bei Diebstahl des für die Reise notwendigen persönlichen Gepäcks (nicht abziehbar sind aber der Verlust von Geld und Schmuck)
  • Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen

Dagegen liegen keine Reisenebenkosten vor beispielsweise bei den Aufwendungen für

  • private Ferngespräche,
  • Massagen,
  • Minibar- und Pay-TV-Nutzung.

Hinweis

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber steuerfrei nur in Höhe der tatsächlich angefallenen Aufwendungen erstatten. Dazu muss ihm der Arbeitnehmer Unterlagen vorlegen, aus denen sich die tatsächlichen Aufwendungen ergeben.

7 Arbeitgeber erstattet Reisekosten

Oftmals trägt der Arbeitgeber beruflich veranlasste Reisekosten, anstatt seine Belegschaft mit diesen zu belasten. Derartige Aufwendungen kann er auf drei verschiedenen Wegen erstatten.

  • Ersetzt der Arbeitgeber die als Werbungskosten abziehbaren Reiseaufwendungen, ist der erstattete Betrag kein steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegt auch nicht der Sozialversicherung. Zahlt der Arbeitgeber weniger, kann der Arbeitnehmer den Differenzbetrag als Werbungskosten geltend machen.
  • Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nach festen Sätzen, bleiben nur diejenigen Beträge steuerfrei, die auch als Werbungskosten abziehbar wären. Im Einzelfall kann es dann dazu kommen, dass Lohnsteuer auf die überhöhte Erstattung als Arbeitslohn anfällt.
  • Der Arbeitnehmer erstattet Reiseaufwendungen pauschal. Dies bleibt in Höhe der Pauschbeträge steuerfrei und kann bis zum Doppelten der Pauschbeträge pauschal mit 25 % vom Betrieb versteuert werden.

Beispiel

Bei einer mindestens achtstündigen Abwesenheit zahlt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pauschal 26 € aus. Davon bleiben 12 € steuerfrei (Pauschale; vgl. Punkt 4.1.1), 12 € der darüber hinausgehenden 14 € können pauschal lohnversteuert werden (doppelte Pauschale) und die restlichen 2 € unterliegen der individuellen Lohnbesteuerung.

Hinweis

Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber Unterlagen vorzulegen, aus denen die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit der Erstattung ersichtlich werden. Der Arbeitgeber hat diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.

8 Gemischt veranlasste Reisen

Der Fiskus erkennt die Kosten der An- und Abreise bei einer Reise auch dann anteilig an, wenn ein beruflicher Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert wird bzw. wenn während des Aufenthalts sowohl berufliche als auch private Termine wahrgenommen werden. Ist dies der Fall, können Arbeitnehmer den Reiseaufwand anteilig als Werbungskosten geltend machen.

Lassen sich die Aufwendungen klar erkennbar auf einen beruflichen und einen privaten Teil aufschlüsseln, sind die auf den beruflichen Teil entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar. Der Arbeitgeber kann sie gegen Nachweis insoweit auch steuerfrei erstatten. Zu den abziehbaren bzw. steuerfrei erstattungsfähigen Kosten gehören bei den Reisekosten unter anderem Kongressgebühren, Hotelkosten und Verpflegungsmehraufwendungen für denjenigen Reiseteil, der dem beruflichen Anlass zuzuordnen ist. Die Aufteilung in einen privaten und einen beruflich veranlassten Reiseteil lässt sich im Regelfall über die zeitliche Komponente lösen.

Beispiel

Ein Angestellter verbringt sieben Tage im Ausland: An vier Tagen besucht er eine Fachmesse, drei Tage nutzt er zur Erholung.

Lösung

Er kann 4/7 der Flugkosten, des Verpflegungsmehraufwands und der Hotelrechnung steuerlich geltend machen. Hinzu kommen die beruflich veranlassten Messegebühren in voller Höhe.

Der berufliche Anteil einer Reise darf allerdings nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wer also zwei Wochen in Spanien seinen Sommerurlaub verbringt und dort an einem Nachmittag einen Geschäftspartner oder eine Messe besucht, kann seine Kosten nicht anteilig absetzen.

Dies gilt gleichermaßen, wenn

  • die jeweils nicht unbedeutenden beruflichen und privaten Zeitanteile derart eng ineinandergreifen, dass eine Trennung nicht möglich ist, oder
  • eine berufliche und private Doppelmotivation für die Reise vorliegt (z.B. wenn ein Sprachlehrer in ein Land der von ihm gelehrten Fremdsprache reist).

Hinweis

Als Arbeitnehmer müssen Sie die (anteilige) berufliche Veranlassung einer Auswärtstätigkeit gegenüber Ihrem Finanzamt nachweisen. Nur wenn Sie den beruflichen Zeitanteil der Reise dokumentiert haben, gelingt der Werbungskostenabzug. Hierzu müssen Sie festhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Als Nachweise für den Verlauf der Reise können z.B. Fahrtenbücher, Tankquittungen oder Hotelrechnungen dienen. Erfüllen Sie die Nachweispflichten nicht hinreichend, geht das zu Ihren Lasten.

Der berufliche Anlass lässt sich etwa durch Einladungsschreiben eines Kunden oder Lieferanten zum Geschäftstreffen oder mit Lehrgangs- bzw. Seminarunterlagen dokumentieren. Letztere müssen

  • die Dauer der Fortbildung,
  • den Inhalt und
  • die Teilnehmerzusammensetzung

enthalten.

Die oben genannten Grundsätze gelten auch für Geschäftsreisen von Gewerbetreibenden und Freiberuflern. Diese setzen dann entsprechend anteilig für den beruflichen Teil der Reise gewinnmindernde Betriebsausgaben an.

Beispiel

Ein Arzt besucht einen Fachkongress im Ausland. Er reist Samstagmorgen an und die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück.

Lösung

Die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig abziehbar. Die Flugkosten sind dagegen gemischt (privat und betrieblich) veranlasst, also entsprechend aufzuteilen (drei Tage beruflich, sechs Tage privat) und somit zu einem Drittel abziehbar. Den Verpflegungspauschbetrag gibt es ebenfalls für drei Tage.

Denkbar ist ein anteiliger Werbungskostenabzug auch bei Hausbesitzern, wenn sie z.B. ihrer vermieteten Immobilie im Schwarzwald oder an der Ostsee für Reparaturarbeiten einen Besuch abstatten und diesen Anlass für ein verlängertes Wochenende nutzen.

Hinweis

Keine Chance auf einen steuerlichen Abzug von Fahrt- und Übernachtungskosten haben hingegen private Sparer, die etwa eine Hauptversammlung oder ein Fachseminar zur Geldanlage besuchen. Denn bei Kapitaleinkünften ist lediglich der Sparer-Pauschbetrag von 801 € pro Person (bzw. 1.602 € bei Zusammenveranlagung) abziehbar.

9 Was umsatzsteuerlich zu beachten ist

Ein Vorsteuerabzug setzt voraus, dass für den betreffenden Kostenpunkt eine Einzelrechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis ausgestellt worden ist. Aus Pauschalen lassen sich keine Vorsteuerbeträge geltend machen. Bei Fahrausweisen und sogenannten Kleinbetragsrechnungen gelten umsatzsteuerrechtliche Erleichterungen: Es sind weniger Rechnungsangaben erforderlich. Folgende weitere Besonderheiten sollten Sie beachten:

  • Die Rechnung muss eindeutig auf den Unternehmer ausgestellt sein. Hierauf müssen besonders Arbeitnehmer auf Dienstreisen achten.
  • Bei Verpflegungskosten von Arbeitnehmern reicht es nicht, wenn der Arbeitgeber nur die Pauschalen erstattet.
  • Wird ein privater Pkw für die Reise genutzt, kann aus den Kilometerpauschalen keine Vorsteuer abgesetzt werden. Kein Problem sind hingegen Bahn- oder Flugtickets.

Hinweis

Vergessen Sie nicht die Vorsteuerbeträge aus den Nebenkosten. Quittungen über Eintrittsgelder oder Parkgebühren zählen ebenfalls.

10 Reisekosten-ABC

A

Ausländische Vermieter: Kosten für Reisen eines Ausländers, der Grundbesitz in Deutschland hat, an den Belegenheitsort dieses Grundbesitzes sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zu berücksichtigen, soweit sie ausschließlich der Sicherung und Erhaltung der Mieteinnahmen dienen.

Auswärtstätigkeit: Der Abzug von Reisekosten bzw. deren steuerfreie Erstattung setzen voraus, dass der Arbeitnehmer einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgeht. Dies ist der Fall, wenn er vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

B

Bewirtung: Auf Geschäfts- bzw. Dienstreisen werden häufig auch Geschäftsfreunde bewirtet. Wenn Aufwendungen für geschäftlich veranlasste Bewirtungen oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vom eigenen Arbeitgeber getragen werden, muss die Verpflegungspauschale für den Arbeitnehmer gekürzt werden. Bei Inlandsreisen beträgt der Kürzungsbetrag 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung entfällt, wenn der Geschäftsfreund zahlt.

D

Dienstreisekaskoversicherung: Die pauschalen Kilo­metersätze für die Benutzung von Kraftfahrzeugen bei Auswärtstätigkeiten (Kraftwagen 0,30 €, andere motorgetriebene Fahrzeuge 0,20 € je gefahrenem Kilometer) gelten unvermindert auch dann, wenn der Arbeitnehmer keine eigene Fahrzeugvollversicherung, sondern der Arbeitgeber eine Dienstreisekaskoversicherung für ein Kraftfahrzeug des Arbeitnehmers abgeschlossen hat. Daneben wird die Prämienzahlung des Arbeitgebers an die Dienstreisekaskoversicherung beim Arbeitnehmer nicht als Lohn versteuert.

Dreimonatsfrist: Bei derselben Auswärtstätigkeit dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden. Erst nach einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung der Tätigkeit beginnt der Fristlauf neu, so dass Mehraufwendungen dann erneut (für längstens drei Monate) abziehbar sind.

E

Ehepartner: Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch Mitnahme seines Ehepartners bei seiner Auswärtstätigkeit entstehen und deren Erstattung der Arbeitgeber ablehnt, werden grundsätzlich nicht als Werbungskosten anerkannt. Ist die Mitnahme des Ehepartners ausnahmsweise betrieblich bedingt, bestehen keine Bedenken, auch dessen Reisekosten abzuziehen.

Erstattung von Reisekosten: Bei der Erstattung von Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. In diesem Fall ist die Erstattung steuerfrei, soweit sie die Summe der nach den Verwaltungsvorschriften zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt. Dies gilt sinngemäß auch für die Erstattung von Umzugskosten und von Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung.

Erste Tätigkeitsstätte: Als erste Tätigkeitsstätte gilt die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fehlt eine solche arbeitgeberseitige Zuordnung, können Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte auch durch die Einsatzdauer an einem Ort begründen (z.B. dauerhafter Einsatz an zwei vollen Arbeitstagen pro Woche).

Essensmarke: Der Ansatz des maßgebenden Sachbezugswerts bei vom Arbeitgeber ausgegebenen Essens­marken anstelle des Verrechnungswerts setzt voraus, dass

  • tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird,
  • für jede Mahlzeit lediglich eine Essensmarke täglich in Zahlung genommen wird,
  • der Verrechnungswert der Essensmarke den amtlichen Sachbezugswert einer Mittagsmahlzeit um nicht mehr als 3,17 € (ab 2017) übersteigt und
  • die Essensmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben wird, die eine Auswärtstätigkeit ausüben.

Übt ein Arbeitnehmer eine längerfristige berufliche Aus­wärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte aus, sind an diesen ausgegebene Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) nach Ablauf von drei Monaten mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten (für 2016: Frühstück 1,67 €, Mittag- und Abendessen 3,10 €; für 2017: Frühstück 1,70 €, Mittag- und Abendessen 3,17 €). Hiervon profitieren letztlich insbesondere auch Leiharbeitnehmer.

F

Familienangehörige: Der für einen mitreisenden Ehepartner aufgestellte Grundsatz zu Reisekosten gilt auch für die Begleitung durch andere nahe Angehörige (siehe Stichwort „Ehepartner“).

Fortbildung: Mehraufwendungen für Verpflegung anlässlich des Besuchs von Berufsfortbildungen (z.B. Ver­waltungs- und Wirtschaftsakademie) sind beim Arbeitnehmer nach den für Reisekosten geltenden Grundsätzen steuerlich als Werbungskosten zu berücksichtigen, wenn die Fortbildung außerhalb des Wohnorts und der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet und der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Kostenersatz erhält.

Frühstück: Sofern der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland durch den Arbeitgeber verpflegt wird, mindern sich seine abziehbaren Verpflegungspauschalen um 4,80 € für ein Frühstück (und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen). Ist in einer Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung genannt, müssen aus dem Gesamtentgelt die Kosten der Verpflegung herausgerechnet werden, damit die abziehbaren Übernachtungskosten ermittelt werden können. Hierfür sind ebenfalls pauschal 4,80 € für ein Frühstück (und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen) abzurechnen.

G

Gemischt veranlasste Reise: Aufwendungen für eine Reise mit sowohl beruflichem/betrieblichem als auch privatem Anlass sind nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten (Zeit-)Anteile in nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung und abziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben aufzuteilen. Abziehbar sind insbesondere die anteiligen Kosten für die Hin- und Rückfahrt mit Pkw oder Zug sowie Flüge zum und vom Aufenthaltsort.

Klassischer Anwendungsfall gemischt veranlasster Reisen sind Auswärtstätigkeiten, bei denen ein paar private Tage drangehängt oder vorgeschaltet werden. In diesen Fällen können die Flug-, Bahn-, Schiffs- oder Pkw-Kosten nach den beruflich und privat veranlassten Zeitanteilen der gesamten Reise aufgeteilt werden.

Beispiel

Ein Angestellter hält von Montag bis Freitag Fachvorträge auf einem Seminar in Österreich und erholt sich über das Wochenende beim Skifahren vor Ort.

Lösung

Er kann fünf Siebtel der Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen. Gleiches gilt für die Hotelrechnung. Hinzu kommen Verpflegungspauschalen für fünf Tage sowie Reisenebenkosten, die während der fünf Werktage angefallen sind.

Die beruflich veranlassten Zeitanteile müssen vorab feststehen und dürfen nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Ist der betriebliche Grund der Reise von untergeordneter Bedeutung, entfällt der Abzug der Kosten komplett. Lediglich einzelne Aufwendungen wie beispielsweise der Eintritt zu einer Fachmesse können dann gesondert berücksichtigt werden.

Bei gemischt veranlassten Reisen müssen sich alle Aufwendungen klar erkennbar dem beruflichen oder privaten Teil zuordnen lassen. Für die Aufteilung der Kosten sind zunächst die Bestandteile abzutrennen, die sich anhand der Zeitfaktoren (tage- bzw. stundenweise) leicht und eindeutig dem beruflichen oder privaten Bereich zuordnen lassen. Die danach verbleibenden Kosten sind grundsätzlich durch sachgerechte Schätzung aufzuteilen, in der Regel im Verhältnis der Zeitanteile.

Die Zeitanteile von privaten und geschäftlichen Terminen lassen sich dabei gut durch ein Reisetagebuch dokumentieren. Hierzu ist eine rechtzeitige Sammlung sämtlicher Belege ratsam, die den beruflichen Anlass betreffen. Werden Nachweispflichten nicht hinreichend erfüllt, geht dies zu Lasten der Berufstätigen, da sie bei steuermindernden Tatsachen die Beweislast tragen.

Gesellschafter: Reisekosten, die der Gesellschafter von „seiner“ Personengesellschaft nicht ersetzt bekommt, muss er bei der einheitlichen Gewinnfeststellung als Betriebsausgaben geltend machen. Reisekosten, die Gesellschaftern einer OHG bei Fahrten zum Versteigerungstermin entstehen, an dem sie zur Rettung einer betrieblichen Forderung das Grundstück für private Zwecke ersteigern, sind aber keine Betriebsausgaben der OHG. Auch können in der Gewinn- und Verlustrechnung einer Personengesellschaft für einen Gewinnfeststellungszeitraum die in früheren Zeiten angefallenen Aufwendungen für Reisekosten, bei denen zweifelhaft war, ob sie von einem Gesellschafter persönlich oder von der Gesellschaft zu tragen waren, auch dann nicht steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Gesellschafterversammlung erstmals für den betreffenden Abschluss die Erstattung der Aufwendungen an den Gesellschafter als Betriebsausgaben der Gesellschaft genehmigt.

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern von Kapitalgesellschaften können die Reisekosten unter Umständen unangemessen hoch sein. Unangemessene Reisekosten sind verdeckte Gewinnausschüttungen. Solche Vergütungen können nicht in die Gesamtausstattung des Gesellschafter-Geschäftsführers als Arbeitnehmer als angemessene Gehaltsbezüge mit einbezogen werden.

H

Haushaltsersparnis: Eine Haushaltsersparnis ist nicht zu berücksichtigen, das heißt, die Verpflegungspauschalen gelten ungekürzt, auch wenn der Erwerbstätige sich während seiner Auswärtstätigkeiten die Verpflegungskosten zu Hause spart. Von Bedeutung ist die Haushaltsersparnis hingegen bei der Ermittlung bestimmter außergewöhnlicher Belastungen (§ 33 EStG).

Hochschullehrer: Hochschullehrer tragen häufig Reisekosten für Studienreisen, insbesondere Auslandsreisen. Sofern die Reise auf einer sogenannten Doppelmotivation basiert (z.B. touristisch geprägte Reise eines Dozenten an einer theologischen Fakultät durch das „Heilige Land“), erkennt die Rechtsprechung keinen Reisekostenabzug an. Sind die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge hingegen trennbar, kommt ein anteiliger Kostenabzug für den beruflichen Teil der Reise in Betracht. Siehe auch „gemischt veranlasste Reise“ und „Studienreisen“.

I

Incentive-Reisen: Bei der Durchführung von Incentive-Reisen mit Geschäftspartnern des Steuerpflichtigen wird unterschieden zwischen zusätzlichen Gegenleistungen für die Leistungen des Geschäftspartners (dann grundsätzlich Abzug der Kosten als Betriebsausgaben) und der Anknüpfung künftiger Geschäftsbeziehungen (dann als „Geschenk“ nicht abziehbar).

K

Kilometersätze: Der Arbeitgeber kann die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers, der für eine Auswärtstätigkeit ein eigenes Kfz benutzt, gegen Einzelnachweis oder pauschal erstatten. Will der Arbeitnehmer Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend machen, kommt nur der Einzelnachweis oder die Geltendmachung von Pauschbeträgen in Betracht. Ein Nachweis, der sich auf Kilometersätze der ADAC-Tabellen stützt, wird nicht anerkannt. Bei nur teilweisem Ersatz (z.B. der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, niedrigere Kilometersätze laut Tarifvertrag) darf der Arbeitnehmer in der Regel den Differenzbetrag bis zu den Pauschbeträgen ohne Einzelnachweis als Werbungskosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber die Benutzung des eigenen Fahrzeugs zu Auswärtstätigkeiten ausdrücklich oder stillschweigend gestattet hat.

Kraftfahrer/Fahrlehrer: Berufskraftfahrern können vom Arbeitgeber die Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der Pauschsätze steuerfrei ersetzt werden. Schulungsfahrten eines Fahrlehrers sind aber keine Geschäftsreisen, selbst wenn sie sich über das Gebiet mehrerer Gemeinden erstrecken.

S

Sprachkurs im Ausland: In Verbindung mit üblichen Bildungsreisen sind die Kosten nicht abziehbar.

Studienreisen, Vortragsreisen, Tagungen, Kongresse: Entstehen Reisekosten, die eindeutig und klar abgrenzbar ausschließlich beruflich/betrieblich veranlasst sind, ist für diese Kosten ein steuerlicher Kostenabzug möglich. Aufwendungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, aber einen nachgewiesenen abgrenzbaren betrieblichen oder beruflichen Anteil enthalten, sind nach dem jeweiligen Veranlassungsanteil in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen aufzuteilen. Die Aufteilung kann dabei nach Zeitanteilen vorgenommen werden (vgl. die Beispiele unter Punkt 8).

Hinweis

Die beruflich/betrieblich veranlassten Anteile von Aufwendungen sind hier aber nicht als Werbungskosten/Betriebs­ausgaben abziehbar, wenn nur eine untergeordnete berufliche/betriebliche Mitveranlassung gegeben ist. Es gilt dabei eine 10-%-Grenze.

Beispiel

Ein Unternehmer besucht eine eintägige Fachtagung in Garmisch-Partenkirchen. Anschließend genießt er dort für weitere 13 Tage einen Skiurlaub.

Lösung

Da die gemischt veranlasste Reise zu unter 10 % beruflich bzw. betrieblich veranlasst ist (ein Tag von insgesamt
14-tägiger Reise), können keinerlei Reisekosten steuerlich abgezogen werden – auch nicht für den beruflichen Anteil.

U

Urlaubsreise: Eine Urlaubsreise (bzw. Erholungsreise) ist Privatsache. Allerdings können Aufwendungen, die beispielsweise mit einem während der Urlaubsreise besuchten Fachseminar zusammenhängen, als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgezogen werden. Hierzu zählen etwa Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort und gegebenenfalls der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen.

V

Vermietung und Verpachtung: Auch Vermieter können Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten steuerlich abziehen, sofern die kostenverursachende Reise durch die Vermietungstätigkeit veranlasst ist. Derartige Aufwendungen sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Allerdings ist zu beachten, dass Reisekosten zu den (lediglich abschreibbaren) Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Mietobjekts gehören, wenn sie für Fahrten anfallen, die der Anschaffung oder Herstellung des Mietobjekts dienen (z.B. Fahrten zu Kaufverhandlungen oder zur Überwachung des Baufortschritts). Abziehbar sind auch die Kosten, die für regelmäßige „Überwachungsfahrten“ zum Mietobjekt anfallen.

Vortragsreisen: Das Halten eines Vortrags auf einem Fachkongress im Ausland ist für sich allein kein Indiz für eine ausschließlich beruflich oder dienstlich veranlasste Reise. Der Erwerbstätige kann hier eine hinreichende Beweisvorsorge betreiben, indem er beispielsweise die beruflich veranlassten Zeitanteile der Reise durch ein Reisetagebuch festhält.

Z

Zweigniederlassungen: Dient eine Reise der geplanten Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland, sind die hierfür aufgewendeten Kosten Betriebsausgaben.

Zwischenheimfahrten: Unterbricht ein Steuerpflichtiger seine Auswärtstätigkeit, die sich über mehrere Wochen erstreckt, beispielsweise indem er Zwischenheimfahrten zu seiner Familie macht, sind auch die Kosten dieser Zwischenheimfahrten abziehbare Reisekosten.

11 Pauschbeträge für Verpfle­gungsmehraufwand und Übernachtung ab 2017

Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland – jeweils ohne berufliche Tätigkeit im betreffenden Land – ist die Verpflegungspauschale des Orts maßgebend, der vor 24 Uhr erreicht wird. Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsorts maßgebend. Für die Zwischentage ist der entsprechende Pauschbetrag des Orts maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, gilt für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale.

Für die in der Liste nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag (für Übernachtungskosten: 102 €; für Verpflegungsmehraufwendungen: gestaffelt mit 47 € und 32 €) maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes der für das Mutterland geltende Pauschbetrag.

Bei Auslandsdienstreisen gelten die Pauschbeträge für das Land, in dem das Flugzeug vor 24 Uhr Ortszeit landet. Zwischenlandungen ohne gleichzeitige Übernachtung bleiben unberücksichtigt. Landet das Flugzeug erst nach dem Abflugtag im Tätigkeits- oder Übernachtungsland, so ist für den Abflugtag der Inlandspauschbetrag anzusetzen. Erstreckt sich ein Flug über mehrere Tage, so sind für die zwischen dem Abflug- und Landetag liegenden Tage die für Österreich geltenden Pauschbeträge anzusetzen.

Bei längeren Schiffsreisen ist für die Tage auf See stets der für Luxemburg und für die Tage der Ein- und Ausschiffung der für den jeweiligen Hafenort maßgebende Pauschbetrag anzusetzen.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind nur bei Arbeitgebererstattung anwendbar. Dies gilt sowohl bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten als auch bei einer doppelten Haushaltsführung mit Zweitwohnung im Ausland. Bei doppelter Haushaltsführung im Ausland können die Aufwendungen für einen Zeitraum von drei Monaten mit den geltenden ausländischen Übernachtungspauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. Für die Folgezeit darf eine steuerfreie Erstattung mit 40 % dieser Pauschbeträge erfolgen. Für den Werbungskostenabzug sind stets die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Die Werte in der nachfolgenden Tabelle gelten für Geschäftsreisen ins Ausland ebenso wie für doppelte Haushaltsführungen im Ausland. Die Pauschbeträge gelten ab 01.01.2017. Änderungen gegenüber 2016 sind fett markiert.

Land

Verpflegungsmehr-aufwendungen bei
Abwesenheitsdauer je
Kalendertag von

Übernachtung

mindestens 24 h

mehr als 8 h sowie für den An- und Abreisetag

Afghanistan

30 €

20 €

95 €

Ägypten

40 €

27 €

113 €

Äquatorialguinea

36 €

24 €

166 €

Äthiopien

27 €

18 €

86 €

Albanien

29 €

20 €

113 €

Algerien

51 €

34 €

173 €

Andorra

34 €

23 €

45 €

Angola

77 €

52 €

265 €

Antigua und Barbuda

53 €

36 €

117 €

Argentinien

34 €

23 €

144 €

Armenien

23 €

16 €

63 €

Aserbaidschan

30 €

20 €

72 €

Australien

– Canberra

58 €

39 €

158 €

– Sydney

59 €

40 €

186 €

– im Übrigen

56 €

37 €

133 €

Bahrain

45 €

30 €

180 €

Bangladesch

30 €

20 €

111 €

Barbados

58 €

39 €

179 €

Belgien

41 €

28 €

135 €

Benin

40 €

27 €

101 €

Bolivien

30 €

20 €

93 €

Bosnien und Herzegowina

18 €

12 €

73 €

Botsuana

40 €

27 €

102 €

Brasilien

– Brasilia

53 €

36 €

160 €

– Rio de Janeiro

47 €

32 €

145 €

– Sao Paulo

53 €

36 €

120 €

– im Übrigen

54 €

36 €

110 €

Brunei

48 €

32 €

106 €

Bulgarien

22 €

15 €

90 €

Burkina Faso

44 €

29 €

84 €

Burundi

47 €

32 €

98 €

Chile

40 €

27 €

130 €

China

– Chengdu

35 €

24 €

105 €

– Hongkong

74 €

49 €

145 €

Kanton

40 €

27 €

113 €

– Peking

46 €

31 €

142 €

– Shanghai

50 €

33 €

128 €

– im Übrigen

50 €

33 €

78 €

Costa Rica

46 €

31 €

93 €

Côte d’Ivoire

51 €

34 €

146 €

Dänemark

60 €

40 €

150 €

Dominica

40 €

27 €

94 €

Dominikanische Republik

40 €

27 €

71 €

Dschibuti

48 €

32 €

160 €

Ecuador

44 €

29 €

97 €

El Salvador

44 €

29 €

119 €

Eritrea

46 €

31 €

81 €

Estland

27 €

18 €

71 €

Fidschi

34 €

23 €

69 €

Finnland

39 €

26 €

136 €

Frankreich

– Lyon

53 €

36 €

83 €

– Marseille

51 €

34 €

86 €

– Paris sowie Depart- ments 92, 93 und 94

58 €

39 €

135 €

– Straßburg

48 €

32 €

89 €

– im Übrigen

44 €

29 €

81 €

Gabun

62 €

41 €

278 €

Gambia

30 €

20 €

125 €

Georgien

30 €

20 €

80 €

Ghana

46 €

31 €

174 €

Grenada

51 €

34 €

121 €

Griechenland

– Athen

46 €

31 €

132 €

– im Übrigen

36 €

24 €

89 €

Guatemala

28 €

19 €

96 €

Guinea

38 €

25 €

110 €

Guinea-Bissau

24 €

16 €

86 €

Guyana

41 €

28 €

81 €

Haiti

50 €

33 €

111 €

Honduras

48 €

32 €

101 €

Indien

– Chennai

34 €

23 €

87 €

– Kalkutta

41 €

28 €

117 €

– Mumbai

32 €

21 €

125 €

– Neu Delhi

50 €

33 €

144 €

– im Übrigen

36 €

24 €

145 €

Indonesien

38 €

25 €

130 €

Iran

28 €

19 €

84 €

Irland

44 €

29 €

92 €

Island

47 €

32 €

108 €

Israel

56 €

37 €

191 €

Italien

– Mailand

39 €

26 €

156 €

– Rom

52 €

35 €

160 €

– im Übrigen

34 €

23 €

126 €

Jamaika

54 €

36 €

135 €

Japan

– Tokio

53 €

36 €

153 €

– im Übrigen

51 €

34 €

156 €

Jemen

24 €

16 €

95 €

Jordanien

46 €

31 €

126 €

Kambodscha

39 €

26 €

94 €

Kamerun

50 €

33 €

180 €

Kanada

– Ottawa

35 €

24 €

110 €

– Toronto

52 €

35 €

142 €

– Vancouver

48 €

32 €

106 €

– im Übrigen

44 €

29 €

111 €

Kap Verde

30 €

20 €

105 €

Kasachstan

39 €

26 €

109 €

Katar

56 €

37 €

170 €

Kenia

42 €

28 €

223 €

Kirgisistan

29 €

20 €

91 €

Kolumbien

41 €

28 €

126 €

Kongo, Demokratische Republik

68 €

45 €

171 €

Kongo, Republik

50 €

33 €

200 €

Korea, Demokratische Volksrepublik

39 €

26 €

132 €

Korea, Republik

58 €

39 €

112 €

Kosovo

23 €

16 €

57 €

Kroatien

28 €

19 €

75 €

Kuba

50 €

33 €

85 €

Kuwait

42 €

28 €

185 €

Laos

33 €

22 €

67 €

Lesotho

24 €

16 €

103 €

Lettland

30 €

20 €

80 €

Libanon

44 €

29 €

120 €

Libyen

45 €

30 €

100 €

Liechtenstein

53 €

36 €

180 €

Litauen

24 €

16 €

68 €

Luxemburg

47 €

32 €

102 €

Madagaskar

38 €

25 €

83 €

Malawi

47 €

32 €

123 €

Malaysia

34 €

23 €

88 €

Malediven

38 €

25 €

93 €

Mali

41 €

28 €

122 €

Malta

45 €

30 €

112 €

Marokko

42 €

28 €

129 €

Marshallinseln

63 €

42 €

70 €

Mauretanien

39 €

26 €

105 €

Mauritius

48 €

32 €

140 €

Mazedonien

24 €

16 €

95 €

Mexiko

41 €

28 €

141 €

Mikronesien

56 €

37 €

74 €

Moldau, Republik

24 €

16 €

88 €

Monaco

42 €

28 €

180 €

Mongolei

29 €

20 €

84 €

Montenegro

29 €

20 €

94 €

Mosambik

42 €

28 €

147 €

Myanmar

35 €

24 €

155 €

Namibia

23 €

16 €

77 €

Nepal

28 €

19 €

86 €

Neuseeland

47 €

32 €

98 €

Nicaragua

36 €

24 €

81 €

Niederlande

46 €

31 €

119 €

Niger

36 €

24 €

70 €

Nigeria

63 €

42 €

255 €

Norwegen

64 €

43 €

182 €

Österreich

36 €

24 €

104 €

Oman

60 €

40 €

200 €

Pakistan

– Islamabad

30 €

20 €

165 €

– im Übrigen

27 €

18 €

68 €

Palau

51 €

34 €

166 €

Panama

39 €

26 €

111 €

Papua-Neuguinea

60 €

40 €

234 €

Paraguay

36 €

24 €

61 €

Peru

30 €

20 €

93 €

Philippinen

30 €

20 €

107 €

Polen

– Breslau

33 €

22 €

92 €

– Danzig

29 €

20 €

77 €

– Krakau

28 €

19 €

88 €

– Warschau

30 €

20 €

105 €

– im Übrigen

27 €

18 €

50 €

Portugal

36 €

24 €

92 €

Ruanda

46 €

31 €

141 €

Rumänien

– Bukarest

32 €

21 €

100 €

– im Übrigen

26

17 €

62 €

Russische Föderation

Jekatarinenburg

28 €

19 €

84 €

– Moskau

30 €

20 €

110 €

– St. Petersburg

26 €

17 €

114 €

– im Übrigen

24 €

16 €

58 €

Sambia

36 €

24 €

130 €

Samoa

29 €

20 €

85 €

San Marino

34 €

23 €

75 €

São Tomé e Príncipe

47 €

32 €

80 €

Saudi-Arabien

– Djidda

38 €

25 €

234 €

– Riad

48 €

32 €

179 €

– im Übrigen

48 €

32 €

80 €

Schweden

50 €

33 €

168 €

Schweiz

– Genf

64 €

43 €

195 €

– im Übrigen

62 €

41 €

169 €

Senegal

45 €

30 €

128 €

Serbien

20 €

13 €

74 €

Sierra Leone

39 €

26 €

82 €

Simbabwe

45 €

30 €

103 €

Singapur

53 €

36 €

188 €

Slowakische Republik

24 €

16 €

85 €

Slowenien

33 €

22 €

95 €

Spanien

– Barcelona

32 €

21 €

118 €

– Kanarische Inseln

32 €

21 €

98 €

– Madrid

41 €

28 €

113 €

– Palma de Mallorca

32 €

21 €

110 €

– im Übrigen

29 €

20 €

88 €

Sri Lanka

40 €

27 €

118 €

St. Kitts und Nevis

45 €

30 €

99 €

St. Lucia

54 €

36 €

129 €

St. Vincent und die Grenadinen

52 €

35 €

121 €

Sudan

35 €

24 €

115 €

Südafrika

– Kapstadt

27 €

18 €

112 €

– Johannisburg

29 €

20 €

124 €

– im Übrigen

22 €

15 €

94 €

Südsudan

34 €

23 €

150 €

Suriname

41 €

28 €

108 €

Syrien

38 €

25 €

140 €

Tadschikistan

26 €

17 €

67 €

Taiwan

51 €

34 €

126 €

Tansania

47 €

32 €

201 €

Thailand

32 €

21 €

118 €

Togo

35 €

24 €

108 €

Tonga

32 €

21 €

36 €

Trinidad und Tobago

54 €

36 €

164 €

Tschad

47 €

32 €

151 €

Tschechische Republik

35 €

24 €

94 €

Türkei

– Istanbul

35 €

24 €

104 €

– Izmir

42 €

28 €

80 €

– im Übrigen

40 €

27 €

78 €

Tunesien

33 €

22 €

80 €

Turkmenistan

33 €

22 €

108 €

Uganda

35 €

24 €

129 €

Ukraine

32 €

21 €

98 €

Ungarn

22 €

15 €

63 €

Uruguay

44 €

29 €

109 €

Usbekistan

34 €

23 €

123 €

Vatikanstaat

52 €

35 €

160 €

Venezuela

48 €

32 €

207 €

Vereinigte Arabische Emirate

45 €

30 €

155 €

Vereinigte Staaten von Amerika

– Atlanta

62 €

41 €

175 €

– Boston

58 €

39 €

265 €

– Chicago

54 €

36 €

209 €

– Houston

63 €

42 €

138 €

– Los Angeles

56 €

37 €

274 €

– Miami

64 €

43 €

151 €

– New York City

58 €

39 €

282 €

– San Francisco

51 €

34 €

314 €

– Washington, D.C.

62 €

41 €

276 €

– im Übrigen

51 €

34 €

138 €

Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland

– London

62 €

41 €

224 €

– im Übrigen

45 €

30 €

115 €

Vietnam

38 €

25 €

86 €

Weißrussland

27 €

18 €

109 €

Zentralafrikanische
Republik

46 €

31 €

74 €

Zypern

45 €

30 €

116 €

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: April 2017

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

 

Flüchtlinge als Arbeitnehmer: Welche Besonderheiten bestehen?

Flüchtlinge als Arbeitnehmer: Welche Besonderheiten bestehen?

Inhalt
1 Beschäftigung von Flüchtlingen

1.1 Wie finden Unternehmen potentielle Mitarbeiter?

2 Formale Voraussetzungen

2.1 Asylverfahren

2.2 Ab wann ist eine Beschäftigung möglich?

2.3 Zugang von Flüchtlingen zum Arbeitsmarkt

2.4 Eingeschränkte Arbeitserlaubnis: Was nun?

2.5 Entscheidung über die Arbeitserlaubnis

2.6 Was wird geprüft?

2.7 Vorrangprüfung ausgesetzt

2.8 In welchen Fällen ist keine Zustimmung erforderlich?

2.9 Was kann gegen einen ablehnenden Bescheid unternommen werden?

3 Besonderheiten bei bestimmten Beschäftigungsarten

3.1 Beschäftigung von Hochschulabsolventen

3.2 Ausbildungsverhältnisse

3.3 Praktika und Maßnahmen der Arbeitsförderung

3.4 Probearbeitnehmer

3.5 Zeitarbeit

4 Tipps für Arbeitgeber

5 Überblick: Zugang von Flüchtlingen zum Arbeitsmarkt

 

1 Beschäftigung von Flüchtlingen

Immer mehr Menschen fliehen aus den Kriegsgebieten des Nahen Ostens (unter anderem Syrien, Irak) nach Deutschland und beantragen hier Asyl. Wir können davon ausgehen, dass die meisten Flüchtlinge für längere Zeit – vielleicht auch für immer – in Deutschland bleiben werden. Deshalb sollte es uns allen ein Anliegen sein, ihnen den Zugang zu unserer Gesellschaft zu ermöglichen. Zu den entscheidenden Aspekten gehört es dabei, die Zuwanderer in den deutschen Arbeitsmarkt zu integrieren. Für viele Unternehmen bieten sich durch die Beschäftigung von Flüchtlingen außerdem neue Chancen und Möglichkeiten.

Im Folgenden stellen wir Ihnen diese Chancen und Möglichkeiten, aber auch die speziellen Voraussetzungen und Bedingungen für die Beschäftigung von Flüchtlingen in deutschen Unternehmen vor. Dabei erläutern wir die Besonderheiten, die Sie als Arbeitgeber beachten sollten, um sich im Dschungel der Bürokratie zurechtzufinden.

Angesichts des vielfach beklagten Mangels an Fachkräften und vielversprechenden Auszubildenden lohnt es sich für Unternehmen, neue Wege einzuschlagen. Dazu gehört es auch, die Potentiale geflüchteter Menschen in die eigene Personalplanung miteinzubeziehen. Denn geflüchtete Menschen können den deutschen Arbeitsmarkt mit beruflichen und sozialen Kompetenzen und Erfahrungen aus ihren Herkunftsländern bereichern.

Notwendigerweise haben bereits viele Flüchtlinge auf ihrem schwierigen Weg nach Europa zusätzliche Sprachkenntnisse erworben, weshalb Mehrsprachigkeit bei ihnen die Regel ist. Viele Flüchtlinge übten schon als Kinder im Familienverband unterschiedliche handwerkliche Tätigkeiten aus. Viele verfügen über Berufserfahrung, viele waren qualifiziert beschäftigt oder haben sogar ein Studium abgeschlossen.

1.1 Wie finden Unternehmen potentielle Mitarbeiter?

Als interessierter Arbeitgeber können und sollten Sie sich zuerst an Ihre Agentur für Arbeit wenden.

Nehmen Sie vor allem das Internet zu Hilfe:

Einige Arbeitgeber führen heute crossmediale Kampagnen durch (Verwendung mehrerer abgestimmter Kommunikationskanäle). Diese können auch bei der gezielten Suche nach Flüchtlingen als künftige Arbeitnehmer zum Einsatz kommen:

  • verschiedene soziale Netzwerke wie XING oder Facebook
  • eine direkte Kommunikation mit Interessenten
  • gezielte Weiterempfehlungen von Stellen durch „Follower“ oder „Freunde“ (z.B. bei Facebook)
  • Facebook-Werbeanzeigen
  • Google-AdWords-Werbeanzeigen

2 Formale Voraussetzungen

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Flüchtlinge beschäftigen, ist es notwendig, dass diese eine Arbeitserlaubnis vorweisen können. Dabei spielen auch die verschiedenen Aufenthaltsstatus der Zuwanderer im Asylverfahren eine Rolle.

2.1 Asylverfahren

Damit ein Flüchtling für Ihr Unternehmen als künftiger Mitarbeiter in Frage kommen kann, ist es notwendig, dass er einen Asylantrag gestellt hat, um einen Aufenthaltsstatus zu erlangen. Erst danach kann er eine Arbeitserlaubnis beantragen.

Hinweis

Welche verschiedenen Aufenthaltsstatus gibt es?

  • Asylbewerber erhalten mit der Antragstellung auf Asyl eine Aufenthaltsgestattung, die sie während des gesamten Asylverfahrens behalten.
  • Werden Asylbewerber als Asylberechtigte anerkannt oder wird ihnen ein anderer Schutzstatus zuerkannt, erhalten sie eine Aufenthaltserlaubnis. Flüchtlinge, die über ein Aufnahmeprogramm aufgenommen werden, erhalten eine solche.
  • Wird der Asylantrag abgelehnt, ist der Ausländer ausreisepflichtig. Kann die Ausreise oder eine zwangsweise Aufenthaltsbeendigung nicht zeitnah zur Entscheidung über den Asylantrag erfolgen, wird die Aufenthaltsbeendigung vorübergehend ausgesetzt und zum Nachweis eine Duldung erteilt; der Flüchtling bleibt ausreisepflichtig.

 

2.2 Ab wann ist eine Beschäftigung möglich?

Die Wartefrist für die erstmalige Aufnahme einer Beschäftigung für asylsuchende und geduldete Ausländer beträgt einheitlich drei Monate ab Asylantragstellung im Bundesgebiet. Nach Ablauf der drei Monate haben Flüchtlinge Zugang zum Arbeitsmarkt und können eine Arbeitserlaubnis beantragen.

Es gibt grundsätzlich zwei verschiedene Zugangsmöglichkeiten zum Arbeitsmarkt:

  • Der Erhalt einer eingeschränkten Arbeitserlaubnis: Der Zuwanderer muss vor Beginn einer Beschäftigung eine Arbeitserlaubnis bei der für ihn zuständigen Ausländerbehörde beantragen, wenn sein Asylverfahren noch läuft, er also über eine Aufenthaltsgestattung oder über einen Duldungsstatus ohne ausländerrechtliches Arbeitsverbot verfügt.
  • Der Erhalt einer uneingeschränkten Arbeitserlaubnis: Der Flüchtling darf jede Arbeit annehmen. Dies ist der Fall, wenn das Asylverfahren Ihres künftigen Mitarbeiters positiv abgeschlossen ist und er eine Aufenthaltserlaubnis erhalten hat.

2.3 Zugang von Flüchtlingen zum Arbeitsmarkt

Arbeitsuchende mit einer Aufenthaltsgestattung oder mit einem Duldungsstatus können sich mit ihren jeweiligen Dokumenten bei Ihnen als potentiellem Arbeitgeber ausweisen. Sowohl in die Aufenthaltserlaubnis als auch in die Aufenthaltsgestattung und in das Duldungsdokument kann von der zuständigen Ausländerbehörde eine sogenannte Nebenbestimmung eingetragen werden, die Auskunft zu den Möglichkeiten der Erwerbstätigkeit gibt.

Hinweis

Folgende Nebenbestimmungen werden regelmäßig eingetragen:

„Erwerbstätigkeit gestattet“

Mit dieser Nebenbestimmung ist jede Art der Erwerbstätigkeit, selbständig oder unselbständig, erlaubt und bedarf keiner weiteren Erlaubnis durch die Ausländerbehörde.

„Beschäftigung nur mit Genehmigung der Ausländerbehörde gestattet“

Aus dieser Formulierung lässt sich ableiten, dass dem Flüchtling eine Beschäftigung erlaubt werden kann. Die Ausländerbehörde behält sich aber die Entscheidung darüber vor. Grund dafür ist meist, dass die Bundesagentur für Arbeit der Beschäftigung zustimmen muss. Allerdings gilt, dass die Aufnahme einer betrieblichen Berufsausbildung in einem staatlich anerkannten oder vergleichbar geregelten Ausbildungsberuf keiner Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit bedarf, was in der Regel jedoch auch in der Aufenthaltsgestattung und der Duldung vermerkt ist.

„Erwerbstätigkeit nicht gestattet“

Aus dem eindeutigen Wortlaut lässt sich unschwer ableiten, dass der Flüchtling als künftiger Mitarbeiter ausscheidet. Der Grund dafür kann in seiner baldigen Abschiebung liegen, was in der Regel nur in der Duldung vermerkt ist.

 

Als Arbeitgeber können Sie anhand der Nebenbestimmung in der Aufenthaltserlaubnis, Aufenthaltsgestattung oder Duldung erkennen, ob ein Flüchtling eine Erwerbstätigkeit aufnehmen darf.

Hinweis

Die Frage nach dem Vorhandensein einer Arbeitserlaubnis darf der Arbeitgeber Flüchtlingen aus Nicht-EU-Ländern stellen. Auch die Frage nach einer Aufenthaltsgenehmigung ist bei einem Nicht-EU-Bürger zulässig. Bei EU-Bürgern könnte dagegen eine Diskriminierung vorliegen.

 

2.4 Eingeschränkte Arbeitserlaubnis: Was nun?

Hat ein Flüchtling lediglich einen eingeschränkten Zugang zum Arbeitsmarkt, muss er eine Arbeitserlaubnis bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragen, sobald Sie ihm in Ihrem Unternehmen eine Arbeitsstelle angeboten haben.

Ihr künftiger Mitarbeiter erhält dann ein Formular, das Sie als sein künftiger Arbeitgeber ausfüllen müssen. Darin müssen Sie genaue Angaben zu Ihrem Betrieb, den zu leistenden Arbeitsstunden und den genauen Arbeitszeiten machen.

Flüchtlinge benötigen eine Arbeitserlaubnis

  • für jede Arbeitsstelle,
  • für eine betriebliche Berufsausbildung und
  • für ein Praktikum.

2.5 Entscheidung über die Arbeitserlaubnis

In den meisten Fällen (Ausnahmen siehe Punkte 2.7 und 2.8) ist eine Zustimmung zur Beschäftigung nicht mehr erforderlich. Die Ausländerbehörde gibt die Zustimmungsanfrage des Flüchtlings, an der der Arbeitgeber durch Angaben über seinen Betrieb und die Stellenausschreibung mitwirken muss, an die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit weiter. Dort wird eine Vorrangprüfung und eine Prüfung der Arbeitsbedingungen durchgeführt. Nach der Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit erteilt die Ausländerbehörde Ihrem künftigen Mitarbeiter eine Arbeitserlaubnis oder erlässt einen schriftlichen ablehnenden Bescheid.

Möglich ist auch eine regional oder zeitlich sowie auf einen bestimmten Arbeitgeber begrenzte Arbeitserlaubnis.

Hinweis

Teilt die Bundesagentur für Arbeit nicht innerhalb von zwei Wochen mit, dass Informationen fehlen oder dass die Angaben des Arbeitgebers nicht ausreichen, gilt die Zustimmung als erteilt (Zustimmungsfiktion).

2.6 Was wird geprüft?

Bevor die Bundesagentur für Arbeit die Zustimmung zu einer Beschäftigung erteilt, nimmt sie eine sogenannte Vorrangprüfung und eine Prüfung der Arbeitsbedingungen (sogenannte Vergleichbarkeitsprüfung) vor.

Im Rahmen der Vorrangprüfung prüft sie, ob für den konkreten Arbeitsplatz, den Sie dem Flüchtling angeboten haben, ein bevorrechtigter Arbeitnehmer zur Verfügung steht. Bevorrechtigte Arbeitnehmer sind Deutsche, Staatsangehörige aus EU-Ländern und Ausländer, die bereits über eine Arbeitserlaubnis verfügen. Nach einer Aufenthaltsdauer von 15 Monaten entfällt die Vorrangprüfung.

Hinweis

Es gibt einzelne, von der Bundesagentur für Arbeit festgelegte Berufsgruppen, in denen eine Beschäftigung generell und ohne Vorrangprüfung möglich ist. Das sind:

  • Hochschulabsolventen in Engpassberufen, die die Vor­aussetzungen für eine Blaue Karte EU erfüllen (siehe unter Punkt 3.1), oder
  • Fachkräfte, die eine anerkannte Ausbildung für einen Engpassberuf nach der Positivliste der Bundesagentur für Arbeit haben bzw. an einer Maßnahme für die Berufsanerkennung teilnehmen, oder
  • Menschen, die seit 15 Monaten ununterbrochen erlaubt, geduldet oder mit einer Aufenthaltsgestattung in Deutschland sind.

Außerdem kontrolliert die Bundesagentur für Arbeit, ob die Arbeitsbedingungen des Flüchtlings nicht schlechter sind als bei einem vergleichbaren deutschen Arbeitnehmer (Vergleichbarkeitsprüfung). Dabei wird untersucht, ob der angebotene Lohn dem Tariflohn entspricht und ob die gesetzlichen Regelungen wie zum Beispiel die Gesetze zum Arbeitnehmerschutz eingehalten werden.

Hinweis

Eine Prüfung der Arbeitsbedingungen wird bis zu einem Aufenthalt von 48 Monaten durchgeführt.

Eine ausschließliche Prüfung der Arbeitsbedingungen ohne eine Vorrangprüfung erfolgt, wenn ein Arbeitsverhältnis nach einem Jahr bei demselben Arbeitgeber fortgesetzt wird.

Zudem gibt es noch eine Härtefallregelung, wonach die Gesamtumstände des Einzelfalls geprüft werden. So gilt etwa bei traumatisierten Personen, dass ihnen die Arbeitserlaubnis ohne Vorrang- oder Vergleichbarkeitsprüfung erteilt wird, wenn der behandelnde Arzt oder Psychotherapeut bestätigt, dass die Beschäftigung ein wichtiger Teil der Therapie ist.

2.7 Vorrangprüfung ausgesetzt

Die tatsächliche Aufnahme der Beschäftigung ist bei Flüchtlingen in der Vergangenheit oftmals an der Vorrangprüfung gescheitert (siehe Punkt 2.6).

Asylbewerber und Geduldete konnten bis Mitte 2016 nach drei Monaten Aufenthalt eine Arbeit aufnehmen. Die Bundesagentur für Arbeit musste aber zuvor prüfen, ob für die Tätigkeit ein deutscher oder EU-Bürger infrage kommt. Das Bundesarbeitsministerium hat die Vorrangprüfung durch eine Verordnung nun für drei Jahre ausgesetzt, womit auch ein schnellerer Einstieg in die Zeitarbeit möglich ist.

Mit der Verordnung soll der Arbeitsmarktzugang für Flüchtlinge erheblich erleichtert werden. In 133 der 156 Bezirke der Bundesagentur für Arbeit ist die Vorrangprüfung seit dem 06.08.2016 ausgesetzt. Lediglich in Mecklenburg-Vorpommern sowie Teilen von Bayern und Nordrhein-Westfalen wird sie weiter durchgeführt. Dies sind in der Regel Gebiete, in denen die Situation am Arbeitsmarkt angespannt ist.

2.8 In welchen Fällen ist keine Zustimmung erforderlich?

Es gibt bestimmte Beschäftigungsarten, für die grundsätzlich keine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich ist. Dann kann das Verwaltungsverfahren schneller gehen. Hierzu gehören

  • die Berufsausbildung,
  • der Freiwilligendienst oder
  • die Arbeitsaufnahme von Hochqualifizierten.

Bei Praktika ist zu differenzieren. Keine Zustimmung ist erforderlich bei

  • betrieblichen Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung,
  • Bundesfreiwilligendienst,
  • ehrenamtlicher Tätigkeit,
  • einer Einstiegsqualifizierung im Rahmen einer Förderung, die auf eine Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf vorbereitet,
  • freiwilligem Ausbildungs- oder studienbegleitendem Praktikum,
  • Freiwilligem Sozialen Jahr,
  • Hospitation,
  • einem Praktikum im Rahmen berufsvorbereitender Bildungsmaßnahmen,
  • einem Praktikum im Rahmen eines EU-geförderten Programms,
  • einem Praktikum zur Orientierung hinsichtlich einer Berufsausbildung oder eines Studiums,
  • einem Schulpraktikum,
  • sonstigen Praktika (bei einem Aufenthalt seit vier Jahren und länger),
  • einem vorgeschriebenen Praktikum im Rahmen einer (schulischen) Berufsausbildung oder eines Studiums.

Erforderlich ist eine Zustimmung aber bei

  • einem Praktikum für die Anerkennung eines ausländischen Berufsabschlusses im Hinblick auf die Beschäftigungsbedingungen,
  • sonstigen Praktika (Aufenthalt seit drei, aber weniger als 15 Monaten) im Hinblick auf die Beschäftigungsbedingungen und die Vorrangprüfung und
  • sonstigen Praktika (Aufenthalt seit 15 Monaten, aber weniger als vier Jahren) im Hinblick auf die Beschäftigungsbedingungen.

Ob die konkrete Beschäftigung zustimmungsfrei ist, prüft die Ausländerbehörde in jedem Einzelfall. Auch bei zustimmungsfreien Beschäftigungen gilt für Flüchtlinge mit einer Aufenthaltsgestattung die Dreimonatsfrist, in der sie keiner Beschäftigung nachgehen dürfen.

2.9 Was kann gegen einen ablehnenden Bescheid unternommen werden?

Versagt die Ausländerbehörde die Arbeitserlaubnis, kann der Flüchtling gegen diesen ablehnenden Bescheid Widerspruch einlegen. Der Flüchtling muss dabei auf die Fristen achten, die sich in der Rechtsmittelbelehrung am Ende des Bescheids befinden. Bei einem erfolglosen Widerspruch kann er beim zuständigen Verwaltungsgericht Klage erheben.

Sollten Sie den angebotenen Arbeitsplatz möglichst kurzfristig und notfalls an einen anderen Bewerber vergeben wollen, sollte der abgelehnte Flüchtling mit seiner Klage auch einen Eilantrag stellen, da das Gericht über diesen zeitnah entscheiden muss.

3 Besonderheiten bei bestimm­ten Beschäftigungsarten

3.1 Beschäftigung von Hochschulabsolventen

In Umsetzung der Hochqualifizierten-Richtlinie, die darauf abzielt, einen gemeinsamen Aufenthaltstitel für Hochqualifizierte auf EU-Ebene einzuführen, diesen attraktiv auszugestalten und so die Migration von Hochqualifizierten zu erleichtern und zu fördern, wurde mit der Blauen Karte EU ein neuer Aufenthaltstitel für Ausländer mit akademischem oder diesem gleichwertigen Qualifikationsniveau und einem bestimmten Mindestgehalt in das Aufenthaltsgesetz aufgenommen. Mit der Blauen Karte EU können Drittstaatenangehörige, die einen Hochschulabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation besitzen, einen Aufenthaltstitel zum Zweck einer ihrer Qualifikation angemessenen Beschäftigung erhalten.

Bei der Blauen Karte EU handelt es sich um eine bei erstmaliger Erteilung auf höchstens vier Jahre befristete Aufenthaltserlaubnis. Voraussetzungen für die Erteilung sind

  • ein deutscher oder anerkannter ausländischer oder vergleichbarer ausländischer Hochschulabschluss,
  • die Vorlage eines Arbeitsvertrags oder eines verbindlichen Arbeitsplatzangebots und
  • der Nachweis eines jährlichen Mindestbruttogehalts von 48.600 €.

Hinweis

Bei Erteilung einer Blauen Karte EU an Naturwissenschaftler, Mathematiker und Ingenieure sowie an Ärzte und Fachkräfte in der IT (sogenannte Mangelberufe) wird eine niedrigere Gehaltsgrenze von 38.688 € zugrunde gelegt.

Bei einem kürzeren als vierjährigen Arbeitsvertrag wird die Erteilung des Aufenthaltstitels auf die Dauer des Arbeitsvertrags zuzüglich drei Monate befristet.

Soweit der Hochqualifizierte das erforderliche durchschnittliche Jahresbruttogehalt erreichen wird, ist für seine Tätigkeit keine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich.

Etwas anderes gilt für Beschäftigungen in den Mangelberufen (auch MINT-Berufe genannt, eine zusammenfassende Bezeichnung von Berufen aus den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft und Technik).

Hinweis

Die Bundesagentur für Arbeit bietet innerhalb ihres Onlineportals im BERUFENET (www.berufenet.arbeitsagentur.de) die Suche nach MINT-Berufen an. Klickt man diese Suchfunktion an, öffnet sich eine Liste von Ausbildungs-, Studien- und Weiterbildungsberufen.

Absolventen dieser Berufe brauchen im Gegensatz zu anderen Hochqualifizierten für die Aufnahme der Tätigkeit im Rahmen der Blauen Karte EU grundsätzlich die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, außer sie sind im Besitz eines deutschen Hochschulabschlusses.

Hinweis

Bei Fragen zur Anerkennung einer Hochschulqualifikation von Flüchtlingen steht die Hotline des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge unter der Telefonnummer +49 30 1815-1111 als Auskunft zur Verfügung.

3.2 Ausbildungsverhältnisse

Im Gegensatz zu schulischen Berufsausbildungen, die für Asylsuchende und Geduldete rechtlich immer möglich sind und keiner Genehmigung durch die Ausländerbehörde bedürfen, können betriebliche Berufsausbildungen (duale Ausbildungen) von Asylsuchenden ab dem vierten Monat und von Geduldeten ohne Arbeitsverbot ab der Erteilung der Duldung begonnen werden, sofern die Ausländerbehörde dem zustimmt.

Für den konkreten Ausbildungsplatz muss der Zuwanderer bei der Ausländerbehörde individuell eine Beschäftigungserlaubnis beantragen.

Der Aufenthaltsstatus von geduldeten Auszubildenden in schulischer und betrieblicher Ausbildung wird so geregelt, dass eine Duldung für die Gesamtdauer der Ausbildung gilt. Bei anschließender ausbildungsad­äquater Beschäftigung wird ein Aufenthaltsrecht für zwei weitere Jahre erteilt (sogenannte „3+2-Regel“). Auch wenn keine direkte Anschlussbeschäftigung gefunden wurde, sollen die Potentiale der hier Ausgebildeten im Land gehalten werden. Daher wird es für eine Dauer von sechs Monaten eine Duldung zur Arbeitsplatzsuche geben.

3.3 Praktika und Maßnahmen der Arbeitsförderung

  • Praktika

Praktikanten sind Personen, die ihre erworbenen oder noch zu erwerbenden Kenntnisse in praktischer Anwendung in einem Unternehmen zur Vorbereitung auf eine künftige berufliche Tätigkeit oder Ausbildung vertiefen möchten. Mit einem Praktikumsverhältnis ist grundsätzlich ein Mindestmaß an Eingliederung in den Betriebsablauf verbunden.

Insofern handelt es sich bei Praktikumsverhältnissen grundsätzlich um Beschäftigungsverhältnisse. Für ein Praktikum muss ein Flüchtling deshalb immer vor Antritt die Erlaubnis der Ausländerbehörde beantragen.

Hinweis

Bei der Ausländerbehörde ist grundsätzlich ein Praktikumsvertrag zusammen mit einem Antrag auf Erteilung einer Arbeitserlaubnis und der Stellenbeschreibung vorzulegen.

  • Einstiegsqualifizierungen

Für Asylsuchende oder Geduldete, die eine Berufsausbildung anstreben, kann eine Einstiegsqualifizierung in Frage kommen. Auf diese Weise erhält der Arbeitgeber die Möglichkeit, Fähigkeiten und Fertigkeiten über einen Zeitraum von sechs bis zwölf Monaten im täglichen Arbeitsprozess zu beobachten. Arbeitgeber können so Ausbildungsinteressenten an eine Ausbildung in ihrem Betrieb heranführen, wenn sie aktuell noch nicht in vollem Umfang für eine Ausbildung geeignet oder lernbeeinträchtigt und sozial benachteiligt sind.

Voraussetzung ist der Abschluss eines Vertragsverhältnisses, in dem insbesondere die Inhalte der Qualifizierungsmaßnahme definiert werden und die Vergütung festgelegt wird. Eine Zustimmung der Bundes­agentur für Arbeit ist nicht erforderlich, allerdings muss eine Genehmigung der Ausländerbehörde beantragt werden. Betriebe müssen die Förderung der Einstiegsqualifizierung vor Beginn bei der örtlichen Agentur für Arbeit beantragen.

  • Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung

Um festzustellen, welche berufsfachlichen Kenntnisse vorhanden sind, bzw. zur Vermittlung dieser kann eine Maßnahme bei einem Arbeitgeber zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung erfolgen. Diese wird von oder bei einem Arbeitgeber durchgeführt und darf die Dauer von sechs Wochen nicht überschreiten.

Hierfür sind keine Genehmigung der Ausländerbehörde und auch kein weiteres Zustimmungsverfahren bei der Bundesagentur für Arbeit erforderlich. Zuvor muss allerdings die Maßnahme bei der zuständigen Agentur für Arbeit beantragt werden. Die Teilnahme ist für Asylsuchende und Geduldete erst nach Ablauf der dreimonatigen Wartefrist möglich.

  • Betriebliche Umschulung oder betriebliche Ausbildung

Für den Fall, dass eine betriebliche Umschulung oder betriebliche Ausbildung des Asylsuchenden oder Geduldeten im Rahmen einer Förderung der beruflichen Weiterbildung durch die Bundesagentur für Arbeit in Betracht kommt, ist die Erlaubnis der Ausländerbehörde erforderlich.

Hinweis

Bei allen hier aufgeführten Maßnahmen der Arbeitsförderung müssen Sie den allgemeinen gesetzlichen Mindestlohn nicht zahlen, da es sich bei den berufspraktischen Phasen um Maßnahmebestandteile handelt.

3.4 Probearbeitnehmer

Sollen Asylbewerber oder Geduldete vorübergehend eine betriebliche Tätigkeit ausüben, weil Sie als Arbeitgeber feststellen möchten, ob sie sich für eine anschließende, längerfristige Beschäftigung eignen, handelt es sich in der Regel um eine Probebeschäftigung – und zwar unabhängig davon, wie die Tätigkeit bezeichnet wird.

Bei einer Probebeschäftigung soll die Eignung für eine Arbeitsstelle getestet werden, indem der Betroffene für eine bestimmte Dauer die später angestrebte Tätigkeit tatsächlich probeweise verrichtet und dabei in die Arbeits- und Produktionsabläufe des Betriebs eingegliedert ist. Die in der Praxis oft fälschlicherweise als „Schnupperpraktika“ bezeichneten Tätigkeiten sind daher in aller Regel abhängige Beschäftigungsverhältnisse.

Für eine Probearbeitsbeschäftigung eines Flüchtlings ist eine Genehmigung der zuständigen Ausländerbehörde einschließlich der Zustimmung der Bundes­agentur für Arbeit erforderlich. Probebeschäftigungen sind mit dem tariflichen bzw. ortsüblichen Entgelt zu vergüten.

3.5 Zeitarbeit

Flüchtlinge mit Aufenthaltsstatus mussten bislang eine 15-Monats-Frist abwarten, bevor sie sich bei Zeitarbeitsfirmen bewerben konnten. Durch die Aussetzung der Vorrangprüfung in 133 Agenturbezirken (siehe Punkt 2.7) verkürzt sich dort in den kommenden drei Jahren auch die Wartezeit auf drei Monate, bis Flüchtlinge als Leiharbeitnehmer eingesetzt werden können.

4 Tipps für Arbeitgeber

  • Flüchtlinge auf Integration durch Arbeit hinweisen

Flüchtlinge mit einer Aufenthaltsgestattung erlangen mit Aufnahme einer Arbeit oder einer Ausbildung kein gesondertes Aufenthaltsrecht. Die Integrationsleistung des Einzelnen spielt bei der Prüfung des Asylantrags im Hinblick auf die Gewährung von asylrechtlichem Schutz keine Rolle.

Aber: Bei Personen mit einem Duldungsstatus werden die individuellen Umstände und Integrationsleistungen bei der Verlängerung der Duldung bzw. bei der Erteilung eines Aufenthaltstitels berücksichtigt.

  • Möglichkeiten der Sprachförderung nutzen

Viele unterschiedliche Träger (unter anderem die freie Wohlfahrtspflege) bieten geflüchteten Menschen die Möglichkeit zum Erwerb von Grundkenntnissen der deutschen Sprache an.

Ein Verzeichnis mit möglichen Beratungsstellen sowie Informationen über die vielfältigen Integrationsangebote in Wohnortnähe sind auf der Seite des Auskunftssystems des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (WebGIS) zu finden unter www.bamf.de à Willkommen in Deutschland à Deutsch lernen à Integrationskurse à Kursträger in Ihrer Nähe.

  • Räumliche Aufenthaltsbeschränkung ausweiten lassen

Die räumliche Aufenthaltsbeschränkung, die sogenannte Residenzpflicht, entfällt nach drei Monaten. Der Aufenthaltsbereich wird damit vom Bezirk der zuständigen Ausländerbehörde auf das Bundesgebiet ausgeweitet. Das bedeutet, dass in Ausbildung oder Beschäftigung befindliche Asylsuchende grundsätzlich im gesamten Bundesgebiet eingesetzt werden können.

Stattdessen besteht eine Wohnsitzauflage. Das bedeutet, dass Personen, die Sozialleistungen beziehen, ihren Wohnsitz nicht frei wählen dürfen. Grundsätzlich steht die Wohnsitzauflage einer Arbeitsaufnahme nicht entgegen. Ob der Wohnsitzwechsel möglich ist, prüft die Ausländerbehörde in jedem Einzelfall. Nähere Auskünfte erteilt die zuständige Ausländerbehörde.

Personen mit einer Aufenthaltsgestattung, die verpflichtet sind, in einer Aufnahmeeinrichtung zu wohnen, dürfen grundsätzlich keiner Beschäftigung nachgehen. Die Wohnverpflichtung gilt für sechs Wochen und kann auf höchstens sechs Monate verlängert werden.

Personen aus sicheren Herkunftsländern (wie etwa den Mitgliedstaaten der Europäischen Union, Albanien, Bosnien und Herzegowina, Ghana, Kosovo, Mazedonien, Montenegro, Senegal und Serbien), die ihren Asylantrag nach dem 31.08.2015 stellen, müssen während des gesamten Asylverfahrens in Aufnahmeeinrichtungen wohnen und dürfen somit keiner Beschäftigung nachgehen.

Wenn geduldete Personen aufenthaltsbeendende Maßnahmen verhindern, während sie eingereist sind, um Leistungen nach dem Asylbewerberleistungsgesetz zu erlangen, dürfen diese keiner Beschäftigung nachgehen.

  • Arbeitsverträge immer schriftlich schließen

Der Arbeitsvertrag darf zwar mündlich oder schriftlich abgeschlossen werden. Aus Beweisgründen sollten Sie aber stets die Schriftform wählen. Zudem ist eine Befristung, die in jedem Fall schriftlich erfolgen muss, stets ratsam.

Eine Befristung des Arbeitsverhältnisses darf aber nicht an die Befristung der Aufenthaltserlaubnis geknüpft werden. Damit würde nämlich der Ausländer gegenüber Inländern benachteiligt werden.

In welcher Sprache der Arbeitsvertrag abgeschlossen wird, ist dabei dem Arbeitgeber überlassen. Da die Behörden- und Gerichtssprache Deutsch ist, sollte diese Sprache verwendet werden.

  • Vorsicht vor unerlaubter Beschäftigung

Beschäftigt ein Arbeitgeber einen Flüchtling illegal, ist der Arbeitsvertrag nichtig. Erhebliche Bußgeldzahlungen und sogar Strafen können drohen. Zudem haftet der Arbeitgeber für die Zahlung der Kosten der Abschiebung! Dazu muss der Arbeitgeber nicht einmal vorsätzlich gehandelt haben.

  • Zahlen Sie auch Flüchtlingen den gesetzlichen Mindestlohn

Nach derzeitigem Gesetzesstand besitzen auch Flüchtlinge mit einer Arbeitserlaubnis einen Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Die Bundesregierung lehnt bisher sowohl eine zeitlich begrenzte Ausnahme vom Mindestlohn als auch die gänzliche Aufhebung dieser gesetzlichen Vorschriften für Flüchtlinge ab. Einzelne Beschäftigungsgruppen vom Mindestlohn auszunehmen, würde in unzulässiger Weise Arbeitnehmer erster und zweiter Klasse schaffen.

  • Vorsicht bei ausländischen Fahrerlaubnissen

Falls Sie einen Flüchtling als Fahrer einstellen wollen, sollten Sie unbedingt prüfen, ob eine Fahrerlaubnis vorliegt. Bei Drittstaaten ist eine Umschreibung meistens nur innerhalb von drei Jahren nach der Einreise zulässig.

  • Religionsfreiheit am Arbeitsplatz

Wenn der betriebliche Ablauf nicht gestört wird, müssen Arbeitgeber Gebetspausen ermöglichen. Auf jeden Fall muss die Möglichkeit eingeräumt werden, dass innerhalb eines bestimmten Zeitraums religiöse Handlungen vorgenommen werden können.

  • Kleiderordnung

Falls im Betrieb eine Kleiderordnung herrscht, müssen sich auch Flüchtlinge daran halten. Die Religionsfreiheit tritt hier zurück.

  • Gegen Ausländerfeindlichkeit vorgehen

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gebietet es, Ehrverletzungen ausländischer Arbeitnehmer entgegenzutreten. Dazu sollten Arbeitgeber die erforderlichen und geeigneten Maßnahmen zur Unterbindung ergreifen, also beispielsweise eine Abmahnung, Umsetzung, Versetzung oder Kündigung.

Grundgesetzlich sind alle Arbeitnehmer gleichzubehandeln, egal ob deutsche oder ausländische.

  • Arbeitsschutz

Als Arbeitgeber sollten Sie sicherstellen, dass neueingestellte Flüchtlinge die betrieblichen Abläufe und die Unfallverhütungsmaßnahmen verstanden haben. Es gehört zu den Fürsorgepflichten, gegebenenfalls für eine Übersetzung zu sorgen. Das gilt insbesondere für das Arbeitsschutzrecht.

  • Ausländerrechtliche Genehmigungen laufend prüfen

Grundsätzlich ist der Flüchtling verpflichtet, die erforderlichen ausländerrechtlichen Genehmigungen wie etwa die Arbeitserlaubnis vorzulegen und sich um eine rechtzeitige Verlängerung zu bemühen. Das sollte aber bei befristeten Erlaubnissen auch der Arbeitgeber im Auge behalten.

  • Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann nur schriftlich durch eine Kündigung oder einen Auflösungsvertrag erfolgen. Versteht ein Flüchtling das Kündigungsschreiben nicht, könnte es sein, dass ein Arbeitsgericht davon ausgeht, dass die Kündigung nicht ordnungsgemäß zugegangen ist. Hier sollte vorsichtshalber eine Übersetzung beigefügt werden.

  • Was Sie noch beachten sollten

Mit einigen wenigen Maßnahmen sind Arbeitgeber bei der Beschäftigung geflüchteter Menschen weitestgehend auf der sicheren Seite:

  • Zunächst sollte der Pass des Bewerbers genau geprüft Falls Bedenken bestehen, sollte er von der zuständigen Ausländerbehörde kontrolliert werden.
  • Dann erfolgt die Prüfung, ob der Bewerber eine Aufenthaltsgenehmigung und zusätzlich eine Arbeitsgenehmigung benötigt.
  • Legt der Bewerber Bescheinigungen über erworbene Berufsqualifikationen oder andere Unterlagen vor, sollten diese in der jeweiligen Landessprache abgefassten Schreiben übersetzt
  • Von sämtlichen Unterlagen sollten Kopien gefertigt und diese in die Personalakte abgeheftet Eine Digitalisierung ist natürlich auch möglich.
  • Bei der Beschäftigung von Flüchtlingen gilt stets: Unklarheiten gehen zu Lasten des Arbeitgebers und sollten vor der Arbeitsaufnahme geklärt werden. Bei Verstößen gegen Bestimmungen des Ausländerrechts, insbesondere bei illegaler Beschäftigung, drohen empfindliche Geldbußen.

Falls Fragen oder Unklarheiten bestehen, sollte stets die zuständige Ausländerbehörde am Sitz des Unternehmens eingeschaltet werden.

 

 

 

5 Überblick: Zugang von Flüchtlingen zum Arbeitsmarkt

Personen mit einer Aufenthaltsgestattung oder einer Duldung
a) Personen mit einer Aufenthaltsgestattung: Ausländer, deren Asylverfahren noch nicht abgeschlossen ist
b) Personen mit einem Duldungsstatus: Ausländer, deren Asylantrag in der Regel abgelehnt wurde, die aber nicht abgeschoben werden können
null bis drei Monate: Arbeitsverbot
drei bis 48 Monate bzw. ab Erteilung der Duldung: Eingeschränkter Arbeitsmarktzugang mit den Möglichkeiten einer betrieblichen Ausbildung, eines Praktikums, der Ableistung des Freiwilligendienstes, einer Tätigkeit als Hochqualifizierter oder im Familienbetrieb ohne Zustimmung der Agentur für Arbeit. Möglich ist ferner eine Arbeitserlaubnis mit Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit, sofern noch erforderlich. Nicht erlaubt ist eine selbständige Beschäftigung.
nach 15 Monaten: Die Zustimmung zur Ausübung einer Beschäftigung wird Ausländerinnen und Ausländern mit einer Duldung oder Aufenthaltsgestattung ohne Vorrangprüfung erteilt.
nach 48 Monaten: Uneingeschränkter Arbeitsmarktzugang. Wenn eine Duldung vorliegt, gilt dies nur, wenn kein Arbeitsverbot ausgesprochen wurde. Eine selbständige Beschäftigung ist weiterhin nicht erlaubt.
Personen mit einer Aufenthaltserlaubnis
Ausländer, über deren Asylantrag positiv entschieden wurde und die eine Aufenthaltserlaubnis erhalten haben
ab Erhalt einer Aufenthaltserlaubnis: Besitz einer uneingeschränkten Arbeitserlaubnis.

Für die Aufnahme einer selbständigen Tätigkeit bedarf es der Zustimmung der Ausländerbehörde.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: September 2016

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

Geschenke, Bewirtungen und Betriebsveranstaltungen

Geschenke, Bewirtungen und Betriebsveranstaltungen

Inhalt
1 Aufwendungen für Geschenke

1.1 Wann liegt steuerrechtlich ein Geschenk vor?

1.2 Geschenke an Geschäftspartner

1.3 Zuwendungen an Arbeitnehmer

2 Bewirtungskosten

2.1 Wann liegt steuerrechtlich eine Bewirtung vor?

2.2 Was ist unter „geschäftlichem Anlass“ zu verstehen?

2.3 Wann sind Bewirtungskosten angemessen?

2.4 Welche Aufzeichnungen sind vorzunehmen?

2.5 Bewirtung durch Arbeitnehmer

3 Betriebsveranstaltungen und der Freibetrag von 110 €

3.1 Berechnung des 110-€-Freibetrags

3.2 Umsatzsteuerliche Auswirkungen

 

Bei der Gewinnermittlung sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind, nicht jedoch Aufwen­dungen, die privat veranlasst sind, als Betriebsausgaben abzugsfähig. Gemischte Aufwendungen, die sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind, sind nur insoweit abzugsfähig, wie ein objektiver betrieblicher Anteil nachgewiesen werden kann. Daneben können Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung des Steuerpflichtigen mit sich bringt, anfallen, die zugleich zur För­derung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen. Bei bestimmten Aufwendungen, welche betrieblich oder beruflich veranlasst sind – hierzu gehören Geschenke an Geschäftsfreunde und Bewirtungsaufwendungen –, hat der Gesetzgeber eine gesetzliche Abzugsbeschränkung festgelegt.

In diesem Merkblatt wird Ihnen aufgezeigt, inwieweit Sie derartige Aufwendungen steuermindernd als Betriebsausgaben geltend machen können.

 

1 Aufwendungen für Geschenke

 

Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner des zuwendenden Unternehmers sind nur beschränkt als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten für Geschenke dürfen pro Jahr und Empfänger nicht höher als 35 € sein (siehe Punkt 1.2.1). Voraussetzung für die Abzugsfähigkeit ist die betriebliche Veranlassung.

Geschenke an Arbeitnehmer hingegen sind immer in voller Höhe abziehbar, jedoch kann eine Lohnsteuerpflicht entstehen. Um vor bösen Überraschungen bei einer Betriebsprüfung gefeit zu sein, werden Ihnen hier die Bestimmungen für die korrekte steuerliche Behandlung von Geschenkaufwendungen aufgezeigt (siehe Punkt 1.3).

Hinweis

Die Regelung gilt gleichermaßen für Überschusseinkünfte (z.B. bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung).

1.1 Wann liegt steuerrechtlich ein Geschenk vor?

Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen. Maßgebend ist der zivilrechtliche Begriff der Schenkung: Eine Zuwendung bedeutet die Verschaffung eines vermö­genswerten Vorteils, welcher nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers gedacht ist und auch nicht in einem unmittelbaren zeitlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit einer solchen Leistung steht.

Beispiel

Werbepräsente sind Geschenke, wenn sie weder zeitlich noch unmittelbar mit einem Warenkauf zusammenhängen.

Incentive-Reisen sind Geschenke, wenn sie nicht sachlich und zeitlich mit einer konkreten Leistung des Empfängers zusammenhängen (z.B. um Geschäftsbeziehungen anzubahnen oder zu verbessern).

Zugaben zu Warenkäufen, die direkt mit dem Warenkauf zusammenhängen (z.B. Kugelschreiber als Zugabe zum Kauf von Druckerpapier), sind keine Geschenke.

Trinkgelder sind keine Geschenke, weil sie ein Entgelt für eine bestimmte Leistung darstellen (z.B. Bedienung im Restaurant).

Rabatte sind keine Geschenke, weil sie die Anschaffungskosten mindern.

Kränze und Blumen bei Beerdigungen sind ebenfalls keine Geschenke.

Soweit ein Geschenk teilweise oder ganz privat veranlasst ist, sind die entsprechenden Aufwendungen als Kosten der privaten Lebensführung insgesamt nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

 

1.2 Geschenke an Geschäftspartner

1.2.1 Wie teuer dürfen Geschenke sein?

Die Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs bei Aufwendungen für Geschenke an Geschäftspartner liegt pro Jahr und Empfänger (personenbezogen) bei 35 €. Sobald also die Aufwendungen für Geschenke an eine Person mehr als 35 € im Jahr betragen, sind sie in voller Höhe nicht als Betriebsausgaben abziehbar (Freigrenze).

 

Beispiel

  1. a) Ein Unternehmer schenkt einem Geschäftspartner im Sommer ein Buch für 28 € und zu Weihnachten Wein im Wert von 7,50 €.
  2. b) Ein anderer Geschäftspartner erhält zu Weihnachten zwei Flaschen Wein im Wert von 25 €.

Lösung

  1. a) Die Zuwendungen haben insgesamt einen Wert von 35,50 €. Deswegen sind sie in voller Höhe (35,50 €) nicht als Betriebsausgaben abziehbar.
  2. b) Die Aufwendungen liegen dagegen unterhalb der Freigrenze von 35 € und sind damit in voller Höhe abziehbar.

 

Die 35-€-Freigrenze ist bei

  • vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern als Nettobetrag und
  • bei nicht vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern (z.B. Ärzten) als Bruttobetrag

zu verstehen. Wenn die Aufwendungen die Freigrenze überschreiten, sind die darauf entfallenden Vorsteuern nicht abzugsfähig.

Für die Berechnung der Freigrenze sind die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten maßgebend, bei gebrauchten Gegenständen aus dem Betriebsvermögen gilt der Verkehrswert. Hinzuzurechnen sind Aufwendungen für die Kennzeichnung der Werbeträger, nicht jedoch die Verpackungs- und Versandkosten. Wird ein Geschenk in einem anderen Geschäftsjahr als dem seines Erwerbs übergeben, sind die Aufwendungen erst im Jahr der Zuwendung bei der Prüfung der Überschreitung der 35-€-Freigrenze zu berücksichtigen.

 

1.2.2 Welche Aufzeichnungen sind in der Buchhaltung vorzunehmen?

Die Aufwendungen sind nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) zusätzlich einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen, um als Betriebsausgaben abziehbar zu sein. Konkret bedeutet dies, dass die Buchung auf einem besonderen Konto bzw. eine Aufzeichnung als besonderer Posten erfolgen muss. Die Aufzeichnungen haben zeitnah und fortlaufend zu erfolgen. Die gesonderte Aufzeichnung dient der leichteren Überprüfung, ob die Freigrenze von 35 € eingehalten worden ist.

Hinweis

Sofern die Aufwendungen erst bei den Jahresabschlussarbeiten auf ein Konto umgebucht werden, liegt ein Verstoß gegen eine zeitnahe Erfassung vor. Die umgebuchten Aufwendungen sind trotz eines Nichtüberschreitens der 35-€-Freigrenze steuerlich nicht abziehbar.

Allgemein gilt: Wenn die Aufzeichnungspflicht nicht beachtet wird, sind die betreffenden Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehbar.

Aufwendungen für mehrere Geschenke gleicher Art (z.B. zehn Notizbücher) können in einer Summe auf dem gesonderten Konto zusammengefasst werden. Die Namen der Empfänger sind einzeln auf der Einkaufs­rechnung zu vermerken.

Die Aufzeichnungspflicht bleibt auch bei der Pauschalierung (siehe Punkt 1.2.4) bestehen.

 

1.2.3 Wie werden Geschenke beim Empfänger behandelt?

Als Empfänger eines Geschenks muss ein Unternehmer dieses als Betriebseinnahme versteuern. Voraussetzung für die Steuerpflicht ist, dass das Geschenk aus betrieblichem Anlass gegeben wird. Der Wert ist mit dem gemeinen Wert anzusetzen, dieser ist der übliche Endpreis am Abgabeort.

Wenn von der Pauschalierung bei Geschenken Gebrauch gemacht wird, entfällt die Steuerpflicht beim Beschenkten (siehe Punkt 1.2.4).

 

1.2.4 Pauschalierungsmöglichkeit bei Geschenken

Wenn der Wert von Geschenken beim Empfänger der Besteuerung unterliegt (vgl. Punkt 1.2.3), verkehrt sich die Freude des Beschenkten emotional ins Gegenteil. Dieses gilt insbesondere bei Eintrittskarten für Kultur- und Sportveranstaltungen. Daher ermöglicht es § 37b EStG dem Zuwendenden, die Steuer des Empfängers in pauschaler Form zu übernehmen. Bei Anwendung dieser Pauschalierungsvorschrift müssen Sie als Zuwendender einheitlich alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten Sachzuwendungen, die aus betrieblichem Anlass gewährt werden, mit 30 % versteuern (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer). Be­messungsgrundlage sind Ihre Aufwendungen einschließlich der Umsatzsteuer. Auch der Wert der Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer muss in die Pauschalierung einbezogen werden.

Hinweis

Eine Pauschalierung darf nicht vorgenommen werden, wenn die Aufwendungen je Empfänger und Wirtschaftsjahr den Betrag von 10.000 € übersteigen. Gleiches gilt, wenn die Aufwendungen für eine einzelne Zuwendung diesen Betrag übersteigen.

Durch die Pauschalierung braucht der Empfänger den Wert der Geschenke nicht in seine Gewinnermittlung einzubeziehen. Die Pauschalierung hat somit abgeltende Wirkung. Als Zuwendender müssen Sie den Empfänger informieren, dass Sie die anfallende Steuer übernehmen.

Hinweis

Die pauschale Einkommensteuer wird bei der Lohnsteuer angemeldet und abgeführt. Diese Steuer ist nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.

 

Die Übernahme der Einkommensteuer des Zuwendungsempfängers seitens des Zuwendenden durch Zahlung von 30 % pauschaler Einkommensteuer wird vom Bundesfinanzhof als weitere Zuwendung angesehen. Dadurch verringert sich effektiv der abzugsfähige Höchstbetrag bei Übernahme der Pauschalierung.

 

1.3 Zuwendungen an Arbeitnehmer

Aufwendungen aus betrieblichem Anlass für Geschenke an eigene Arbeitnehmer sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar.

Bei Zuwendungen an die Arbeitnehmer sind die lohnsteuerrechtlichen Regelungen zu beachten:

  • Geldzuwendungen sind immer lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn.
  • Sachzuwendungen sind dann lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn, wenn sie weder Aufmerksamkeiten noch übliche Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung darstellen.

Aufmerksamkeiten

Unter die lohnsteuerfreien Aufmerksamkeiten fallen freiwillige Sachzuwendungen mit einem Wert bis 60 € (brutto, inklusive Umsatzsteuer), die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern oder deren Angehörigen aus einem besonderem Anlass (z.B. silberne Hochzeit, Bestehen eines Examens usw.) gewähren und zu keiner nennenswerten Bereicherung führen.

Auch Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, sind steuerfreie Aufmerksamkeiten. Das Gleiche gilt für Speisen, soweit ein betriebliches Interesse des Arbeitgebers vorliegt (z.B. bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen oder Fortbildungsveranstaltungen), wenn ihr Wert 60 € nicht übersteigt.

 

Hinweis zur Umsatzsteuer

Unentgeltliche Sachzuwendungen an das Personal lösen generell Umsatzsteuer aus. Jedoch gehören bloße Aufmerksamkeiten nicht zu den steuerbaren Umsätzen.

2 Bewirtungskosten

 

Aufwendungen für die betrieblich veranlasste Bewirtung von Geschäftspartnern können nur in Höhe von 70 % der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden (einschließlich der enthaltenen Bewirtungskosten des Unternehmers und von teilnehmenden Arbeitnehmern).

Beispiel

Ein Firmenchef lädt einen Geschäftsfreund zu einem Geschäftsessen ein. Die angemessenen Kosten betragen 80 € (netto, also ohne Umsatzsteuer).

Lösung

Der Firmenchef kann 70 % von 80 €, also 56 €, als Betriebsausgabe geltend machen. Der verbleibende Betrag von 24 € mindert nicht seinen Gewinn.

 

Aufwendungen für betrieblich veranlasste Arbeitnehmerbewirtung sind in vollem Umfang als Betriebsausgaben abziehbar; sie können jedoch beim Arbeitnehmer lohnsteuerpflichtig sein (siehe Punkt 1.3).

Aufwendungen für die eigene Bewirtung des Unternehmers oder private Feiern können nicht steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung.

 

Hinweis

Die Regelung gilt gleichermaßen für Überschusseinkünfte (z.B. bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung).

2.1 Wann liegt steuerrechtlich eine Bewirtung vor?

Eine Bewirtung liegt vor, wenn die Darreichung von Speisen und Getränken eindeutig im Vordergrund steht. Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen und Getränke und die damit zusammenhängenden Nebenkosten (z.B. Trinkgelder, Garderobengebühren).

 

Hinweis

Die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, beispielsweise Kaffee und Gebäck anlässlich geschäftlicher Besprechungen, ist keine Bewirtung, sondern gilt als übliche Aufmerksamkeitsgeste.

2.2 Was ist unter „geschäftlichem Anlass“ zu verstehen?

Geschäftlich veranlasst sind Bewirtungen, an denen Geschäftspartner (betriebsfremde Personen) teilnehmen. Die Teilnahme von Arbeitnehmern ist unschädlich. Wenn der Anlass der Bewirtung privater Natur ist (z.B. Geburtstag, Hochzeit), können die Kosten steuerlich nicht berücksichtigt werden.

 

Hinweis

Bei Bewirtung in der Privatwohnung des Unternehmers wird grundsätzlich eine private Veranlassung unterstellt, so dass Aufwendungen dafür nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

 

Für den bewirteten Geschäftspartner stellt die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass keine Betriebseinnah­me dar und für den bewirteten Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn.

 

Hinweis

Ein geschäftlicher Anlass liegt auch vor, wenn die Bewirtung dazu dient, Geschäftsbeziehungen zur betreffenden Person erst anzubahnen.

2.3 Wann sind Bewirtungskosten angemessen?

Abzugsfähig mit 70 % der Aufwendungen sind nur Bewirtungsaufwendungen in angemessener Höhe. Unangemessen hohe Aufwendungen können nicht, auch nicht eingeschränkt, als Betriebsausgaben abgezogen werden. Unangemessen sind Bewirtungsaufwendungen dann, wenn ein Missverhältnis zwischen Anlass und Höhe der Bewirtung besteht. Diese Verhältnismäßigkeit wird die Finanzbehörde im Einzelfall prüfen. Eine feste betragsmäßige Grenze, ab wann Bewirtungskosten als unangemessen anzusehen sind, gibt es nicht. Jede Bewirtung ist vielmehr für sich auf die Angemessenheit hin zu prüfen.

2.4 Welche Aufzeichnungen sind vorzunehmen?

Das Gesetz verlangt ausdrücklich einen Nachweis über die Höhe und den Anlass der Bewirtung. Der Nachweis hat schriftlich zu erfolgen und muss folgende Angaben enthalten:

  • Ort und Datum sowie Höhe der Aufwendungen (inklusive Trinkgeld),
  • alle Teilnehmer (inklusive dem Gastgeber),
  • konkreter Anlass (z.B. „Planung Projekt XY“; die Be­zeichnung „Geschäftsessen“ reicht nicht aus),
  • Unterschrift des Unternehmers.

 

Bei Bewirtungen in Gaststätten oder Restaurants erfolgt der Nachweis über Ort, Datum und Höhe der Aufwendungen durch die maschinell erstellte Rechnung der Gaststätte bzw. des Restaurants. Aus diesen Rech­nungen müssen sich Name und Anschrift der Gaststätte, der Tag der Bewirtung sowie die in Anspruch genommene Leistung nach Art, Umfang und Entgelt (als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer unter Angabe des Steuersatzes) ergeben. In der Rechnung müssen auch die einzelnen Posten gesondert aufgeführt werden, ein allgemeiner Posten „Speisen und Getränke“ genügt nicht für den Betriebskostenabzug.

 

Hinweis

Bei Gaststättenrechnungen über 150 € inklusive Umsatzsteuer (ab 2018: 250 €) müssen zusätzlich sowohl der Name und die Anschrift des Gastgebers als auch die Rechnungs- und Steuernummer der Gaststätte enthalten sein.

 

Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern können entweder auf der maschinellen Rechnung handschriftlich oder auf einem separaten Beleg, der aber fest mit der Rechnung verbunden sein muss, vorgenommen werden. Des Weiteren sind die Bewirtungsaufwendungen zeitnah einzeln und getrennt aufzuzeichnen. Sie sind bei der Buchführung auf einem gesonderten Konto zu erfassen.

Sind die Bewirtungskosten Betriebsausgaben, kann die darauf entfallende Vorsteuer in vollem Umfang bei der Umsatzsteuer abgezogen werden. Dies betrifft aber nur den Vorsteuerabzug. Die nicht abziehbaren Betriebsausgaben von 30 % erhöhen den Gewinn.

 

Hinweis

Sind die Angaben der Belege lückenhaft, können die Aufwendungen insgesamt nicht abgezogen werden, auch wenn der Steuerpflichtige die Höhe und betriebliche Veranlassung in anderer Weise nachweist oder glaubhaft macht. Achten Sie daher bei Restaurantrechnungen genau darauf, dass

  • Name und Anschrift der Gaststätte vollständig ersichtlich sind,
  • Ort, Datum und die einzelnen Posten mit allen umsatzsteuerlichen Details auf der Rechnung vollständig und korrekt sind,
  • Ihr Betriebsname bei Rechnungen über 150 € (2018: 250 €) auf der Rechnung angegeben ist,
  • bei Beträgen über 150 € (2018: 250 €) Rechnungs- und Steuernummer des Gastwirts verzeichnet sind,
  • alle Teilnehmer mit Namen aufgeführt sind,
  • der Anlass des Geschäftsessens genannt ist,
  • Sie die Richtigkeit der Angaben mit Ihrer Unterschrift bestätigen.

2.5 Bewirtungen durch Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können beruflich veranlasste Aufwendungen für Bewirtungen von Geschäftspartnern, die sie wirtschaftlich selbst tragen – also ohne Erstattung durch den Arbeitgeber –, in Höhe von 70 % als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit geltend machen. Die vorgenannten Nachweispflichten (siehe Punkt 2.4) sind zu beachten.

Aufwendungen für reine Arbeitnehmerbewirtungen sind Werbungskosten, wenn der bewirtende Arbeitnehmer erfolgsabhängige Lohnbezüge erhält. Aufwendungen eines Arbeitnehmers sind auch dann Werbungskosten, wenn ein beruflicher Anlass vorliegt und nur Personen aus dem beruflichen Umfeld teilnehmen.

Beispiel

Als Werbungskosten gelten die Aufwendungen etwa für:

  • eine Feier zum 25-jährigen Dienstjubiläum
  • die Antrittsvorlesung eines Chefarztes an einer Universitätsklinik
  • die Abschiedsfeier eines leitenden Beamten während der Dienstzeit im Dienstgebäude.

 

Bewirtungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers (z.B. Geburtstag) sind als Kosten der privaten Lebensführung anzusehen. Sie stellen damit für den Arbeitnehmer keine Werbungskosten seiner Lohneinkünfte dar.

 

3 Betriebsveranstaltungen und der Freibetrag von 110 €

 

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter, etwa Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und Jubiläumsfeiern. Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis überwiegend besteht aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls weiteren Personen, die einen besonderen Bezug zu den Mitarbeitern haben (z.B. Leiharbeiter oder Mitarbeiter anderer Unternehmen im Konzernverbund).

Aufwendungen des Arbeitgebers für Betriebsveranstaltungen unterliegen grundsätzlich nicht der Lohnsteuer, da sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse ge­tätigt werden, etwa zur Förderung des Kontakts der Mit­arbeiter untereinander. Sofern aber die Aufwendungen einen Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer übersteigen, sind die übersteigenden Aufwendungen lohnsteuerpflichtig.

 

Hinweis

Anstatt die Lohnsteuer bei jedem einzelnen Arbeitnehmer, auf den mehr als 110 € entfällt, zu berechnen, kann der Arbeitgeber die steuerpflichtigen Beträge mit einem Pausch­steuersatz von 25 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) belegen.

Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags von 110 € ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Bei einer Beschränkung des Teilnehmerkreises müs­sen sachliche Gründe hierfür vorliegen, sie darf sich nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmer­gruppen darstellen. Zulässig sind somit auch Abteilungsversammlungen, Pensionärstreffen oder Treffen von Jubilaren ab zehn Jahren Betriebszugehörigkeit. Die Ehrung eines einzelnen Jubilars gilt nicht als begünstigte Betriebsveranstaltung.

 

Hinweis

Für den einzelnen Arbeitnehmer sind jährlich maximal zwei Betriebsveranstaltungen mit je 110 € Freibetrag begünstigt.

Sofern die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, können seine Reisekosten steuerfrei erstattet werden.

Nehmen an einer Betriebsveranstaltung zusätzlich Geschäftspartner und deren Arbeitnehmer teil, sind die anteiligen Aufwendungen für diese Personen nach den Regelungen des Bewirtungsaufwands für geschäftliche Bewirtungen nur mit 70 % des Aufwands und ohne Berücksichtigung des Freibetrags von 110 € als Betriebsausgabe abzugsfähig (siehe Punkt 2).

 

3.1 Berechnung des 110-€-Freibetrags

Aufwendungen für die nachstehenden Kostenpunkte sind bei Betriebsveranstaltungen zulässig:

  • Speisen und Getränke,
  • Tabakwaren und Süßigkeiten,
  • äußerer Rahmen (Musik, Gestaltung der Räume, Beleuchtung),
  • Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen, wenn sie zusätzlich angeboten werden,
  • Geschenke an die Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen,
  • Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten.

Die berücksichtigungsfähigen Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Sofern der so ermittelte Betrag den Freibetrag von 110 € übersteigt, ist der überschießende Betrag der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen. Für Begleitpersonen ist kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen. Durch Aufzeichnungen ist somit die Zahl der anwesenden Teilnehmer und der Begleitpersonen nachzuweisen.

 

Beispiel

Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 €. Es nehmen 75 Arbeitnehmer und 25 Begleitpersonen teil.

Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein Zuwendungsbetrag von 100 € entfällt.

Durch die Hinzurechnung der Aufwendungen für Begleitpersonen ist bei 25 Arbeitnehmern ein Betrag von 200 € anzusetzen. Abzüglich des Freibetrags von 110 € verbleibt bei diesen ein steuerpflichtiger Anteil von 90 €.

Die Aufwendungen für die Mitarbeiter ohne Begleitperson liegen innerhalb des Freibetrags von 110 €, so dass bei ihnen keine Lohnsteuer anfällt.

3.2 Umsatzsteuerliche Auswirkungen

Von den Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen können die Vorsteuern abgezogen werden, wenn der Betrag einschließlich Mehrwertsteuer den Wert von 110 € je Arbeitnehmer nicht übersteigt. Andernfalls ist aus der Summe der überschießenden Beträge ein Vorsteuerabzug nicht zulässig.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Juli 2017

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

 

 

Auflösung, Liquidation und Beendigung einer GmbH

Auflösung, Liquidation und Beendigung einer GmbH

Inhalt
1 Begriffe rund um das Ende einer GmbH

2 Auflösung

2.1 Auflösungsgründe

2.2 Rechtsfolgen

2.3 Wirkungen der Auflösung

3 Liquidation

3.1 Liquidatoren: Bestellung, Abberufung, Anmeldung

3.2 Abwicklung der GmbH i.L. durch die Liquidatoren

 

4 Vollbeendigung

5 Rechnungslegung

5.1 Schlussbilanz der werbenden Gesellschaft

5.2 Liquidationseröffnungsbilanz

5.3 Laufende Rechnungslegung während der Liquidation

5.4 Liquidationsschlussbilanz

5.5 Liquidationsschlussrechnung

6 Liquidationsbesteuerung

6.1 Ertragsteuerliche Aspekte bezüglich der GmbH i.L.

6.2 Ertragsteuerliche Aspekte bezüglich der Gesellschafter

6.3 Umsatzsteuerliche Aspekte

1 Begriffe rund um das Ende einer GmbH

 

Eine GmbH wird in der Regel auf unbestimmte Zeit errichtet, allerdings kann sie aus gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglich bestimmten Gründen auch aufgelöst werden. Dabei kann die Auflösung je nach Einzelfall auf Initiative der Gesellschafter, eines Dritten oder, wenn der Gesellschaftsvertrag dies vorsieht, auch automatisch erfolgen.

Die Auflösung der GmbH bewirkt aber typischerweise nicht ihr Erlöschen, sondern lediglich die Beendigung der werbenden Tätigkeit. An die Auflösung der GmbH schließt sich regelmäßig das Liquidationsverfahren an, sofern noch Gesellschaftsvermögen vorhanden ist.

Ohne Liquidation erlischt die GmbH, wenn sie vermögenslos geworden ist. Möglich ist auch die Umwandlung einer GmbH in eine andere Rechtsform nach dem Umwandlungsgesetz, wobei das Vermögen auf den neuen Rechtsträger übergeht. Liegt ein Insolvenzeröffnungsgrund vor und wird infolgedessen ein Insolvenzverfahren eröffnet, so tritt dieses an die Stelle des Liquidationsverfahrens.

Die Beendigung einer GmbH erfolgt damit in drei aufeinander aufbauenden Stufen, auf die nachfolgend eingegangen wird:

  • Auflösung
  • Liquidation (Abwicklung)
  • Vollbeendigung

2 Auflösung

 

2.1 Auflösungsgründe

Die Auflösung einer GmbH setzt voraus, dass ein Auflösungsgrund vorliegt. Die Gründe, die hierfür in Betracht kommen, sind hauptsächlich im GmbH-Gesetz geregelt. Folgende Sachverhalte, die eine Auflösung begründen können (sogenannte Auflösungstatbestände), werden dort definiert:

  • Ablauf der im Gesellschaftsvertrag bestimmten Zeit
  • Gesellschafterbeschluss mit qualifizierter Mehrheit von 3/4 der abgegebenen Stimmen, sofern gesellschaftsvertraglich nichts Abweichendes geregelt ist
  • gerichtliches Urteil infolge einer Auflösungsklage oder rechtskräftiger Verwaltungsakt
  • Eröffnung des Insolvenzverfahrens
  • rechtskräftiger Beschluss, durch den die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens mangels Masse abgelehnt wird
  • rechtskräftige Verfügung des Registergerichts, durch die ein Mangel des Gesellschaftsvertrags festgestellt wird
  • Löschung der Gesellschaft wegen Vermögenslosigkeit

Weitere gesetzliche Auflösungsgründe sind etwa eine erfolgreiche Nichtigkeitsklage oder eine Amtslöschung, die bei Vorliegen der Voraussetzungen einer Nichtigkeitsklage erfolgen kann. Dann finden zwecks Abwicklung der Gesellschaft die für die Auflösung geltenden Vorschriften entsprechende Anwendung.

Im Gesellschaftsvertrag können weitere Auflösungsgründe bestimmt werden wie etwa

  • der Wegfall einer behördlichen Genehmigung,
  • der Wegfall eines Patents,
  • der Tod eines Gesellschafters oder
  • die Kündigung eines Gesellschafters.

Obgleich es an einer ausdrücklichen gesetzlichen Regelung fehlt, ist überdies eine GmbH, die sämtliche Anteile als eigene Anteile hält, wegen Verstoßes gegen das Verbot der Keinmann-GmbH aufzulösen.

 

2.2 Rechtsfolgen

Liegt solch ein Auflösungsgrund vor, ist die GmbH grundsätzlich zu diesem Zeitpunkt aufgelöst. Die Auflösung ist unverzüglich zur Eintragung ins Handelsregister anzumelden, was aber nur deklaratorische – das heißt feststellende – Wirkung hat. Die Anmeldung ist durch die Liquidatoren vorzunehmen (siehe Punkt 3.1). Sie ist unterzeichnet und elektronisch in notariell beglaubigter Form zum Handelsregister einzureichen.

 

2.3 Wirkungen der Auflösung

Eine aufgelöste GmbH besteht dennoch weiterhin als juristische Person und Handelsgesellschaft. Lediglich der werbende Zweck der Gesellschaft ist mit der Auflösung beendet.

Die aufgelöste GmbH bezweckt die Abwicklung der Gesellschaft, also etwa die

  • Beendigung schwebender Geschäfte,
  • Befriedigung der Gläubiger,
  • Auflösung von Arbeitsverhältnissen,
  • Veräußerung von Unternehmensteilen und
  • Aufteilung des verbleibenden Vermögens unter den Gesellschaftern.

Die Abwicklung erfolgt im Rahmen des mit der Auflösung beginnenden Liquidationsverfahrens.

Die Rechts-, Partei- und Grundbuchfähigkeit der aufgelösten GmbH besteht fort. Unverändert bleiben auch die Rechtsverhältnisse zu Dritten sowie die Steuerpflicht der Gesellschaft. Gleiches gilt nach überwiegender Ansicht für eine bereits vor der Auflösung erteilte Prokura oder Handlungsvollmacht.

In die Firmierung ist ein Zusatz aufzunehmen, der auf die Abwicklung hindeutet, etwa „i.L.“. Dass sich die Gesellschaft nunmehr in Liquidation befindet, ist auch auf den Geschäftsbriefen anzugeben.

Mit der Auflösung enden nach überwiegender Ansicht geschlossene Unternehmensverträge automatisch.

Auf steuerliche Aspekte im Zusammenhang mit der Auflösung und Liquidation wird unter Punkt 6 eingegangen.

 

3 Liquidation

 

Während im Insolvenzverfahren der Insolvenzverwalter die Abwicklung durchführt, erfolgt bei der gesellschaftsrechtlichen Liquidation die Abwicklung durch die Liquidatoren der Gesellschaft.

 

3.1 Liquidatoren: Bestellung, Ab­berufung, Anmeldung

Mit der Auflösung der Gesellschaft werden die Geschäftsführer (sogenannte geborene Liquidatoren) zu den ersten Liquidatoren, es sei denn, im Gesellschaftsvertrag oder einem Gesellschafterbeschluss wurde eine abweichende Regelung getroffen. Dann werden sogenannte gekorene Liquidatoren eingesetzt. Auf Antrag von Gesellschaftern, deren Geschäftsanteile mindestens 1/10 des Stammkapitals entsprechen, können die Liquidatoren aus wichtigem Grund auch gerichtlich bestellt werden.

Damit jemand Liquidator werden kann, muss er bestimmte persönliche Voraussetzungen erfüllen, die in der Anmeldung garantiert werden müssen (z.B. das keine straf-, gewerbe- oder berufsrechtlichen Gründe gegen die Einsetzung sprechen). Als Liquidator kommen nicht nur natürliche Personen in Betracht: Auch juristische Personen oder Personenhandelsgesellschaften können zu Liquidatoren bestellt werden.

Liquidatoren können durch Gesellschafterbeschluss oder aber durch das Gericht unter den gleichen Vor­aussetzungen wie bei der Bestellung abberufen werden.

Die Liquidatoren müssen sich und ihre Vertretungsbefugnis – ebenso wie jeden Wechsel der Liquidatoren und jede Änderung ihrer Vertretungsbefugnis – zur Eintragung ins Handelsregister anmelden.

 

3.2 Abwicklung der GmbH i.L. durch die Liquidatoren

Die Liquidatoren müssen zunächst die Auflösung der Gesellschaft in den Gesellschaftsblättern (in der Regel im elektronischen Bundesanzeiger) bekanntmachen und in dieser Bekanntmachung zugleich die Gläubiger auffordern, sich bei der Gesellschaft zu melden (Gläubigeraufruf).

Für den Beginn der Liquidation haben die Liquidatoren eine Liquidationseröffnungsbilanz sowie einen Bericht aufzustellen, der die Eröffnungsbilanz erläutert (zu weiteren Einzelheiten siehe Punkt 5.2).

Als allgemeine Aufgaben müssen die Liquidatoren, die die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich vertreten,

  • die laufenden Geschäfte beendigen,
  • die Verpflichtungen der aufgelösten Gesellschaft erfüllen,
  • die Forderungen derselben einziehen und
  • das Vermögen der Gesellschaft in Geld umsetzen.

Mit der erwähnten Beendigung laufender Geschäfte ist die Beendigung der gesamten allgemeinen Geschäftstätigkeit gemeint. Dies beinhaltet etwa die Auflösung von Dauerschuldverhältnissen. Sind aber etwa geschlossene Verträge der Gesellschaft noch nicht vollständig erfüllt, dürfen Leistungen zur Erfüllung derselben erbracht werden. Auch können die Liquidatoren zur Beendigung schwebender Geschäfte neue Geschäfte eingehen.

Arbeitsverhältnisse müssen wirksam gekündigt werden. Die Einstellung des Geschäftsbetriebs aufgrund der Liquidation ist ein innerbetrieblicher Grund, der die betriebsbedingte Kündigung rechtfertigt.

Die Liquidatoren müssen zwar grundsätzlich alle Forderungen der Gesellschaft einziehen, Ansprüche gegen die Gesellschafter sind jedoch nur insoweit geltend zu machen, als dies im Hinblick auf den Abwicklungszweck notwendig ist.

Die „Versilberung“ sämtlicher Aktiva der Gesellschaft, die sogar durch einen Unternehmensverkauf erfolgen kann, gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Liquidatoren bei der Abwicklung. Dadurch werden einerseits Mittel für die Schuldentilgung erlangt., andererseits dient die Umsetzung des Gesellschaftsvermögens dazu, die Vermögensverteilung unter den Gesellschaftern vorzubereiten. Eine Verpflichtung der Liquidatoren zur Umsetzung des Gesellschaftsvermögens in Geld besteht jedoch nur, soweit dies notwendig ist, um die erforderlichen Mittel für die Befriedigung der Gläubiger bereitzustellen. Die Gesellschafter können auch eine reale Verteilung der zum Liquidationsschlussvermögen gehörenden Gegenstände beschließen, was deren „Versilberung“ unnötig macht.

Nach Beendigung der laufenden Geschäfte, der Einziehung aller Forderungen, der Befriedigung aller Verbindlichkeiten oder deren Sicherstellung (Hinterlegung oder Sicherheitsleistung) sowie nach Ablauf des sogenannten Sperrjahres haben die Liquidatoren eine Liquidationsschlussbilanz aufzustellen, aus der sich das zur Verteilung bestimmte Gesellschaftsvermögen unter Berücksichtigung der restlichen Aufwendungen ergibt. Das Sperrjahr beginnt mit dem Gläubigeraufruf.

Wenn das Gesellschaftsvermögen vollständig verteilt wurde, die Liquidatoren ihre Aufgaben erfüllt haben und außerdem das Sperrjahr abgelaufen ist, ist die Liquidation beendet. Dann müssen die Liquidatoren den Schluss der Liquidation zur Eintragung ins Handelsregister anmelden. Darüber hinaus haben sie dafür zu sorgen, dass nach Beendigung der Liquidation die Bücher und Schriften der Gesellschaft für die Dauer von zehn Jahren einem der Gesellschafter oder einem Dritten in Verwahrung gegeben werden.

 

4 Vollbeendigung

 

Die Gesellschaft ist nach überwiegender Ansicht voll beendet, wenn

  • die Liquidation abgeschlossen und
  • ihre Löschung im Handelsregister eingetragen ist.

Sofern sich allerdings nach Löschung der Gesellschaft herausstellt, dass im Zeitpunkt der Löschung noch Gesellschaftsvermögen vorhanden war oder noch andere Abwicklungsmaßnahmen nötig sind, muss eine sogenannte Nachtragsliquidation durchgeführt werden. Jeder Gesellschafter, Rechtsnachfolger eines Gesellschafters oder nicht befriedigter Gläubiger der GmbH kann die Nachtragsliquidation beantragen.

 

5 Rechnungslegung

 

5.1 Schlussbilanz der werbenden Gesellschaft

Die Schlussbilanz der werbenden Gesellschaft ist auf den Tag vor der Verwirklichung des Auflösungstatbestands aufzustellen. Dies gilt – obgleich eine diesbezügliche Regelung im GmbH-Gesetz fehlt – auch dann, wenn die Auflösung nicht mit dem üblichen Bilanzstichtag zusammenfällt. Die Aufstellung der Schlussbilanz der werbenden GmbH ist für die Ermittlung der fortgeführten Buchwerte zum Auflösungsstichtag notwendig und wird auch von der Rechtsprechung gefordert.

 

5.2 Liquidationseröffnungsbilanz

Wie bereits erwähnt, haben die Liquidatoren für den Beginn der Liquidation eine Liquidationseröffnungsbilanz sowie einen die Eröffnungsbilanz erläuternden Bericht aufzustellen. Über die Feststellung der Liquidationsbilanz beschließen die Gesellschafter.

Für die Liquidationseröffnungsbilanz und den erläuternden Bericht sind die Vorschriften über den Jahresabschluss entsprechend anzuwenden. Die Liquidationseröffnungsbilanz ist grundsätzlich innerhalb von drei Monaten auf den Tag der Auflösung zu erstellen.

Der erläuternde Bilanzbericht tritt an die Stelle von Anhang und Lagebericht und muss Erläuterungen zur Bilanz in Anlehnung an die Anhangangaben enthalten. Er sollte zudem auch der Lage der Gesellschaft Rechnung tragen, da die folgenden Jahresabschlüsse während der Liquidation um einen Lagebericht zu ergänzen sind.

Die Liquidationseröffnungsbilanz sowie der erläuternde Bericht unterliegen bei mittelgroßen und großen Gesellschaften grundsätzlich der Abschlussprüfung nach den allgemeinen Regeln. Hiervon kann das zuständige Gericht jedoch befreien, wenn die Verhältnisse der Gesellschaft so überschaubar sind, dass eine Prüfung im Interesse der Gläubiger und der Gesellschafter nicht geboten erscheint.

Die Liquidationseröffnungsbilanz sowie der erläuternde Bericht sind darüber hinaus offenzulegen durch Einreichung beim elektronischen Handelsregister und Bekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger.

 

5.3 Laufende Rechnungslegung während der Liquidation

Die GmbH i.L. bleibt zur Führung von Büchern und zur Rechnungslegung verpflichtet. Die für werbende Gesellschaften bestehenden Regeln bleiben anwendbar, soweit sich aus dem Wesen der Liquidation nichts anderes ergibt.

Die GmbH i.L. muss daher während des Liquidationsverfahrens zum Ende eines jeden Wirtschaftsjahres einen Jahresabschluss (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) aufstellen. Zudem ist für jede GmbH ein Lagebericht aufzustellen, nach dem Gesetzeswortlaut unabhängig von der Größe. Strittig ist, ob es sich hierbei um ein redaktionelles Versehen des Gesetzgebers handelt, da somit auch kleine Kapitalgesellschaften, die ansonsten nicht zur Erstellung eines Lageberichts verpflichtet sind, im Liquidationsfall erstmals dazu verpflichtet werden. Die Jahresabschlüsse und Lageberichte während des laufenden Liquidationsverfahrens unterliegen – vorbehaltlich einer gerichtlichen Befreiung (siehe Punkt 5.2) – der Abschlussprüfung und sind darüber hinaus nach den allgemeinen Regeln offenzulegen.

 

5.4 Liquidationsschlussbilanz

Sind die Voraussetzungen für die Verteilung des Gesellschaftsvermögens geschaffen, müssen die Liquidatoren, wie unter Punkt 3.2 bereits angesprochen, eine Liquidationsschlussbilanz erstellen. Aus ihr ergibt sich das zur Verteilung bestimmte Vermögen unter Berücksichtigung der verbleibenden Aufwendungen.

Die Pflicht zur Aufstellung einer Liquidationsschlussbilanz ist zwar im GmbH-Gesetz nicht ausdrücklich vorgesehen. Sie ergibt sich aber aus § 242 Abs. 1 Handelsgesetzbuch, wonach ein Kaufmann für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen Abschluss aufzustellen hat, in dem er das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellt. Die Liquidationsschlussbilanz muss durch eine Gewinn- und Verlustrechnung für den restlichen Abwicklungszeitraum sowie einen Erläuterungsbericht ergänzt werden.

 

5.5 Liquidationsschlussrechnung

Neben der Liquidationsschlussbilanz müssen die Liquidatoren eine sogenannte Schlussrechnung erstellen. Dabei handelt es sich um eine rein interne Rechnungslegung, auf deren Grundlage die Gesellschafter über die Entlastung der Liquidatoren beschließen. In der Schlussrechnung ist über den Liquidationsverlauf zu berichten und die Abrechnung des nach der Liquidationsschlussbilanz zu verteilenden Vermögens zu dokumentieren. Hinsichtlich der Erstellung der Schlussrechnung müssen die Liquidatoren weder Form- noch Verfahrensvorschriften beachten.

 

6 Liquidationsbesteuerung

 

Zu unterscheiden sind steuerliche Aspekte bezüglich der GmbH und bezüglich der Gesellschafter.

 

6.1 Ertragsteuerliche Aspekte bezüglich der GmbH i.L.

 

6.1.1 Körperschaftsteuer

Die aufgelöste GmbH ist weiterhin körperschaftsteuerpflichtig. Die Gesellschaft versteuert den im Abwicklungszeitraum erzielten Gewinn.

Der Abwicklungszeitraum beginnt mit der Auflösung und endet mit dem Abschluss der Liquidation. Während dieses Zeitraums finden keine Körperschaftsteuerveranlagungen statt. Anstelle dessen wird der gesamte Abwicklungszeitraum zusammengefasst. Zu beachten ist aber, dass der Besteuerungszeitraum drei Jahre nicht übersteigen soll.

Zur Ermittlung des Abwicklungserfolgs ist das sogenannte Abwicklungsendvermögen dem Abwicklungsanfangsvermögen gegenüberzustellen. Das Abwicklungsendvermögen ist das zu verteilende Vermögen, vermindert um steuerfreie Vermögensmehrungen, die der GmbH i.L. im Abwicklungszeitraum zugeflossen sind. Das Abwicklungsanfangsvermögen ist das Betriebsvermögen, das am Schluss des Wirtschaftsjahres vor der Auflösung der Veranlagung zur Körperschaftsteuer zugrunde gelegt wurde.

Der steuerpflichtige Liquidationsgewinn unterliegt einer Körperschaftsteuer in Höhe von 15 %.

 

6.1.2 Gewerbesteuer

Auch die Gewerbesteuerpflicht der GmbH erlischt durch die Auflösung nicht, sondern bleibt bis zum Ende der Abwicklung bestehen. Der Gewerbeertrag, der für den ganzen Abwicklungszeitraum ermittelt wird, ist auf die Jahre dieses Zeitraums zu verteilen.

 

6.1.3 Ertragsteuerliche Organschaft

Wie bereits erwähnt, enden nach umstrittener, aber herrschender Meinung mit Auflösung der Gesellschaft etwaige Unternehmensverträge, zu welchen auch ein Gewinnabführungsvertrag zählt. Dieser aber ist unter anderem Voraussetzung für eine ertragsteuerliche Organschaft, bei welcher eine rechtlich selbständige juristische Person steuerlich in ein herrschendes Unternehmen eingegliedert wird. Geht man davon aus, dass mit Auflösung der GmbH ein geschlossener Gewinnabführungsvertrag automatisch beendet ist, so bedeutet die Auflösung damit auch die Beendigung einer bis dahin bestehenden ertragsteuerlichen Organschaft.

 

6.2 Ertragsteuerliche Aspekte bezüglich der Gesellschafter

Zu bemerken ist zunächst, dass es sich bei Liquidationszahlungen des Abwicklungsendvermögens, die die Gesellschaft an die Gesellschafter leistet,

  • entweder um Kapitalerträge (Zahlungen aus Gewinnrücklagen)
  • oder um Kapitalrückzahlungen (Zahlungen aus dem Nennkapital oder steuerlichen Einlagekonto) handeln kann.

Durch die steuerliche Erfassung der Kapitalerträge als Einkünfte aus Kapitalvermögen oder als Einkünfte aus Gewerbebetrieb wird sichergestellt, dass thesaurierte Gewinne (offene Rücklagen) und stille Reserven im Vermögen der Gesellschaft besteuert werden. Den Kapitalrückzahlungen kommt die Funktion eines Veräußerungspreises zu, der bei der Liquidation der Gesellschaft fehlt. Sie sind daher – je nachdem, ob es sich um Anteile im Privat- oder Betriebsvermögen handelt – den Anschaffungskosten oder dem Buchwert der Anteile gegenüberzustellen, woraus sich dann entweder ein Auflösungsgewinn oder -verlust ergibt.

 

Hinweis

Wie die Kapitalerträge zu besteuern und die Kapitalrückzahlungen steuerlich zu erfassen sind, ist äußerst komplex und hängt unter anderem von folgenden Parametern ab:

  • Anteile im Privat- oder Betriebsvermögen
  • Höhe der Beteiligungsquote
  • Anteilseigner natürliche oder juristische Person

Eine Darstellung der Details wäre aufgrund der Komplexität zu umfangreich. Gerne nehmen wir uns Ihres Falls persönlich an.

6.3 Umsatzsteuerliche Aspekte

Die aufgelöste GmbH ist weiterhin Unternehmerin. Damit kann sie weiterhin umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigen und bleibt vorsteuerabzugsberechtigt. Hinsichtlich der Erklärungspflichten gelten die allgemeinen Regeln.

Die Verteilung des Abwicklungsendvermögens unter den Gesellschaftern ist nicht umsatzsteuerbar, weil es an einem Leistungsaustausch fehlt.

Ist die GmbH Organträger einer umsatzsteuerlichen Organschaft, so wird mit ihrer Auflösung die Organschaft beendet. Mit der Auflösung endet auch die aktive unternehmerische Tätigkeit des Organträgers, so dass das Abwicklungsunternehmen nicht durch Organgesellschaften gefördert werden kann und damit eine wirtschaftliche Eingliederung einer Organgesellschaft nicht mehr möglich ist.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Oktober 2014

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

GoBD: Buchführung und Belegerfassung

Merkblatt

GoBD: Buchführung und Belegerfassung

 

Inhalt

 

1 Einführung

2 Die GoBD: Eine nötige Aktualisierung

3 Die GoBD im Detail

3.1 Für wen gelten die GoBD?

3.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

3.3 Die Grundsätze im Einzelnen

3.4 Die Verfahrensdokumentation

3.5 Das interne Kontrollsystem

 

 

4 Umsetzung der elektronischen Aufbewahrung

4.1 Welche elektronischen Daten müssen aufbewahrt werden?

4.2 Grundregeln der elektronischen Archivierung

4.3 Dokumentenmanagementsysteme

4.4 Beispiele zur elektronischen Archivierung

4.5 Das ersetzende Scannen

5 Weitere Fragen

6 Checkliste

 

 

1 Einführung

 

Die Finanzverwaltung findet immer mehr Gefallen an den Segnungen der elektronischen Datenverarbeitung (EDV). Denn durch die Automatisierung der Prozesse bei der Bearbeitung von Steuererklärungen und bei Betriebsprüfungen winken große Entlastungen für die Beamten. Für Sie als Steuerpflichtigen bedeutet die Hinwendung der Behörden zu den Möglichkeiten der EDV aber auch einen Mehraufwand. Denn letztlich sind Sie es, der die Weichen für die Erleichterungen stellen und seine EDV-Systeme und betrieblichen Prozesse an die gesetzlichen Vorgaben anpassen muss.

Daher sollten Sie sich umso intensiver mit den von der Finanzverwaltung formulierten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) auseinandersetzen, umso mehr Sie Ihre Buchführung selbst erledigen. Und selbst wenn Sie diesen Bereich größtenteils an unser Haus abgeben, müssen Sie diese Grundsätze in Ihrem Betrieb umsetzen, um der Ordnungsmäßigkeit Genüge zu leisten und bei späteren Betriebsprüfungen auf der sicheren Seite zu sein. Denn im schlimmsten Fall verwirft das Finanzamt Ihre Buchführung und greift auf seine Schätzungsbefugnis zurück.

Um Ihnen die Umsetzung zu erleichtern, werden in diesem Merkblatt nicht nur die Pflichten gemäß GoBD dargestellt, sondern es wird auch über die Möglichkeiten informiert, wie Sie Ihr betriebliches Belegwesen und Ihre elektronische Buchführung mittels neuer Technologien effizienter und kostengünstiger gestalten können. Dabei werden die relativ konkreten Äußerungen der Finanzverwaltung zu Themen wie dem sogenannten ersetzenden Scannen von Belegen und der elektronischen Rechnungsstellung berücksichtigt. Damit ist zwar einerseits ein Umsetzungsaufwand verbunden, auf der anderen Seite bietet dies jedoch auch die Gelegenheit, sowohl Ihre bestehenden Abläufe zu überprüfen als auch innovative neue Prozesse rechtssicher in Ihre betrieblichen Abläufe zu integrieren.

 

2 Die GoBD: Eine nötige Aktualisierung

 

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat bereits am 14.11.2014 sein Schreiben über die GoBD veröffentlicht. Die darin enthaltenen Grundsätze sind bereits für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015 anzuwenden, in vielen Unternehmen dürfte jedoch die Anpassung aktuell noch nicht bis in die letzten wichtigen Details vollzogen worden sein. Nach Ansicht der Finanzverwaltung hat sich durch das sogenannte GoBD-Schreiben nichts Grundlegendes geändert gegenüber den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS), basierend auf einem BMF-Schreiben von 1995. Formal mag das sogar zutreffen – der Teufel steckt jedoch im Detail. Denn viele Punkte werden durch die GoBD endlich konkretisiert und klarer formuliert. Während die GoBS in weiten Teilen sowohl für Betriebsprüfer als auch für Steuerpflichtige lediglich grobe Leitlinien bereithielten, sind die Vorgaben der GoBD viel verbindlicher ausgestaltet. Dadurch kann sich aber auch entsprechender Anpassungsbedarf in den betroffenen Betrieben ergeben.

 

3 Die GoBD im Detail

3.1 Für wen gelten die GoBD?

 

Die GoBD betreffen zunächst einmal alle buchführungspflichtigen Betriebe, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Des Weiteren sind jene Steuerpflichtigen betroffen, die freiwillig Bücher führen und Bilanzen erstellen. Letztendlich geht die Finanzverwaltung aber davon aus, dass die allgemeinen Ordnungsvorschriften (siehe Punkt 3.3) generell von jedem Unternehmer beachtet werden müssen. Daher sollten Sie die GoBD – zumindest sinngemäß – auch als Einnahmenüberschussrechner befolgen.

 

3.2 Welche betrieblichen Systeme sind betroffen?

 

Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern. Neben der betrieblichen EDV zählen hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme. Das können zum Beispiel auch elektronische Waagen, Zeiterfassungssysteme und Ähnliches sein.

 

Hinweis

Letztlich müssen Sie also jede elektronische Apparatur dahingehend untersuchen, ob sie buchführungsrelevante Daten liefert.

Beispiel

Als buchführungsrelevant gelten insbesondere die folgenden Systeme:

 

  • Anlagenbuchführung
  • Archiv- und Datenmanagementsysteme
  • elektronische Kassensysteme
  • Lohnbuchhaltungssysteme
  • Taxameter
  • elektronische Warenwirtschaftssysteme
  • elektronische Zahlungssysteme

Für die Buchführung irrelevant und somit nicht betroffen dürften viele elektronische Werkzeuge und Messgeräte sein, die einzig für die Abwicklung konkreter Aufträge erforderlich sind, deren Nutzung nicht extra aufgezeichnet wird und die somit auch keine Grundlage zum Beispiel für Rechnungspositionen liefern können.

 

3.3 Die Grundsätze im Einzelnen

3.3.1 Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

 

Wie die analoge muss auch die elektronische Buchführung so beschaffen sein, dass ein Betriebsprüfer sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über Grundbuchaufzeichnungen, Journale und Konten bis hin zur Steuererklärung muss lückenlos nachvollziehbar sein. Das gilt auch dann, wenn relevante Daten in unterschiedlichen Formaten erstellt wurden.

 

Beispiel

Eine GmbH war bisher gut mit dem Buchführungsprogramm eines kleineren Anbieters zurechtgekommen, welches sie von einer regionalen Softwarefirma an ihre speziellen Bedürfnisse hatte anpassen lassen. Wegen ihres stetigen Wachstums musste sie jedoch einen Systemwechsel zur Komplettlösung eines internationalen Softwarehauses vollziehen.

Nach wochenlanger, kostenintensiver Implementierung des neuen Systems stellt sich heraus, dass die Altbestände nicht oder nur sehr aufwendig und mit vorgelagerten Konvertierungsarbeiten ins neue System übernommen werden können. Außerdem können die Daten danach nur noch als PDF-Datei lesbar gemacht werden.

 

Im Beispielfall ergeben sich verschiedene Probleme im Hinblick auf die Nachprüfbarkeit: Grundsätzlich ist eine Konvertierung von Daten zur Nutzung in anderen Systemen zwar zulässig, jedoch mit Hürden versehen. So darf der Inhalt der ursprünglichen Dateien nicht verändert werden und es dürfen auch keine Informationen verlorengehen.

Außerdem untersagt die Finanzverwaltung im GoBD-Schreiben die Umwandlung der Daten eines Buchführungsprogramms in PDF-Dateien, wodurch die im Beispielfall genannte Möglichkeit ausscheidet. Wenn sich also keine Lösung zur direkten Übernahme ins neue System findet, muss die Vorgängersoftware inklusive der Datenbestände für den Rest der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel zehn Jahre) für den Fall einer Betriebsprüfung weiterhin vorgehalten werden.

 

3.3.2 Vollständigkeit

 

Für jeden Geschäftsvorfall sind alle relevanten Informationen aufzuzeichnen (z.B. Name des Geschäftspartners, Datum und konkrete Leistungsbeschreibung). Es gibt jedoch branchenspezifische Besonderheiten: So muss der Name des Kunden weder bei Bargeschäften im Einzelhandel noch von Taxiunternehmen zwingend erfasst werden.

 

Hinweis

Der Bundesfinanzhof hat jedoch unabhängig von den GoBD entschieden, dass die Aufzeichnung von einzelnen Transaktionen im Einzelhandel als zumutbar gilt, wenn ein Kassensystem ohnehin die entsprechenden Einzelaufzeichnungen automatisch vorhält. Damit besteht bei entsprechend ausgestatteten Kassensystemen eine Aufzeichnungspflicht, die auch zu einer Aufbewahrungs- und Herausgabepflicht führt.

 

Speziell bei EDV-gestützter Buchhaltung ist zu beachten, dass verdichtete Aufzeichnungen nur dann zulässig sind, wenn sich die Zusammensetzung nachvollziehen lässt und die einzelnen Vorgänge kenntlich gemacht werden können. Es dürfen durch die EDV keine Geschäftsvorfälle unterdrückt werden. So sind etwa Kassensysteme, die die Erstellung von Belegen ohne entsprechende Verbuchung der Einnahmen ermöglichen, unzulässig. Stornobuchungen und Löschungen müssen nachvollziehbar sein.

 

3.3.3 Richtige und zeitgerechte Aufzeichnung und Buchung

 

Richtigkeit bedeutet hier, dass die Aufzeichnungen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen müssen. Deshalb ist es auch wichtig, dass ein enger zeitlicher Zusammenhang zwischen einem Geschäftsvorfall und seiner Erfassung in der elektronischen Buchhaltung besteht.

Nach den Vorstellungen der Finanzverwaltung sollen unbare Vorgänge – zum Beispiel Überweisungen – innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden. „Erfassen“ im Sinne der GoBD bedeutet nicht zwingend schon die EDV-gestützte Erfassung im Buchhaltungsprogramm oder die Festschreibung, aber zumindest eine geordnete Identifikation und Ablage der Belege.

Bei Kasseneinnahmen gilt die Regel der täglichen Erfassung zumindest in einem (elektronischen) Kassenbuch. Bei einer elektronischen Kassenbuchführung mit Hilfe einer Tabellenkalkulation empfiehlt es sich, die entsprechende Datei täglich nachvollziehbar abzuspeichern, um das Befolgen der Regel zu dokumentieren.

 

Hinweis

Wenn Sie kein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen, in dem die Änderungen an den Dateien ohnehin bei jedem Speichern automatisch mitdokumentiert werden, können Sie das elektronische Kassenbuch jeden Tag einmal als eigenständige PDF-Datei abspeichern.

 

Werden Geschäftsvorfälle periodisch verbucht oder Aufzeichnungen entsprechend erstellt, gelten folgende Vorgaben:

  • Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats müssen bis zum Ablauf des folgenden Monats erfasst (also verbucht bzw. aufgezeichnet) werden.
  • Bis zur Erfassung muss sichergestellt werden, dass die Unterlagen nicht verlorengehen. Das geschieht insbesondere durch die laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen, ferner durch die Ablage in besonderen Ordnern oder auch durch elektronische Grundbuchaufzeichnungen in PC-Kassen, Warenwirtschafts- oder Fakturierungssystemen.

 

Hinweis

Sie können Ihre Belege monatlich, quartalsweise oder jährlich zu uns bringen. Die eigentliche und EDV-gestützte Erfassung kann dann weiterhin bei uns in der Steuerkanzlei stattfinden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, künftig verstärkt auf eine geordnete Belegablage zu achten, da dieser Punkt im GoBD-Schreiben klar hervorgehoben wurde.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, tragen Sie bitte dafür Sorge, dass die oben genannten zeitlichen Vorgaben eingehalten werden.

 

3.3.4 Ordnung und Unveränderbarkeit

 

Verlangt werden eine systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Schon die Sammlung der Unterlagen muss planmäßig erfolgen. Bare und unbare Geschäftsvorfälle sollten grundsätzlich getrennt verbucht, Änderungen in der Buchführung klar dokumentiert werden.

 

Hinweis

Als Selbstbucher sollten Sie wegen der Forderung nach Unveränderbarkeit der Daten darauf achten, dass regelmäßig – zum Beispiel bei der Übertragung der Umsatzsteuer an die Finanzverwaltung – eine Festschreibung der Buchhaltungsvorgänge erfolgt. Spätere Änderungen an den Buchführungsdaten müssen nachvollziehbar sein.

 

Vorsicht ist in diesem Zusammenhang bei der Nutzung von MS Excel oder ähnlicher Software geboten. Solche Programme gewährleisten keine lückenlose Änderungshistorie und werden deshalb von der Finanzverwaltung für Buchhaltungszwecke grundsätzlich nicht anerkannt. Das gilt auch für andere Aufzeichnungen wie zum Beispiel Fahrtenbücher. Eine Führung der Nachweise in nichtanerkannten Programmen kann zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs führen.

 

Hinweis

Sie sollten bei der Softwarewahl, insbesondere bei günstigen Angeboten, kritisch sein. Informieren Sie sich besser vorab, ob eine Änderungshistorie enthalten ist und ob sich Daten problemlos in andere Systeme übertragen lassen.

 

3.4 Die Verfahrensdokumentation

 

Schon das GoBS-Schreiben aus dem Jahr 1995 hat die Verfahrensdokumentation als zentrales Informations-dokument für die Abläufe und den Aufbau der elektronischen Buchführung thematisiert. Allerdings waren die Ausführungen damals eher allgemein gehalten, so dass die praktische Umsetzung von Betrieb zu Betrieb unter-schiedlich ausfiel und die reine Erfüllung der Pflicht, „etwas für die Betriebsprüfung zu haben“, im Vordergrund stand. Mit dem GoBD-Schreiben gibt es erstmals detaillierte Vorgaben zum notwendigen Inhalt: Allgemein müssen aus der Dokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen.

 

Hinweis

Im GoBD-Schreiben wird die Verfahrensdokumentation häufig erwähnt. Vermutlich wird die Finanzverwaltung diese künftig verstärkt ins Visier nehmen.

 

Der konkrete Inhalt der Verfahrensdokumentation hängt stark von den Prozessen im jeweiligen Unternehmen ab. Hier gibt es kein allgemeingültiges Muster. Allerdings nimmt die Finanzverwaltung Stellung zum Aufbau und zu bestimmten Aspekten, die in jedem Fall enthalten sein müssen. Hiernach muss die Verfahrensdokumentation insbesondere folgende Punkte enthalten:

  • Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Diese sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann.
  • Eine Anwenderdokumentation. Hierunter ist eine umfassende Gebrauchsanweisung für den jeweiligen Anwender zu verstehen, die detailliert und verständlich durch die einzelnen Prozessschritte führt.
  • In einer technischen Systemdokumentation sind insbesondere Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen.
  • Eine Betriebsdokumentation, also eine Darstellung des betrieblichen Umfelds, der Branche und relevanter Kennzahlen des Betriebs aus technischer und organisatorischer Sicht.
  • Eine Beschreibung des sogenannten internen Kontrollsystems (siehe Punkt 3.5).
  • Ausführungen zum Datensicherungskonzept mit Informationen zu den verwendeten Datenträgern und Back-up-Systemen.
  • Eine Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme.
  • Eine nachvollziehbare Historie der Änderungen innerhalb der Dokumentation.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Teile der Verfahrensdokumentation in Ihrem Unternehmen vorhanden sind oder dass Sie bereits eine Dokumentation nach den bisherigen GoBS-Maßstäben vorbereitet haben. Insbesondere eine technische Dokumentation dürfte verfügbar oder einfach zu beschaffen sein.

 

Hinweis

Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie ungenügend, stellt dies zumindest dann keinen schwerwiegenden Mangel dar, wenn die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit ansonsten gesichert ist. Andernfalls kann der Mangel zum Verwerfen der Buchhaltung und gegebenenfalls zu einer unvorteilhaften Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder zu aufwendigen Nacharbeiten führen.

Da die Verfahrensdokumentation als Beschreibung größtenteils technischer Prozesse aus der Welt der EDV stammt, wird sich der Betriebsprüfer vermutlich nicht bis ins letzte Detail einarbeiten. Umso wichtiger ist es, eine verständliche Beschreibung der Prozesse in einer Gesamtübersicht zu bieten. Erscheint diese allgemeine Beschreibung dem Betriebsprüfer als stimmig, wird er möglicherweise von einer tiefergehenden Analyse der Dokumentation absehen. Daneben dürfte auch die Beschreibung des internen Kontrollsystems eine herausragende Rolle spielen.

Dass der Begriff der Verfahrensdokumentation seinen Ursprung im EDV-Bereich hat, macht die Sache leider nicht einfacher. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung der Dokumentation unbedingt fachkundiges Personal einbeziehen – sei es aus der eigenen EDV-Abteilung oder von einer externen EDV-Beratungsfirma.

 

3.5 Das interne Kontrollsystem

 

Innerhalb der Verfahrensdokumentation kommt der Beschreibung des internen Kontrollsystems eine herausragende Bedeutung zu. Im Betrieb müssen wirksame Kontrollen eingerichtet werden, die die Einhaltung der GoBD sicherstellen. Das System darf nicht nur auf dem Papier bestehen, sondern die Kontrolle muss tatsächlich ausgeübt werden. Nach dem GoBD-Schreiben umfasst das interne Kontrollsystem insbesondere die folgenden Aspekte:

    • Kontrolle der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen auf die Systeme der elektronischen Buchführung und der vorgelagerten Systeme: Die Daten sind hinsichtlich der Einhaltung der Vorgaben in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Es muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter sich an die Vorgaben halten (dass z.B. kein unautorisierter Zugriff aufgrund abweichender Arbeitsteilung unter den Mitarbeitern erfolgt).

 

    • Funktionstrennungen: Definition von Zuständigkeiten der Mitarbeiter im Gesamtprozess, zum Beispiel Zuordnung von Erstellungs- und Review-Rollen bei den jeweiligen Sachbearbeitern (Vieraugenprinzip). Auch die Einhaltung dieser Prozesse muss regelmäßig kontrolliert werden.

 

    • Erfassungskontrolle: Hier sind insbesondere Fehlerhinweise durch das System gemeint, zum Beispiel bei unvollständigen Archivierungsvorgängen. Außerdem sollten programmseitig automatisierte Plausibilitätsprüfungen und Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe durchgeführt werden.

 

    • Turnusmäßige Kontrolle der zutreffenden technischen Verarbeitung.

 

  • Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

 

4 Umsetzung der elektronischen Aufbewahrung

4.1 Welche elektronischen Daten müssen aufbewahrt werden?

 

Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Daten aufbewahrungspflichtig. Leider gibt die Finanzverwaltung aber keine genaue Definition, wann Daten von steuerlicher Relevanz sind.

 

Hinweis

Als Faustregel gilt, dass Daten dann besteuerungsrelevant sind, wenn aus ihnen Betriebsausgaben oder -einnahmen verbucht werden oder wenn sie sich in sonstiger Weise – etwa als Abschreibungen oder Einlagen und Entnahmen – auf den steuerlichen Gewinn auswirken.

 

So können auch Daten der Betriebskalkulation steuerlich relevant sein, wenn sie bei der Rückstellungsberechnung oder bei der Festlegung steuerlicher Verrechnungspreise eine Rolle spielen.

 

Beispiel

Als steuerlich relevant werden insbesondere die folgenden Daten angesehen:

 

  • Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe
  • Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen
  • Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind
  • Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen
  • Daten aus separaten Systemen für die Reisekostenabrechnung

 

In der Regel gelten die folgenden Unterlagen als steuerlich nicht relevant:

 

  • Personalakten
  • private Korrespondenz
  • betriebsinterne Statistiken
  • Rechtsgutachten (ob steuerliche Gutachten relevant sind und vorgelegt werden müssen, ist oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen)
  • Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten
  • Unterlagen über private Kontoverbindungen oder Vermögen von Gesellschaftern, Mitarbeitern, Geschäftsführern und Kunden (relevant sind dagegen alle Daten über Leistungen und Zahlungen, die das Unternehmen an diese erbracht oder von ihnen empfangen hat)
  • Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements

 

4.2 Grundregeln der elektronischen Archivierung

 

Mittlerweile sind elektronische Archivsysteme derart ausgereift und leistungsfähig, dass das (weitgehend) papierlose Büro immer besser realisierbar wird. Viele Unternehmen verfügen über leistungsfähige EDV-Systeme, deren Kapazitäten in Bezug auf Speicherplatz und Rechenleistung noch lange nicht ausgeschöpft sind. Diese brachliegenden Potentiale kann man idealerweise für eine elektronische Archivierung nutzen.

Neben der Speicherung in Formaten, die nicht veränderbar bzw. in denen Veränderungen nachvollziehbar sind, muss auch die Systematik der Ablage so beschaffen sein, dass sich der Betriebsprüfer problemlos einen Überblick verschaffen kann. Insbesondere folgende Grundsätze sind zu beachten:

  • Systemfreiheit des elektronischen Archivformats

 

 

Es gibt weder verbindliche Standards, Formate oder Produkte für die elektronische Archivierung, noch offizielle Testate der Finanzverwaltung. Sie können also das für Ihr Unternehmen am besten passende Archivierungssystem frei auswählen.

 

  • zeitnahe Archivierung von Belegen

 

 

Alle elektronischen Belege sind möglichst zeitnah zum Empfang oder zur Erstellung zu archivieren, um Datenverlust und -verfälschung zu vermeiden (vgl. auch Punkt 3.3.3). Entsprechende Speicherroutinen sind fest in den betrieblichen Prozessablauf einzuplanen, um eine lückenlose und zeitnahe Erfassung aller Dokumente zu gewährleisten.

 

  • Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Daten

 

 

Nachträgliche Änderungen an elektronischen Dokumenten, auch unbeabsichtigte, müssen ausgeschlossen werden bzw. es muss eine Nachvollziehbarkeit durch eine lückenlose Änderungshistorie gewährleistet sein. Auch organisatorisch muss durch ein entsprechendes Datensicherheitskonzept gewährleistet sein, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben.

 

  • Sicherstellung der Auswertbarkeit der Daten

 

 

Für die steuerliche Außenprüfung ist eine schnelle Lesbarmachung und Auswertbarkeit der elektronischen Dokumente erforderlich. Alle archivierten Daten sind in einen nachvollziehbaren und eindeutigen Index aufzunehmen. Die Indexierung muss etwa anhand einer Dokumenten-ID, der Dokumentenart, der Zuordnung zu den Stammdaten oder nach Belegnummer erfolgen. Entsprechend sind die elektronischen Dokumente mit einem nachvollziehbaren Dateinamen zu versehen. Der Index muss über eine Suchfunktion auswertbar sein. Eine Datenverdichtung zum Zweck der Speicherung ist zulässig, wenn die verdichteten Daten ohne großen Aufwand wieder lesbar gemacht werden können.

 

  • Formattreue

 

 

Elektronische Dokumente sind grundsätzlich in dem Format abzuspeichern, in dem sie empfangen werden. Die Archivierung eines elektronischen Dokuments durch Ausdruck in Papierform ist unzulässig. Papierdokumente können hingegen durch ersetzendes Scannen elektronisch archiviert werden (siehe Punkt 4.5).

 

  • Dokumentation des Archivierungsvorgangs

 

 

Das gesamte Archivierungsverfahren muss in der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar festgehalten werden. Aus der Dokumentation muss hervorgehen, wie die GoBD bei der Archivierung umgesetzt worden sind.

 

4.3 Dokumentenmanagementsysteme

 

Wie bereits beschrieben, fordern die GoBD für die Archivierung elektronischer Unterlagen neben der Formattreue auch die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten bzw. die Nachprüfbarkeit von Änderungen sowie die Aufnahme in einen Index. Das Problem ist, dass gängige Programme (MS Word, MS Excel) keine Dokumentation von Änderungen zulassen bzw. diese lediglich optional ist. Ein gängiges Betriebssystem verfügt überdies weder über die Möglichkeit der GoBD-konformen Indexierung noch über eine entsprechende Suchfunktion.

Ein DMS stellt hierzu eine Lösung aus einem Guss dar, mit dem sowohl die Anforderungen der Nachprüfbarkeit von Änderungen bzw. der Unveränderbarkeit als auch die Anforderung der Indexierung erfüllt werden.

In einem DMS können alle (an sich nicht GoBD-konformen) Dateiformate archiviert werden. Ein DMS hat die Funktion eines Datencontainers, der gleichzeitig über eine detaillierte Suchfunktion verfügt. Wird eine Datei in ein DMS eingestellt, so erfolgt schon bei der Speicherung eine eindeutige Dateibenennung und Zuordnung zu verschiedenen Dokumententypen (z.B. Rechnung, Korrespondenz). Hierdurch wird die Auffindbarkeit der Dateien massiv erleichtert.

 

4.4 Beispiele zur elektronischen Archivierung

4.4.1 E-Mails

 

Die reine Ablage zum Beispiel einer Outlook-Datei in einem Ordner auf der Festplatte entspricht nicht den Anforderungen an die Unveränderbarkeit aus den GoBD. Außerdem dürfte bei einer entsprechenden Menge an E-Mail-Korrespondenz eine solche Ablageform schnell unübersichtlich werden. Auch das Belassen der E-Mails im E-Mail-Programm ist im Hinblick auf das Erfordernis der Unveränderbarkeit kritisch zu sehen. Es sollten zusätzliche Maßnahmen getroffen werden, um die Unveränderbarkeit bzw. die lückenlose Dokumentation von Änderungen zu gewährleisten.

 

Hinweis

Der Ausdruck einer E-Mail inklusive der Anlagen in Papierform und die entsprechende Ablage erfüllt auf keinen Fall die Anforderungen der GoBD. Dies scheitert bereits an der geforderten Formattreue. Außerdem gehen auf diesem Weg möglicherweise in der E-Mail befindliche Informationen verloren.

 

E-Mails können in einem DMS prüfungssicher archiviert werden. Ein DMS stellt hierbei regelmäßig eine Gesamtlösung für die Archivierung aller elektronischen Dokumente des Unternehmens dar. Darüber hinaus gibt es auch Lösungen, die sich lediglich auf die GoBD-konforme E-Mail-Archivierung beziehen und in die bestehende E-Mail-Software implementiert bzw. mit dieser verknüpft werden.

Wichtig ist, dass die E-Mails durch die jeweilige Archivierungslösung auswertbar bleiben. Insbesondere die Möglichkeit der Volltextrecherche muss auch nach der Archivierung noch gegeben sein.

 

Hinweis

Für die Archivierung von E-Mail-Anhängen gilt dasselbe wie für den eigentlichen Text der E-Mail. Auch Anhänge müssen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden. Wird ein Anhang (z.B. eine Rechnung) per E-Mail ohne relevanten Text verschickt, muss nur der Anhang gespeichert werden, nicht die reine „Transport-E-Mail“. Dies gilt aber nur dann, wenn die E-Mail selbst keine steuerlich relevanten Informationen enthält (z.B. Angaben zu Skonto).

 

4.4.2 Elektronische Kontoauszüge

 

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat in einer Verfügung aus dem Jahr 2014 klargestellt, dass die Aufbewahrung eines Papierausdrucks eines elektronischen Kontoauszugs für eine gesetzeskonforme Archivierung nicht ausreicht.

Viele Banken erstellen Kontoauszüge nur noch elektronisch. Hierbei handelt es sich oft um Dateien im TIFF- oder PDF-Format oder im maschinell auswertbaren Format CSV. Diese können vom Kunden dann abgerufen werden. Dieser muss aber dafür Sorge tragen, dass empfangene Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von Excel- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind. Hier ist wiederum die Einspielung der Daten in ein DMS eine Möglichkeit.

Andererseits kann man elektronische Kontoauszüge beim Kreditinstitut unbefristet vorhalten lassen und bei Bedarf abrufen. Dies dürfte jedoch zusätzliche Absprachen mit der jeweiligen Bank bedeuten, die möglicherweise auch zu weiteren Kosten führen. Gerade für Betriebe, die kein DMS verwenden und für die eine Indexierung und Änderungsdokumentation durch sonstige Maßnahmen nicht möglich ist, dürfte diese Variante die sicherste Lösung sein.

 

4.5 Das ersetzende Scannen

 

Neben der Umsetzung der ohnehin vorhandenen Pflicht zur elektronischen Ablage von Unterlagen und Belegen, die in elektronischen Formaten eingegangen sind, kann man auch einen Schritt weiter gehen: Man kann nahezu sämtliche Papierbelege des Unternehmens durch Einscannen elektronisch erfassen – sowohl selbsterstellte als auch erhaltene. Der große Vorteil: Sind die Belege richtig elektronisch erfasst, können die Papierbelege noch vor Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen beträgt zwischen

 

    • sechs Jahren (z.B. bei Geschäftsbriefen und geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz sowie bei Mahnungen und Verträgen; bei Letzteren beginnt die Frist erst nach Ablauf der Vertragslaufzeit) und

 

  • zehn Jahren (z.B. bei Ein- und Ausgangsrechnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen und Buchungsbelegen).

Für den Großteil der Geschäftsunterlagen besteht also eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Jedes belegintensive Unternehmen kennt die Problematik angemessener Archivräume für die notwendige Papierablage – angefangen bei den räumlichen Kapazitäten über die Ausstattung mit Regalen und Registern bis hin zur Klimatisierung. Das alles verursacht Kosten für Miete, Einrichtung, Energie – und zwar nicht zu knapp. Das GoBD-Schreiben enthält erstmals Vorgaben für die mittelfristig sparsame Alternative: das ersetzende Scannen. Auch für diesen Prozess ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Darin müssen die folgenden Schritte dokumentiert sein.

 

Personelle Anforderungen

 

Es ist aufzunehmen, welche Mitarbeiter für den Prozess von der anfänglichen Sichtung über die Auswahl der zu scannenden Belege bis hin zur Vernichtung der Originale verantwortlich sind. Es muss außerdem dokumentiert werden, dass die Mitarbeiter in ihre Aufgaben eingewiesen wurden. Entsprechende Geräte und Verzeichnisse dürfen nur für diejenigen Mitarbeiter zugänglich sein, die mit dem Prozess betraut sind bzw. in deren Tätigkeitsbereich die jeweiligen Daten fallen. Hierdurch soll sowohl einer unbeabsichtigten als auch einer vorsätzlichen Veränderung der Daten durch unbefugte Personen vorgebeugt werden.

Werden externe Dienstleister eingeschaltet, ist genau zu dokumentieren, welche Prozessschritte sie übernehmen. Hier ist es sinnvoll, verschiedene Benutzergruppen mit unterschiedlichen Schreib- und Leseberechtigungen zu etablieren. Besonders sensible Bereiche innerhalb der Datenspeicher sollten durch Passwörter geschützt werden.

 

Technische Anforderungen

 

Es muss genau beschrieben werden, welche Hard- und Software zur Digitalisierung und Aufbewahrung verwendet wird. Dazu gehört zum Beispiel auch die Buchhaltungssoftware, wenn darin digitalisierte Belege gespeichert werden. Die Hard- und Software muss technisch auf einem hinreichenden Niveau sein, um die Lesbarkeit zu gewährleisten sowie die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit den Originalen zu garantieren (generelle Scanqualität und funktionierende Texterkennung).

 

Beschreibung des Verfahrensablaufs

 

Es ist der gesamte Archivierungsprozess darzulegen, beginnend beim Eingang bzw. der Generierung der Belege über den Scanprozess bis hin zur elektronischen Ablage. Das in der Dokumentation dargestellte Verfahren muss im Unternehmen auch wirklich gelebt werden. Dazu sollten stichprobenartige Kontrollen des Prozesses durchgeführt und Prüfinstanzen geschaffen werden, etwa durch konsequente Anwendung des Vieraugenprinzips oder durch Freigaberoutinen durch Vorgesetzte.

Eine schematische Übersicht, wie der Scanprozess in Ihrem Betrieb umgesetzt werden könnte, finden Sie in der nachfolgenden Abbildung.

Weitere Hinweise zum Ablauf des Scanprozesses

 

Vorbereitend muss eine Auswahl getroffen werden, welche Dokumente ersetzend gescannt werden können. Dies setzt voraus, dass sowohl die eingehenden als auch die intern erstellten Belege einer zentralen Stelle zugeleitet werden.

Bestimmte Dokumente sind vom ersetzenden Scannen auszunehmen, wie zum Beispiel Urkunden, gerichtliche Entscheidungen sowie Jahresabschlüsse. Diese müssen weiterhin im Original aufbewahrt werden.

 

Hinweis

Ausnehmen sollte man außerdem Papierdokumente, bei denen man aufgrund ihrer Qualität oder anderer besonderer Eigenschaften aus technischen Gründen keinen verwertbaren Scan erzeugen kann. Schwierig kann es zum Beispiel bei doppelseitig beschriebenen Papierdokumenten auf sehr dünnem Papier oder bei Dokumenten mit einer sehr geringen Kontraststärke werden. Kleben auf den Papierdokumenten Notizzettel, so sollten diese entfernt oder so umgeklebt werden, dass das Papierdokument vollständig lesbar ist. Gerne stehen wir Ihnen bei weiteren Fragen zum ersetzenden Scannen zur Verfügung.

 

5 Weitere Fragen

 

Kostet das alles nicht nur Geld und verkompliziert die betrieblichen Abläufe noch mehr?

Die GoBD sind zwingend umzusetzen, daran führt kein Weg vorbei. Bei den weiteren Möglichkeiten wie dem papierlosen Büro durch ersetzendes Scannen kommen sicherlich zunächst Anfangskosten auf das Unternehmen zu. Beim ersetzenden Scannen können mittelfristig Archivierungskapazitäten gespart werden. Auch die Umstellung der Rechnungstellung auf die elektronische Rechnung bietet Einsparungspotential. Die Kosten einer Papierrechnung betragen geschätzt zwischen 9 € und 11 €. Schon bei einem Volumen von 100 bis 200 Rechnungen monatlich sind das bis zu 26.400 € im Jahr. Die Kosten für die erste Implementierung eines elektronischen Rechnungssystems amortisieren sich also schnell, selbst wenn man von laufenden Kosten von 2.000 € bis 5.000 € im Jahr ausgeht. Mittelfristig ist auch abzusehen, dass die elektronische Archivierung und Rechnungsstellung zum Standard werden wird.

 

Hinweis

Weitere Details hierzu können Sie im Merkblatt Elektronische Rechnungen nachlesen. Sprechen Sie uns an; wir stellen Ihnen das Merkblatt gerne zur Verfügung.

 

Sicher, dass die Betriebsprüfung elektronische Bücher und Rechnungen akzeptiert?

Insbesondere die Verfahrensdokumentation dient dazu, dass sich der Betriebsprüfer einen Überblick über die betrieblichen Abläufe verschaffen kann. Sind die Buchführungs- und Aufbewahrungssysteme so beschaffen, dass er Auswertungen mit der Prüfsoftware IDEA vornehmen kann (etwa mathematisch-technische Auswertungen, eine Volltextsuche oder eine Prüfung durch Bildschirmabfragen), und sind beim ersetzenden Scannen die vorgenannten Kriterien beachtet worden, sollte es keine Probleme geben. Leider erteilen Finanzbehörden jedoch keine Positivtestate für bestimmte Soft- und Hardware hinsichtlich dieser Anforderungen.

 

Hinweis

Das GoBD-Schreiben gibt detailliert Auskunft über die verschiedenen Zugriffsrechte der Prüfer bei der digitalen Betriebsprüfung – erstmals auch bezüglich der relevanten Vor- und Nebensysteme. Zu welchen Systemen und Dateien Sie dem Prüfer Zugang verschaffen müssen, wann er etwas aus Ihrem Betrieb mitnehmen darf und wo Sie seinen Zugriff beschränken sollten, erläutern wir Ihnen bei Bedarf im Einzelfall gerne ausführlich.

 

Was passiert, wenn durch die Anpassungen oder beim ersetzenden Scannen Daten verlorengehen?

Im Extremfall kann die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Diese Schätzung fällt in der Regel unvorteilhaft aus. Auch sind Verspätungszuschläge vorstellbar. Stimmt die elektronische Buchführung nur nicht exakt mit den GoBD überein, können im Nachhinein noch Änderungen vorgenommen werden, um die Verwerfung der Buchführung abzuwenden. Wichtig ist auf jeden Fall, alle Anpassungen, die man im Betrieb vornimmt, zu überwachen und mehrere Testläufe zu starten. Außerdem sollten von allen elektronischen Daten laufend Sicherungskopien erstellt werden.

Welche Folgen hat es genau, wenn ein Betriebsprüfer Mängel in der elektronischen Buchführung feststellt?

Hier kommt es darauf an, als wie schwerwiegend der Verstoß zu werten ist und welches Ausmaß er hat. Oft führen erst mehrere Verstöße zusammengenommen dazu, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung im Ganzen verworfen wird. Die Folge wäre auch hier eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, die meistens ungünstig für den Steuerpflichtigen ist und zu Mehrsteuern führt. Wenn sich der Mangel auf einen abgrenzbaren Teilbereich der Buchführung bezieht, ist auch eine Teilschätzung möglich.

Darüber hinaus kann es Schwierigkeiten bei der Anerkennung des Vorsteuerabzugs geben, wenn elektronische Rechnungen nicht richtig archiviert worden sind. Dies kann dazu führen, dass ein Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird oder zumindest aufwendige Korrekturen durch geänderte Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerjahreserklärungen erforderlich werden.

 

Hinweis

Da das Thema GoBD erst jetzt intensiver in Betriebs-prüfungen diskutiert wird, wird sich auch erst in den nächsten Jahren zeigen, wie die Rechtsprechung auf Einzelfragen reagiert.

 

Wie können Sie als Steuerberater mein Unternehmen hinsichtlich der elektronischen Buchführung und Archivierung unterstützen?

Wir sehen unsere Aufgabe insbesondere als Vermittler zwischen den speziell steuerlichen Anforderungen der GoBD und der technischen Umsetzung durch entsprechende Anbieter. Aus unserer Sicht macht es in einem ersten Schritt Sinn, Ihren Bedarf zu klären und aufzudecken, wo konkret in Ihrem Unternehmen mögliche Risiken hinsichtlich der Umsetzung der GoBD bzw. der elektronischen Archivierung liegen.

In einem nächsten Schritt gilt es, für Sie die Lösung zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Bei der Entscheidungsfindung sind auch Kosten und Nutzen der entsprechenden technischen Lösungen sowie Ihr interner Aufwand zu berücksichtigen. Gerne unterstützen wir Sie dabei und erarbeiten mit Ihnen ein entsprechendes Konzept.

 

6 Checkliste

 

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

 

  • Alle elektronischen Systeme und die enthaltenen Informationen müssen so beschaffen sein, dass sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann.
  • Vollständigkeit
  • Alle relevanten Informationen sind vorzuhalten (z.B. Namen von Geschäftspartnern), bei Datenverdichtung dürfen keine Informationen verlorengehen.
  • Richtige und zeitgerechte Buchung
  • Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen in der Buchführung erfasst werden.
  • Kasseneinnahmen sind täglich zu erfassen.
  • Bei periodenweiser Erfassung ist eine geordnete Belegablage sicherzustellen.
  • Ordnung und Unveränderbarkeit
  • Systematische Erfassung sowie übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen.
  • Elektronische Dokumente müssen indexiert werden, die elektronische Auswertbarkeit muss gewährleistet sein.
  • Ursprünglicher Inhalt eines Dokuments oder einer Information muss immer feststellbar sein.
  • Formattreue bei Archivierung
  • Ist die Urversion eines Dokuments elektronisch (z.B. E-Mail-Datei) ist diese auch elektronisch zu archivieren, die Archivierung lediglich des Papierausdrucks ist nicht zulässig.
  • Liegt die Urversion eines Dokuments in Papierform vor, kann dieses auch elektronisch archiviert werden (ersetzendes Scannen). Das Papierdokument kann dann grundsätzlich vernichtet werden (außer z.B. Urkunden, Urteile im Original, unterschriebene Jahresabschlüsse).
  • E-Mail-Archivierung
  • E-Mails sind mit allen Anhängen unveränderbar bzw. mit Änderungsprotokollierung zu archivieren und in einen Index aufzunehmen.
  • Fungiert eine E-Mail nur als Träger eines Anhangs, kann auf die Archivierung verzichtet werden.
  • Die Ablage in ein Dateisystem ohne weitere Maßnahmen bezüglich Indexierung und Änderungsdokumentation ist nicht GoBD-konform.
  • Elektronische Kontoauszüge
  • Diese sind originär elektronische Dokumente und müssen auch in dieser Form archiviert werden.
  • Eine Archivierung durch zeitlich unbegrenzten Zugang (bzw. bis zu zehn Jahre) bei der kontoführenden Bank ist zulässig.

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: August 2017

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.

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