Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen
Der elektronische Kontoauszug gewinnt als Alternative zum Papier-Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Sie werden zunehmend in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei).
Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.
Steuerpflichtige müssen dafür im Rahmen interner Kontrollsysteme den elektronischen Kontoauszug bei Eingang
• auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüfen und
• diese Prüfung dokumentieren und protokollieren.
In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungs-pflichten!
Angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung werden von der Finanzverwaltung keine technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung festgelegt. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der Abgabenordnung und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.
Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und bei einer Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.
Auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermitteln, sind die vorgenannten Grundsätze anzuwenden.
Für Steuerpflichtige im Privatkundenbereich – also ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten – besteht keine Aufbewahrungspflicht. Als Zahlungsnachweise im Rahmen von Steuererklärungen werden demnach anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge anerkannt.