E-Rechnung: Was Unternehmen ab 1.1.2027 wissen müssen

Am 1.1.2025 ist die E-Rechnungspflicht zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich mit Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027 in Kraft getreten: Der Empfang, die Verarbeitung und Aufbewahrung von E-Rechnungen ist für sämtliche Unternehmen seit dem 1.1.2025 Pflicht. Die Übergangsregelung betrifft lediglich das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen.

 

Zum 1.1.2027 beginnt bei der E-Rechnung die entscheidende zweite Stufe für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen im Rahmen der B2B-Umsätze ab 800.000 € Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Kalenderjahr 2026. Dieser muss E-Rechnungen im X-Rechnungs- oder ZUGFeRD-Format oder in sonstiger zulässiger Ausgestaltung erstellen. Eine einfache PDF-Datei reicht grundsätzlich nicht mehr.

 

Hat derselbe Unternehmer 2026 dagegen nur 600.000 € Gesamtumsatz, darf er für seine 2027 ausgeführten Umsätze aufgrund der Übergangsregelung noch bis 31.12.2027 eine Papierrechnung bzw. – mit Zustimmung des Empfängers – beispielsweise eine PDF-Rechnung verwenden.

 

Für Kleinunternehmer gilt abweichend von den genannten Regelungen Folgendes:

 

Kleinunternehmer müssen seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und aufbewahren können. Der Versand von E-Rechnungen ist für Kleinunternehmer nicht verpflichtend. Diese dürfen also neben der Papierrechnung auch weiterhin PDF-Rechnungen ausstellen. Die freiwillige Versendung von E-Rechnungen ist allerdings möglich.

 

Auch bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, steuerfreien Umsätzen sowie insgesamt bei Rechnungen an Endverbraucher ist die E-Rechnung nicht verpflichtend.

Zusammenfassend gilt Folgendes:

Zeitplan im Überblick
2025 – 2026	Übergangsregelung für alle Rechnungsaussteller
2027	E-Rechnungspflicht für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
2028	E-Rechnungspflicht für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze (Ausnahme: Kleinunternehmen)

 

Wichtig: Unternehmen, die zu den jeweils für sie geltenden Stichtagen nicht ordnungsgemäß E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, aufbewahren und versenden können, eröffnen der Finanzverwaltung die Möglichkeit, Umsätze zu schätzen, den Vorsteuerabzug zu versagen oder Bußgelder verhängen zu lassen!

Es ist geplant, die Aufbewahrungsfrist für alle Unternehmen von 10 Jahren auf 15 Jahre zu verlängern. Ob die Umsetzung noch für 2027 erfolgt, ist noch nicht bekannt.

 

Ausführliche Informationen können Sie unserer E-Mail „Das Wichtigste aus dem Steuerrecht Mai 2024“ bzw. unserer E-Mail „Handlungsbedarf: Die E-Rechnung für Unternehmen ab 1.1.2025“ aus September 2024 entnehmen und gerne unsere Mandanten-Information unter nachstehendem Link aufrufen: Informationen zur E-Rechnungen

 

Unsere Empfehlung

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein großer Schritt. Es handelt sich aber um eine Pflichtaufgabe! Das Gute daran: Die Umstellung eröffnet zugleich viele Möglichkeiten, Geschäftsvorfälle deutlich einfacher und effizienter zu erfassen. Durch die Optimierung der Prozesse können auch Kapazitäten in Ihrem Unternehmen frei werden. Die ab dem 1.1.2025 geltende Empfangspflicht für E-Rechnungen ist bereits Realität. Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig mit der Umstellung für Ihre Ausgangsrechnungen zu beschäftigen. Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch bei dieser Aufgabe beratend zur Seite. Gemeinsam können wir Ihre Prozesse analysieren und (Software-)Lösungen implementieren, die zu Ihnen passen und auch mit unseren Arbeitsabläufen kompatibel sind. Bitte wenden Sie sich frühzeitig an uns, da unsere Kapazitäten leider begrenzt sind. Gerne begleiten wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Buchführung und stellen Ihnen detaillierte Informationen über die Plattformanwendung DATEV Unternehmen online zur Verfügung, eine kurze Nachricht genügt.