Anforderungen an eine Rechnung

Bei der Rechnungsstellung sind vollständige Rechnungsangaben und eingehaltene Formvorschriften unabdingbare Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Denn dieser gelingt dem Leistungsempfänger nur dann, wenn die Rechnung, die ihm der Lieferant oder Handwerker ausstellt, alle im Umsatzsteuergesetz (UStG) geforderten Angaben – vollständig und richtig – enthält. Das gilt übrigens auch für Gutschriften.

Anforderungen an eine Rechnung

Inhalt
1 Allgemeines

1.1 Steuerliche Grundlagen

1.2 Formanforderungen

1.3 Elektronisch übermittelte Rechnungen

2 Rechnungsangaben

2.1 Rechnungen bis einschließlich 150 € brutto

2.2 Rechnungen über 150 € brutto

2.3 Besondere Rechnungen

2.4 Aufbewahrungspflichten

2.5 Teil- und Schlussrechnungen

2.6 Beispielfall

3 Rechnungsberichtigung

4 Wohnungseigentümergemeinschaften

5 Umkehr der Steuerschuldnerschaft

6 Sanktionen

7 Checkliste: Pflichtangaben auf Rechnungen

 

1 Allgemeines

Bei der Rechnungsstellung sind vollständige Rechnungsangaben und eingehaltene Formvorschriften unabdingbare Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Denn dieser gelingt dem Leistungsempfänger nur dann, wenn die Rechnung, die ihm der Lieferant oder Handwerker ausstellt, alle im Umsatzsteuergesetz (UStG) geforderten Angaben – vollständig und richtig – enthält. Das gilt übrigens auch für Gutschriften. Bei einer Gutschrift stellt nicht der leistende Unternehmer, sondern der Empfänger der Leistung das Abrechnungsdokument aus. Dies ist zulässig, wenn eine entsprechende Vereinbarung zur Abrechnung mittels einer Gutschrift zwischen den Vertragspartien besteht.

Daher sollten Sie sowohl dann sorgfältig vorgehen, wenn Sie eigene Rechnungen erstellen, als auch dann, wenn Sie eingehende Rechnungen kontrollieren. Denn dies ist nicht nur in Ihrem eigenen, sondern auch im Interesse Ihrer Geschäftspartner.

Dieses Merkblatt trägt deshalb alle wichtigen Informationen zusammen, um Sie bei Ihrer Rechnungserstellung und -kontrolle zu unterstützen.

1.1 Steuerliche Grundlagen

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf

  • Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen in Deutschland verkauft,
  • seinen Eigenverbrauch und
  • Gegenstände, die ins Zollgebiet importiert werden (Einfuhrumsatzsteuer).

Die deutsche Umsatzsteuer ist eine Mehrwertsteuer. Sie wird auf jeder Handelsstufe aus dem Bruttoumsatz errechnet.

Der Begriff „Vorsteuer“ bezeichnet die Umsatzsteuerbeträge, die einem Unternehmer für bezogene Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellt werden (Beschaffungsseite). Diese kann er von der Umsatzsteuer auf seine eigenen Leistungen, die er an das Finanzamt abführen muss (Absatzseite), abziehen.

Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder gegenüber einer juristischen Person (z.B. Verein, Stiftung oder Körperschaft des öffentlichen Rechts) erbringen. Dazu haben sie nach einer Lieferung oder nach einer Dienstleistung sechs Monate Zeit. Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen (Dienstleistungen) im Zusammenhang mit einem Grundstück besteht diese Pflicht darüber hinaus auch, wenn die Arbeiten für private Kunden ausgeführt werden. Private Auftraggeber müssen diese Belege zwei Jahre lang aufbewahren.

Für umsatzsteuerfreie Leistungen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, müssen dagegen keine Rechnungen ausgestellt werden. Daher muss z. B. bei einer steuerfreien Wohnraumvermietung keine Rechnung ausgestellt werden.

Außerdem hat der Gesetzgeber Mitte 2013 die Fristen für Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen verändert. Sie müssen bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt werden. Achten Sie daher auf eine zeitnahe Fakturierung.

Hinweis

Kommen Sie als Unternehmer Ihrer Verpflichtung zur Rechnungsausstellung nicht nach, kann dies als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € geahndet werden.

Kleinunternehmer schulden keine Umsatzsteuer. Aus diesem Grund sind sie aber auch nicht dazu berechtigt, die Umsatzsteuer in einer Rechnung auszuweisen.

1.2 Formanforderungen

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Dieses muss nicht ausdrücklich als „Rechnung“ bezeichnet werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt ergibt, dass ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet.

Bei Schriftstücken, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen (z.B. Mahnungen), handelt es sich dagegen nicht um Rechnungen.

Auch ein Kontoauszug kann eine Rechnung darstellen, allerdings nur, soweit ein Kreditinstitut Leistungen darüber abrechnet.

Als Rechnung gilt ferner ein Vertrag, der alle erforderlichen Pflichtangaben enthält. Im Vertrag fehlende Angaben müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hingewiesen wird. Ist beispielsweise in einem Miet- oder Wartungsvertrag der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es aus, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen (z.B. aus den Überweisungsaufträgen) ergibt. Die im Vertrag enthaltene gesonderte Steuer muss jedoch wie bei jeder anderen Abrechnungsform eindeutig, klar und unbedingt sein. Das ist nicht der Fall, wenn beispielsweise die Abrechnung im Vertrag offenlässt, ob z. B. der leistende Unternehmer den Umsatz bei einer Vermietung versteuern oder als steuerfrei behandeln will.

Eine Rechnung kann sowohl der leistende Unternehmer selbst als auch ein von ihm beauftragter Dritter ausstellen. Beauftragt er einen Dritten, muss der Leistende sicherstellen, dass der Dritte alle formalen Voraussetzungen einhält.

Sogenannte Innenumsätze – etwa zwischen Betriebsabteilungen desselben Unternehmens – sind innerbetriebliche Vorgänge. Werden hierfür Belege mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, handelt es sich deshalb umsatzsteuerrechtlich nicht um Rechnungen, sondern um unternehmensinterne Buchungsbelege.

Eine Rechnung muss grundsätzlich in Schriftform vorliegen, das heißt, sie muss die Anforderungen an eine Urkunde im üblichen Sinn erfüllen. Darüber hinaus können Rechnungen auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dies erfordert jedoch die Zustimmung des Empfängers – die übrigens schon durch das widerspruchslose Akzeptieren einer elektronischen Rechnung erfolgen kann. Wird eine Papierrechnung gewünscht, sollte der elektronischen Form deshalb ausdrücklich widersprochen werden.

1.3 Elektronisch übermittelte Rechnungen

Wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet sein.

Dies konnte bis zum 30.06.2011 nur geschehen

  • mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw.
  • mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieterakkreditierung oder
  • im sogenannten EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange).

Seit dem 01.07.2011 erleichtert das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Verwendung der elektronischen Rechnung: Durch die Abschaffung der Notwendigkeit einer digitalen Signatur auf der Rechnung hat der Gesetzgeber eine große technische Hürde aus dem Weg geräumt (dazu mehr in Punkt 1.3.3). (Es ist natürlich weiterhin zulässig, eine elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur zu versehen.)

Nach wie vor ist es erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet sind. Häufig fordert das Finanzamt zur Vorlage der Rechnung auf. Dabei kann vorläufig ein Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung eingereicht werden. Dies entbindet allerdings nicht von der Pflicht, auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung auch die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt.

1.3.1 E-Mail-Rechnungen

Die Übersendung per E-Mail ist die gebräuchlichste Form der Übermittlung elektronischer Rechnungen. Dabei kann das Rechnungsdokument in der E-Mail enthalten sein oder in einer zusätzlichen Datei angehängt werden.

1.3.2 Faxrechnungen

Auch bei Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, handelt es sich teilweise um elektronisch übermittelte Rechnungen. Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug musste die Übertragung vor der Gesetzesänderung von einem Standardfax an ein Standardfax erfolgen, da nur der Papierausdruck als Rechnungsdokument angesehen wurde. Bei einem Computerfax musste eine digitale Signatur benutzt werden. Das galt für Übertragungen

  • von Standardfax an Computerfax,
  • von Computerfax an Standardfax und
  • von Computerfax an Computerfax.

Immer noch müssen sowohl Rechnungsaussteller als auch -empfänger jeweils einen Papierausdruck der Rechnung aufbewahren. Bei der Übertragung von einem Computerfax oder Faxserver an ein Standardfaxgerät reicht es aus, den Ausdruck aufzubewahren. Bei einem Computerfax auf Empfängerseite gelten die Grundsätze der elektronischen Rechnung.

Der Empfänger muss mit der Übersendung der Rechnung per Fax einverstanden sein. Er sollte schriftlich bestätigen, dass er dem zustimmt und die Voraussetzungen erfüllt.

1.3.3 Vereinfachte Anforderungen an elektronisch erstellte Rechnungen

Wie bereits erwähnt, wurden über das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Anforderungen an elektronische Rechnungen rückwirkend zum 01.07.2011 deutlich reduziert. Das betrifft Rechnungen, die in einem elek­tronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Hierunter fallen Rechnungen, die

  • per E-Mail,
  • im EDI-Verfahren,
  • als PDF- oder Text-Datei,
  • per Computerfax bzw. Faxserver (nicht aber per Standardfax) oder
  • im Wege des Datenträgeraustauschs

übermittelt werden.

Unternehmern ist es damit ausdrücklich freigestellt, wie sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen möchten. Auf die bisher verlangte elektronische Signatur oder die Übermittlung der Rechnung per EDI kommt es für den Vorsteuerabzug ausdrücklich nicht mehr an. Das Gesetz verlangt, dass der Unternehmer ein sogenanntes „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ einhält.

Innerbetriebliche Kontrollverfahren setzen Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit ihren Zahlungsverpflichtungen ein. Schon im eigenen Interesse werden sie insbesondere überprüfen, ob

  • die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat und
  • die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

Damit gewährleisten sie, dass sie tatsächlich nur diejenigen Rechnungen begleichen, zu deren Begleichung sie auch verpflichtet sind. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. der Kopie der Bestellung oder dem Lieferschein).

Hinweis

Sie sollten Rechnungen vor der Zahlung stets auch auf alle Pflichtangaben zum Vorsteuerabzug prüfen und gegebenenfalls bis zum Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung lediglich den Nettobetrag begleichen. Denn der Anspruch auf Erstattung der Vorsteuer entsteht erst mit Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung.

Bei einer elektronischen Rechnung müssen Sie sich als Leistungsempfänger – wie auch bei einer Papierrechnung – von der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts überzeugen. Es trägt nämlich derjenige Unternehmer die Feststellungslast (Beweislast) für die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen, der den Vorsteuerabzug begehrt.

Zur Sicherstellung der Lesbarkeit einer digitalen Rechnung ist eine Speicherung erforderlich – und zwar auf einem Datenträger, der keine Änderung zulässt. Darüber hinaus gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen (siehe auch Punkt 2.3).

Sowohl der Aussteller als auch der Empfänger müssen die Rechnung für die Buchführung in dem Format speichern, in dem sie ausgestellt bzw. empfangen wurde. Für buchhaltungspflichtige Unternehmer muss die Speicherung

  • den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie den
  • Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

entsprechen. Gegenüber den ausladenden Verpflichtungen der GoBD, welche sich an buchführungspflichtige Unternehmen richtet und hohe Relevanz für die Ertragssteuer besitzt, sind die für die Umsatzsteuer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) formulierten Anforderungen an die Rechnungslegung liberaler gefasst.

Nach diesen genügt es bereits, wenn die Daten während der Aufbewahrungspflicht unverändert jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Dabei ist es nicht zulässig, eine elektronische Rechnung als Papierausdruck aufzubewahren.

Hinweis

Die Reduzierung der Anforderungen an eine elektronische Rechnung führt auch zu einer effektiveren Umsatzsteuerkontrolle durch den Fiskus. Denn die Beamten dürfen bei einer Umsatzsteuernachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen einsehen. Ferner dürfen sie Zugriff auf elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen und Datenverarbeitungssysteme erhalten. Bislang war der Datenzugriff nur im Rahmen einer Außenprüfung zulässig.

1.3.4 Online-Fahrausweise

Bei Fahrausweisen wird es für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht beanstandet, wenn diese im Online-Verfahren abgerufen werden, sofern durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt.

2 Rechnungsangaben

Rechnungen und Gutschriften müssen Mindestangaben enthalten, um einen Vorsteuerabzug zu rechtfertigen. Im Einzelnen sind das folgende Pflichtangaben:

2.1 Rechnungen bis einschließlich 150 € brutto

Folgende Pflichtangaben sind bei Kleinbetragsrechnungen notwendig:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und genaue Bezeichnung des gekauften oder gelieferten Gegenstands
  • Leistungsbeschreibung, die eine zweifelsfreie und leicht nachprüfbare Identifizierung der Leistung ermöglicht (allgemeine Angaben wie „Beratungsleistungen“ oder „technische Kontrolle“ genügen ebenso wenig wie die bloße Angabe der Warengattung wie „Computerzubehör“)
  • Prozentsatz der angewandten Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) und Bruttobetrag (ein Umsatzsteuerausweis scheidet bei Kleinunternehmern und Wiederverkäufern aus)
  • gegebenenfalls ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (die konkrete Norm des UStG, aus der sich die Befreiung ergibt, muss dabei nicht zitiert werden)

Hinweis

Die vereinfachten Regelungen für Kleinbetragsrechnungen gelten, selbst wenn die Betragsgrenze eingehalten wird, nicht beim Wechsel der Steuerschuldnerschaft und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Durch das zweite Bürokratieentlastungsgesetz, das sich derzeit noch in der Verabschiedung befindet, soll die Grenze für Kleinbetragsrechnungen mit Rückwirkung zum 01.01.2017 auf 200 € erhöht werden.

2.2 Rechnungen über 150 € brutto

Zusätzlich zu den Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des Käufers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikations­nummer (USt-ID-Nr.) des leistenden Unternehmers; bei Dauerschuldverhältnissen genügt es, wenn in nach dem 31.12.2003 geschlossenen Verträgen eine solche Nummer angegeben ist; bei einzelnen (etwa monatlichen) Zahlungen braucht die USt-ID-Nr. nicht mehr angegeben zu werden
  • fortlaufende Rechnungsnummer; bei Dauerleistungen, die seit dem 01.01.2004 vereinbart sind, ist die einmalige Vergabe für einen Vertrag ausreichend
  • separater Ausweis des Liefer- und Leistungszeitraums, selbst wenn das Lieferdatum mit dem Ausstellungsdatum identisch ist
  • Ausweis des Netto- und Steuerbetrags
  • Ausweis jeder im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts (z.B. Rabatte oder Skonto), beispielsweise durch den Hinweis „3 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; bestehen darüber hinaus Vereinbarungen, genügt ein Hinweis auf diese (z.B. „Rabatt gemäß Vereinbarung vom …“)
  • gegebenenfalls ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Käufers, also des Leistungsempfängers (die Hinweispflicht besteht bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen, die mit einem Grundstück zusammenhängen und an Nichtunternehmer ausgeführt werden; die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre)
  • bei einer Abrechnung per Gutschrift auch die Angabe des Begriffs „Gutschrift“

2.3 Besondere Rechnungen

Im Fall der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers muss die Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Die Formulierung ist jedoch nicht nur dann aufzunehmen, wenn ein Fall der Steuerschuldumkehr mit Auslandsbezug vorliegt. Sie ist auch dann aufzunehmen, wenn sich die Steuerschuld im Inland umkehrt, etwa bei Schrottlieferungen oder Bauleistungen.

2.4 Aufbewahrungspflichten

Auch ohne besonderen Hinweis sind Unternehmer verpflichtet, ausgestellte und erhaltene Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Werden Rechnungen mittels elektronischer Registrierkasse erstellt, genügt es, die Tagesendsummenbons aufzubewahren, sofern diese vollständig sind und den Namen des Geschäfts, Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten.

Auch bei Ausdruck auf Thermopapier muss ebenso die Lesbarkeit dauerhaft sichergestellt werden. Dazu kann der Originalbeleg kopiert werden, um ihn zu konservieren. Der Originalbeleg auf Thermopapier muss nach der Kopie nicht aufbewahrt werden.

Hinweis

Seit dem 01.01.2009 dürfen Rechnungen auch außerhalb des Europäischen Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahrt werden.

Die unter Punkt 2.2 genannten Angaben müssen zweifelsfrei aus der Rechnung zu erkennen sein.

Hinweis

Lassen Sie sich daher bei einfachen Kassentippstreifen immer eine separate Rechnung mit den unter Punkt 2.2 genannten Angaben ausstellen.

Sie tragen die Beweislast dafür, dass im Zeitpunkt des erfolgten Vorsteuerabzugs eine ordnungsgemäße Rechnung vorgelegen hat. Bei einem Verlust der Rechnung kann der Nachweis mit allen zulässigen Beweismitteln erfolgen.

2.5 Teil- und Schlussrechnungen

Vereinnahmen Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts (Anzahlungen) für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung, gelten die unter Punkt 2.2 ausgeführten Regelungen sinngemäß. Auch die Anzahlungsrechnungen müssen daher die entsprechenden Merkmale aufweisen. Wird eine Schlussrechnung erteilt, müssen die vereinnahmten Anzahlungen und die entfallende Umsatzsteuer entsprechend abgezogen werden. Das bedeutet, dass die bereits gezahlten Nettoanzahlungen vom Nettoauftragswert in der Schlussrechnung abgezogen werden und die bereits abgeführte Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.

Wird in der Schlussrechnung dagegen zunächst der gesamte Nettoauftragswert mit Umsatzsteuer belastet und werden erst anschließend die Bruttoabschlagszahlungen abgezogen, wird eine zu hohe Umsatzsteuer ausgewiesen. Denn dann wird die ausgewiesene Umsatzsteuer aus dem Gesamtauftragswert in vollem Umfang geschuldet, obwohl die Umsatzsteuer bereits über die Abschlagszahlungen im Zeitpunkt der Teilleistungen erklärt und gezahlt wurde.

Wird dies erst bei einer Betriebsprüfung festgestellt, verlangt das Finanzamt zunächst die Zahlung der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer im Fälligkeitszeitpunkt zuzüglich einer Verzinsung für die überhöhte Umsatzsteuer für die Zeit bis zur Korrektur der Rechnung. Der eigentliche Schaden liegt dabei in der Verzinsung, da sie trotz einer Rechnungskorrektur nicht hinfällig wird.

 

2.6 Beispielfall

Firma Anton Muster schreibt im Veranlagungszeitraum 2017 zwei Abschlagsrechnungen für einen Kunden, für den sie eine Leistung erbracht hat. Die Firma Anton Muster schreibt diese ordnungsgemäß wie folgt aus:

1. Abschlagsrechnung: am 15.10.2017 Abschlag netto 5.000
+ Umsatzsteuer 19 % + 950
Abschlag brutto = 5.950
2. Abschlagsrechnung: am 15.11.2017 Abschlag netto 20.000
+ Umsatzsteuer 19 % + 3.800
Abschlag brutto = 23.800

Die Firma muss somit im Jahr 2017 eine Umsatzsteuer von 4.750 € an das zuständige Finanzamt abführen.

Schlussrechnung:

Korrekt!
Nettoauftragswert 50.000
+ Umsatzsteuer 19 % + 9.500
Zwischensumme (Bruttoauftragswert) = 59.500
– Abschlagszahlungen am 15.10.2017 und 15.11.2017 – 29.750
Restbetrag brutto = 29.750
darin enthaltene Umsatzsteuer 19 % 4.750 (An das Finanzamt zu zahlen!)
Abzüglich der in den Abschlagszahlungen enthaltenen Umsatzsteuer 4.750
Wichtig ist also, dass die in den Anzahlungsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer wieder abgezogen bzw. abgesetzt wird. Das Ausweisungsvolumen in allen Rechnungen (Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnung) darf nicht höher sein als die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer.
Falsch!
Nettoauftragswert 50.000
+ Umsatzsteuer 19 % + 9.500 (An das Finanzamt zu zahlen!)
Rechnungsbetrag brutto = 59.500
– Abschlagszahlungen – 29.750
verbleibender Restbetrag (brutto) = 29.750

 


3 Rechnungsberichtigung

Der Vorsteuerabzug ist nur dann möglich, wenn eine Rechnung alle unter Punkt 2.1 bzw. 2.2 genannten Pflichtangaben enthält. Ist dies nicht der Fall, wird das Finanzamt bei einer Betriebs- bzw. Umsatzsteuersonderprüfung die Vorsteuer zurückfordern. Beim Fehlen einzelner Rechnungsangaben kommt eine Rechnungsberichtigung in Betracht – und zwar durch Ausstellung

  • einer korrigierten Rechnung oder
  • eines ergänzenden Berichtigungsschreibens.

War für Sie nicht erkennbar, dass einzelne Angaben in der Rechnung unrichtig waren (z.B. Anschrift des leistenden Unternehmers), kann der Vorsteuerabzug erhalten bleiben. An Ihre Gutgläubigkeit als Unternehmer werden jedoch strenge Anforderungen gestellt. Auch der Leistungsempfänger muss im Rahmen seiner Möglichkeiten eine Überprüfung der Unternehmerstellung des leistenden Unternehmers vornehmen.

Hinweis

Der Leistungsempfänger kann nur die tatsächlich geschuldete, nicht aber die überhöht ausgewiesene Umsatzsteuer aus der unzutreffenden Rechnung geltend machen. Denn nur insoweit wird die Umsatzsteuer gesetzlich geschuldet. Gleiches gilt, wenn der Leistende nicht zum Steuerausweis berechtigt ist, etwa mangels Unternehmereigenschaft.

Sie können eine nicht ordnungsgemäße Rechnung berichtigen. Dabei ist wichtig, die erste Rechnung zunächst für ungültig zu erklären. Dazu können Sie z. B. die folgende Formulierung verwenden: „Hiermit verliert die Rechnung vom (Datum) mit der Rechnungsnummer (Angabe der Rechnungsnummer) ihr Gültigkeit. Anliegende Rechnung ersetzt damit diese Rechnung.“ Mit demselben Dokument können Sie dem Leistungsempfänger die berichtigte Rechnung mit allen korrekten Angaben zukommen lassen.

Wichtig ist, dass in der korrigierten Rechnung ein Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung erfolgt.

Hinweis

Prinzipiell kann eine Rechnung auch korrigiert werden, indem einzelne Angaben lediglich ergänzt werden. Davon ist jedoch abzuraten. Besser ist der hier aufgezeigte Weg, da auf diese Weise sowohl für Sie als auch den Leistungsempfänger klare Dokumente geschaffen werden und die Datenhaltung erleichtert wird.

Die ursprüngliche nicht ordnungsgemäße Rechnung muss nicht vom Leistungsempfänger zurückgefordert werden.

4 Wohnungseigentümer­gemeinschaften

Bei der Rechnung an eine Wohnungseigentümergemeinschaft – beispielsweise über eine Handwerkerleistung – können sich Probleme für den Vorsteuerabzug ergeben, wenn einzelne Personen ihr Teileigentum unternehmerisch nutzen (z.B. als Büro).

Leistungsempfängerin ist in der Regel die Eigentümergemeinschaft als Auftraggeberin der Leistung. Denn bei gemeinsamer Auftragserteilung durch mehrere Personen ist es entscheidend, ob diese zusammen als umsatzsteuerrechtlich eigenständige Rechtsperson handeln und auch so auftreten. Das ist bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft (fast) immer der Fall, denn sie gilt schon durch die jährliche Abrechnung der angefallenen Kosten mit den Eigentümern (Umlagen) als Unternehmerin. Umsatzsteuerrechtlich wird deshalb eine Leistung an die Gemeinschaft angenommen. Eine Ausnahme bildet lediglich die Gründungs- bzw. Bauphase, in der die Wohnungseigentümergemeinschaft noch nicht unternehmerisch tätig ist.

Die Gemeinschaft leitet die anteiligen Kosten also laut Rechnung an den Teileigentümer weiter, der in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Ein Vorsteuerabzug des auf sein Büro entfallenden Teils wäre nur möglich gewesen, wenn die Eigentümergemeinschaft nichtunternehmerisch aufgetreten wäre.

Damit der unternehmerisch tätige Teileigentümer aber doch noch zu seinem anteiligen Vorsteuerabzug kommt, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft ihm gegenüber zur Umsatzsteuer optieren.

Hinweis

Bevor er dies anregt, sollte der Teileigentümer allerdings unbedingt prüfen, ob bzw. unter welchen Bedingungen sein Vertrag eine gewerbliche Nutzung seiner Wohnung überhaupt erlaubt.

Dann belastet die Gemeinschaft die Kosten aus der Rechnung mit Vorsteuer weiter, etwa durch eine eigene Rechnung. Bei der Gemeinschaft führt dies zu keiner Mehrbelastung, da sie korrespondierend zur ausgewiesenen Umsatzsteuer einen Vorsteuererstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt hat und in der abzugebenden Umsatzsteuervoranmeldung die zu erklärende Umsatzsteuer und die Vorsteuer deckungsgleich sind. In diesem Fall steht dem Teileigentümer der Vorsteuerabzug zu, soweit die Leistung für sein Unternehmen ausgeführt wurde.

5 Umkehr der Steuerschuldnerschaft

Kehrt sich die Steuerschuldnerschaft um, wird der Leistungsempfänger (Unternehmer) zum Schuldner der Umsatzsteuer. Davon sind betroffen:

  • Werklieferungen bzw. sonstige Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers,
  • die Lieferung von Grundstücken, soweit diese der Grunderwerbsteuer unterliegen,
  • die Lieferung sicherungsübereigneter Gegenstände durch den Sicherungsgeber außerhalb eines Insolvenzverfahrens,
  • Werklieferungen bzw. sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandhaltung, Instandsetzung oder Beseitigung von Bauwerken dienen (Bauleistungen),
  • die Lieferung von Elektrizität durch im In- und Ausland ansässige Unternehmer (Ausnahme: private Betreiber von Photovoltaikanlagen),
  • die Lieferung von Gas über das Erdgasnetz,
  • die Übertragung von Berechtigungen nach dem Treibhausgas-Emissionshandelsgesetz,
  • bestimmte Schrottlieferungen,
  • Gebäudereinigungsleistungen,
  • Goldlieferungen abhängig vom Goldgehalt,
  • Lieferungen von Tablet-Computern, Mobiltelefonen, Spielekonsolen und bestimmten integrierten Schaltkreisen,
  • bestimmte Metalllieferungen, Cermets etc.

Die Regelungen über den Wechsel der Steuerschuldnerschaft sind komplex. Die Übersicht zeigt nur auf, in welchen Fällen im Prinzip die Regelung zu beachten ist. Ob ein Fall tatsächlich unter die Regelung fällt, ist im Einzelfall genau zu prüfen.

Seit Anfang 2010 geht die Steuerschuldnerschaft nach der europäischen Mehrwertsteuersystemrichtlinie bei Dienstleistungen in allen EU-Mitglied­staaten zwingend auf den Leistungsempfänger über, wenn sich der Ort der Leistung nach dem Sitz des Leistungsempfängers bestimmt und der leistende Unternehmer nicht in diesem Mitgliedstaat ansässig ist.

Der vorsteuerabzugsberechtigte Leistungsempfänger muss in diesem Fall die Umsatzsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung erklären und kann diesen Betrag als Vorsteuer wieder abziehen. Für die Rechnung des leistenden Unternehmers hat dies zur Folge, dass er eine Nettorechnung ohne Umsatzsteuerausweis aus­stellen und darin auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft hinweisen muss (z.B. „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b Abs. 1 Nr. 1 UStG wird hingewiesen“). Die ordnungsgemäße Rechnungserteilung ist jedoch ausnahmsweise keine Voraussetzung für den Vorsteuererstattungsanspruch des Leistungsempfängers, der sich unmittelbar aus § 13b UStG ergibt.

Hinweis

Fehlt der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft in der Rechnung, entbindet dies den Leistungsempfänger nicht von der Verpflichtung, die Umsatzsteuer abzuführen. Weist der leistende Unternehmer zu Unrecht Umsatzsteuer aus, schuldet er diese bis zu einer zulässigen Rechnungsberichtigung.

6 Sanktionen

Bei einem unrichtigen Steuerausweis schuldet der leistende Unternehmer auch den Mehrbetrag, und zwar unabhängig davon, ob die Rechnung alle notwendigen Angaben enthält. Er schuldet in diesem Fall die zu hoch ausgewiesene Steuer, obwohl der Leistungsempfänger diese Steuer gar nicht als Vorsteuer abziehen kann. Ein zu hoher Steuerausweis liegt auch vor, wenn in Rechnungen über Kleinbeträge ein zu hoher Steuersatz angegeben ist.

Hinweis

Diese Regelung gilt auch für Gutschriften, soweit der Empfänger der Rechnung nicht widerspricht.

Der leistende Unternehmer kann den Steuerbetrag gegenüber dem Empfänger berichtigen. Eine solche Berichtigung erfolgt für den Besteuerungszeitraum, in dem die berichtigte Rechnung erteilt wurde.

Beispiel

Ein Unternehmer berechnet für eine Lieferung die Umsatzsteuer mit 19 %, obwohl hierfür nur 7 % geschuldet werden.

Entgelt 1.000 € + 19 % Umsatzsteuer 190 € Rechnungsbetrag 1.190 €

In diesem Beispiel schuldet der Unternehmer nicht nur 7 % Umsatzsteuer – wie es das UStG vorsieht -, sondern zusätzlich die Differenz zum Steuerbetrag zu 19 %. Der Leistungsempfänger hat jedoch nur einen Vorsteuerabzug in Höhe des richtigen Steuerbetrags zu 7 % (siehe unten).

Wird der Rechnungsbetrag um die zu hoch ausgewiesene Steuer herabgesetzt, ergibt sich als berichtigte Rechnung:

Entgelt 1.000 € + 7 % Umsatzsteuer + 70 € Rechnungsbetrag 1.070 €

Soll der Rechnungsbetrag in der berichtigten Rechnung unverändert bleiben, ergibt sich die richtige Steuer durch Herausrechnen aus dem bisherigen Rechnungsbetrag:

Rechnungsbetrag mit Steuer 1.190,00 € – darin enthaltene Steuer auf Grundlage des ermäßigten Steuersatzes von 7 % = 7/107 – 77,85 € Rechnungsbetrag ohne Steuer 1.112,15 €

Berichtigte Rechnung: Entgelt 1.112,15 € 7 % Umsatzsteuer 77,85 € Rechnungsbetrag 1.190,00 €

Bei zu niedrigem Steuerausweis schuldet der Unternehmer die gesetzlich vorgeschriebene Steuer. Er muss die Steuer unter Zugrundelegung des maßgeblichen Steuersatzes aus dem Gesamtrechnungsbetrag herausrechnen.

Beispiel

Ein Unternehmer berechnet für eine Lieferung die Steuer mit 7 %, obwohl hierfür 19 % geschuldet werden.

berechnetes Entgelt 400,00 € + 7 % Umsatzsteuer 28,00 € Gesamtrechnungsbetrag 428,00 € – Herausrechnung der Steuer mit 19/119 68,34 € Entgelt 359,66 € vom Unternehmer geschuldete Steuer: (19 % von 359,66 € =) 68,34 €

Der Leistungsempfänger darf als Vorsteuer nur den in der Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag abziehen.

Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Dies betrifft vor allem Kleinunternehmer, bei denen die Umsatzsteuer nicht erhoben wird. Auch wenn jemand wie ein leistender Unternehmer abrechnet und einen Steuerbetrag ausweist, obwohl er nicht Unternehmer ist oder eine Lieferung oder sonstige Leistung nicht ausführt, schuldet er dementsprechend den ausgewiesenen Betrag.

 

 


7 Checkliste: Pflichtangaben auf Rechnungen

Soweit eine der nachfolgenden Pflichtangaben fehlt und demgemäß mit Nein geantwortet wird, sind die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug nicht erfüllt. Dann liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor.

Bestandteil Ja Nein
vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers*
vollständiger Name und Anschrift des Käufers (= Leistungsempfänger)
Steuer- oder USt-ID-Nr. des leistenden Unternehmers
Ausstellungsdatum der Rechnung*
fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der Lieferung oder Leistung*
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung oder der Vereinnahmung des (Teil-)Entgelts
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
anzuwendender Steuersatz*
Hinweis auf Steuerbefreiungen*
der auf das Entgelt entfallende Netto- und Steuerbetrag
bei Gutschriften: korrekte Bezeichnung als „Gutschrift“
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht für Vorsteuerabzug nicht erforderlich
Hinweis auf Übergang der Steuerschuldnerschaft für Vorsteuerabzug nicht erforderlich
* Bei Kleinbetragsrechnungen (siehe Punkt 2.1) sind nur die mit * gekennzeichneten Pflichtangaben notwendig!

 

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: Februar 2017

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.