Wann sind Reisekosten Betriebsausgaben?

Die Aufwendungen für Reisen sind immer dann Werbungskosten oder Betriebsausgaben, wenn die Reise betrieblich oder beruflich veranlasst ist -ein privater Reisezweck also ausgeschlossen werden kann. Hierbei wird grundsätzlich zwischen Dienst- und Geschäftsreisen unterschieden.

- Bei Geschäftsreisen werden Unternehmer oder Freiberufler vorübergehend aus dienstlichen Gründen außerhalb der Firma, Praxis oder ihres Arbeitszimmers tätig, etwa bei Reisen zu Geschäftsfreunden, Lieferanten, Vertretern oder zwecks eigener Fortbildung.

- Dienstreisen unternehmen hingegen Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb der Firma tätig werden.

Reisen, die allgemeine Bildungs- oder Informationszwecke erfüllen, akzeptiert das Finanzamt nicht, auch wenn die Fortbildung für den beruflichen Werdegang förderlich ist. Als Grundregel gilt: Ist auch nur ein Teil der Reise privat veranlasst, sind die gesamten Kosten nicht absetzbar.

Von dieser Regel gibt es jedoch Ausnahmen: Sind auf einer Privatreise einzelne Kosten beruflich oder betrieblich veranlasst, können diese steuerlich geltend gemacht werden. Das gilt beispielsweise für Tagungsgebühren, wenn der Kongress innerhalb eines Urlaubs stattfindet. Dann können Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen neben den Tagungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden. Das gilt aber nicht für die eigentlichen Anreisekosten wie etwa den Flug. Entsprechendes gilt, wenn im Urlaub ein Geschäftspartner aus dienstlichen Gründen aufgesucht wird.

 

Hinweis:

Bei mehrtägigen Reisen auf eigene Kosten wird das Finanzamt sehr kritisch: Dann wird der genaue Reiseverlauf geprüft, und ob Sie von Familienmitgliedern begleitet wurden. In solchen Fällen ist es ratsam, den beruflichen Anlass detailliert nachzuweisen und den Tagesablauf zu dokumentieren. Faustregel: Lässt die Reise insgesamt kaum Zeit für private Unternehmungen, dann steht dem steuerlichen Abzug nichts im Wege.

 

Bei einer Informationsreise sollte das Finanzamt erkennen, dass hierbei private Interessen überhaupt nicht berührt sind. Dies setzt voraus, dass das Reiseprogramm auf die beruflichen Bedürfnisse des Unternehmers oder Arbeitnehmers zugeschnitten ist. Im Klartext: Die Kosten dürfen nicht über Ihren wirtschaft­lichen Verhältnissen liegen, und Sie müssen ganztätig dienstlich unterwegs sein. Ähnlich kritisch ist das Finanzamt bei Studienreisen, die wissenschaftlichen Zwecken oder der beruflichen Weiterbildung dienen.

 

Hinweis:

Nutzten Sie Wochenenden oder Feiertage während der Reise zu privaten Ausflügen, schadet dies nicht. Sofern die strengen Kriterien in der Woche eingehalten werden, wird der steuerliche Abzug akzeptiert.

 

Nur wenn Sie dienstlich außerhalb von Wohnung und Arbeitsort vorübergehend tätig werden, können aus Sicht des Finanzamts Reisekosten vorliegen. Nicht notwendig ist, dass sie die Stadt wechseln. Voraussetzung ist aber die Rückkehr an den „Stammarbeitsplatz". Dabei werden die Kosten am selben Ort für die Dauer von drei Monaten anerkannt. Anschließend verwandelt sich die Reise in eine regelmäßige Arbeitsstätte, und es liegt keine Dienstreise mehr vor. Ist der Auswärtsaufenthalt im Vergleich zur Arbeit in der Firma lediglich untergeordnet, liegen auch nach Ablauf von drei Monaten noch Reisekosten vor. Arbeitet ein Arbeitnehmer zwar über längere Zeit auswärts, aber an unterschiedlichen Tätigkeitsorten, gilt für ihn die Drei-Monats-Frist nicht.

 

Beispiele:

Wird ein Angestellter vorübergehend für acht Monate zur Filiale abgeordnet, endet die Dienstreise nach drei Monaten. Sucht hingegen ein angestellter Architekt eine Baustelle gelegentlich auf, liegt wegen untergeordneter Bedeutung keine regel­mäßige Arbeitsstätte und somit unbegrenzt eine Dienstreise vor. Besucht ein Ver­treter innerhalb eines bestimmten Bezirks stets verschiedene Kunden, spielt die Frist keine Rolle.

 

Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsaufwand, Übernachtungs­kosten und Reisenebenkosten. Reist der Ehepartner mit, muss der zusätzliche Aufwand für die Begleitperson in der Regel privat getragen werden.

 

Hinweis:

Die Kosten für die Mitnahme des Partners können Sie steuerlich geltend machen, wenn dessen Mitarbeit beruflich wichtig ist. Das trifft beispielsweise zu, wenn der Partner eine andere Begleitperson als Sekretärin oder Dolmetscher ersetzt. Gleiches gilt, wenn der Partner wegen Krankheit oder Behinderung des Reisenden mitfahren muss.

 

 


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