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Verpflegungsmehraufwand (Stand März 2015)

Verpflegungskosten während Auswärtstätigkeiten können Sie nur in Höhe von Pauschalen geltend machen (sogenannte Verpflegungsmehraufwendungen); die tatsächlichen Kosten können Sie leider nicht ansetzen.

Hinweis

Die Pauschalen können Sie als Arbeitnehmer entweder als Werbungskosten abziehen oder sich vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen.

4.1     Höhe der Pauschalen

Ab 01.01.2014 gelten neue abziehbare Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen. Es wird nun wie folgt zwischen eintägiger und mehrtägiger Auswärtstätigkeit unterschieden:

4.1.1    Eintägige Auswärtstätigkeit

Für eine eintägige Auswärtstätigkeit im Inland ohne Übernachtung, bei der ein Arbeitnehmer mehr als acht Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, steht ihm eine Pauschale von 12 € zu.

Beispiel 1

Ein Arbeitnehmer ist an zehn Tagen von 8 Uhr bis 18 Uhr auswärts beruflich tätig.

Lösung

Da er mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann er Werbungskosten wie folgt ansetzen:

10 Tage x 12 € = 120 €

Auch bei auswärtigen Tätigkeiten, die über Nacht (also über zwei Kalendertage verteilt) ausgeübt werden, kann die 12-€-Pauschale zum Zuge kommen. Die auf die beiden Tage entfallenden Abwesenheitszeiten können dabei zusammengerechnet werden. Die Verpflegungspauschale ist dann für den Tag abziehbar, an dem der überwiegende Teil der Abwesenheit liegt.

Beispiel 2

Ein Kurierfahrer ist über Nacht von 20.00 Uhr bis 5.30 Uhr beruflich unterwegs. Seine Wohnung verlässt er um 19.30 Uhr, um 6.00 Uhr morgens kehrt er dorthin zurück. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt nicht vor.

Lösung

Seine Abwesenheitszeiten werden für den zweiten Kalendertag berücksichtigt, weil an diesem Tag der zeitlich überwiegende Teil der Auswärtstätigkeit liegt. Da er aufgrund der Zusammenrechnung der Abwesenheitszeiten insgesamt mindestens acht Stunden tätig war, kann er eine Verpflegungspauschale von 12 € abziehen.

4.1.2    Mehrtätige Auswärtstätigkeit

Für die An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung (im Inland) außerhalb der Wohnung kann der Arbeitnehmer (ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit) eine Pauschale von jeweils 12 € ansetzen. Unerheblich ist dabei, ob er die Reise von der Wohnung, der ersten Tätigkeitsstätte oder einem anderen Einsatzort aus antritt.

Für die Kalendertage der auswärtigen beruflichen Tätigkeit, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist (sogenannte Zwischentage), steht ihm eine Pauschale von 24 € zu.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer soll für seine Firma an einer zweitägigen Messe in Stuttgart teilnehmen. Er reist hierzu am Vortag der Messe an, betreut an zwei Tagen den Messestand und reist am vierten Tag zurück.

Lösung

Für den An- und Abreisetag kann er jeweils 12 € geltend machen. Dabei ist unerheblich, wann er an diesen Tagen von der Wohnung losgefahren bzw. wieder dorthin zurückgekehrt ist. Für die zwei Zwischentage stehen ihm jeweils 24 € zu, so dass er Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von insgesamt 72 € geltend machen kann.

4.2     Dreimonatsfrist

Wie bisher ist der Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen auch ab 2014 auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Danach können keine Pauschalen mehr abgezogen oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

Die Frist läuft jedoch erneut an, wenn die längerfristige berufliche Tätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen wird. Der Grund für diese Unterbrechung ist hierbei steuerlich nicht relevant.

Beispiel

Ein Arbeitnehmer soll für seinen Arbeitgeber einen neuen Standort in Norddeutschland aufbauen. Hierzu begibt er sich zunächst für zwei Monate nach Flensburg (auswärtige Tätigkeit), macht danach einen vierwöchigen Urlaub und setzt danach seine Arbeit für weitere drei Monate in Flensburg fort.

Lösung

Da der Urlaub für eine mindestens vierwöchige Unterbrechung gesorgt hat, kann der Arbeitnehmer für insgesamt fünf Monate Verpflegungsmehraufwendungen abziehen.

 

Die Dreimonatsfrist muss von Arbeitnehmern nicht beachtet werden, wenn ihre berufliche Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich ausgeübt wird. In diesem Fall geht das BMF davon aus, dass nicht mehr „dieselbe“ Tätigkeitsstätte vorliegt. Somit können Verpflegungsmehraufwendungen in diesen Fällen ohne zeitliche Begrenzung vom Arbeitnehmer abgezogen werden - obwohl monatelang immer die gleiche auswärtige Tätigkeitsstätte aufgesucht wird.

Die Kappung der Pauschalen nach drei Monaten gilt auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer in Fahrzeugen, Flugzeugen oder auf Schiffen tätig ist.

4.3 Kürzung der Pauschalen

Sofern dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten während einer Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird, müssen die abziehbaren Verpflegungspauschalen des Arbeitnehmers gekürzt werden, und zwar um

·       20 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit bei einem Frühstück,

·       40 % der maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit jeweils bei einem Mittag- oder Abendessen.

Da die Tagespauschale im Inland bei 24 € liegt, muss bei inländischen Auswärtstätigkeiten somit eine Kürzung um 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen erfolgen. Das BMF hat kürzlich aber klargestellt, dass diese Kürzung maximal bis auf 0 € erfolgen kann. Es können somit keine negativen Verpflegungsmehraufwendungen entstehen (z.B. bei Vollverpflegung durch den Arbeitgeber).

Allerdings muss beachtet werden, dass selbst ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss während einer Auswärtstätigkeit zur Kürzung der Verpflegungspauschalen führt, wenn er anstelle der genannten festen Mahlzeiten tritt.

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