Sie befinden sich hier: Informationen / Reisekosten ab 2014 / Reisekosten-ABC

Reisekosten-ABC (Stand März 2015)

A

Ausländische Vermieter: Kosten für Reisen eines Ausländers, der Grundbesitz in Deutschland hat, an den Belegenheitsort dieses Grundbesitzes sind als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zu berücksichtigen, soweit sie ausschließlich der Sicherung und Erhaltung der Mieteinnahmen dienen.

Auswärtstätigkeit: Der Abzug von Reisekosten bzw. deren steuerfreie Erstattung setzen voraus, dass der Arbeitnehmer einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nachgeht. Eine Auswärtstätigkeit liegt hierbei vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

B

Bewirtung: Auf Geschäfts- bzw. Dienstreisen werden häufig auch Geschäftsfreunde bewirtet. Wenn Aufwendungen für geschäftlich veranlasste Bewirtungen oder Arbeitsessen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte vom Betrieb getragen werden, muss die Verpflegungspauschale für den Arbeitnehmer gekürzt werden. Bei Inlandsreisen beträgt der Kürzungsbetrag 4,80 € für ein Frühstück und jeweils 9,60 € für ein Mittag- oder ein Abendessen.

D

Dreimonatsfrist: Bei derselben Auswärtstätigkeit dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden. Erst nach einer mindestens vierwöchigen Unterbrechung der Tätigkeit beginnt der Fristlauf neu, so dass die Mehraufwendungen dann erneut (für längstens drei Monate) abziehbar sind.

E

Ehefrau: Ob die Begleitung des Steuerpflichtigen durch die Ehefrau auch dazu berechtigt, die gesamten Aufwendungen für die Reise der Ehefrau als Betriebsausgaben oder Werbungskosten geltend zu machen, ist vielfach umstritten. Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer durch Mitnahme seiner Ehefrau auf seiner Auswärtstätigkeit entstehen, deren Erstattung der Arbeitgeber ablehnt, werden nicht als Werbungskosten anerkannt. Ist die Mitnahme der Ehefrau betrieblich bedingt, bestehen keine Bedenken, auch ihre Reisekosten abzuziehen.

Erstattung von Reisekosten: Bei der Erstattung von Reisekosten dürfen die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden; in diesem Fall ist die Erstattung steuerfrei, soweit sie die Summe der nach den Verwaltungsvorschriften zulässigen Einzelerstattungen nicht übersteigt. Dies gilt sinngemäß auch für die Erstattung von Umzugskosten und von Mehraufwendungen bei einer doppelten Haushaltsführung.

Erste Tätigkeitsstätte: Als erste Tätigkeitsstätte gilt die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Fehlt eine solche arbeitgeberseitige Zuordnung, können Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte auch durch die Einsatzdauer an einem Ort begründen (beispielsweise Einsatz an zwei vollen Arbeitstagen pro Woche).

F

Familienangehörige: Der für eine mitreisende Ehefrau aufgestellte Grundsatz zu Reisekosten gilt auch für die Begleitung durch andere nahe Angehörige (siehe Stichwort „Ehefrau“).

Fortbildung: Mehraufwendungen für Verpflegung anlässlich des Besuchs von Fortbildungsveranstaltungen (beispielsweise Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie) sind bei einem Arbeitnehmer nach den für Reisekosten geltenden Grundsätzen steuerlich als Werbungskosten zu berücksichtigen, wenn die Berufsfortbildung außerhalb des Wohnorts stattfindet und der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Kostenersatz erhält.

Frühstück: Sofern der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit im Inland durch den Arbeitgeber verpflegt wird, mindern sich seine abziehbaren Verpflegungspauschalen um 4,80 € für ein Frühstück (und 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen). Ist in einer Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung genannt, müssen aus dem Gesamtentgelt die Kosten der Verpflegung herausgerechnet werden, damit die abziehbaren Übernachtungskosten ermittelt werden können. Hierfür sind ebenfalls pauschal 4,80 € für ein Frühstück (und 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen) abzurechnen.

G

Gemischt veranlasste Reise: Bei Reisen mit geschäftlicher bzw. beruflicher Mitveranlassung können die Reisekosten mittlerweile anteilig steuerlich abgezogen werden. Eine geänderte Rechtsprechung des BFH ermöglicht den anteiligen Abzug gemischter Aufwendungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben, wenn sich bei einer Reise berufliche und private Anlässe verbinden. Nunmehr dürfen also Aufwendungen für eine Reise mit sowohl beruflichem/betrieblichem als auch privatem Anlass nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten (Zeit-)Anteile in nicht abziehbare Aufwendungen für die private Lebensführung und abziehbare Werbungskosten/Betriebsausgaben aufgeteilt werden, sofern die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind.

Die Auswirkungen der geänderten Rechtsprechung zu gemischt veranlassten Aufwendungen betreffen insbesondere die Kosten für die Hin- und Rückfahrt mit Pkw und Zug sowie Flüge zum und vom Aufenthaltsort. Klassischer Anwendungsfall gemischt veranlasster Reisen sind Auswärtstätigkeiten, bei denen ein paar private Tage drangehängt oder vorgeschaltet werden. In diesen Fällen können die Flug-, Bahn-, Schiffs- oder Pkw-Kosten nach den beruflich und privat veranlassten Zeitanteilen der gesamten Reise aufgesplittet werden.

Beispiel

Ein Angestellter hält von Montag bis Freitag Fachvorträge auf einem Seminar in Österreich und erholt sich über das Wochenende beim Skifahren vor Ort.

Lösung

Von den Fahrtkosten kann er 5/7 der Aufwendungen als Werbungskosten absetzen. Gleiches gilt für die Hotelrechnung. Hinzu kommen Verpflegungspauschalen für fünf Tage sowie Reisenebenkosten, die während der fünf Werktage angefallen sind.

Damit die geänderten Rechtsgrundsätze in der Praxis optimal umgesetzt werden, müssen jedoch einige Bedingungen beachtet sowie Nachweispflichten erfüllt werden:

Gemischte Aufwendungen gehören weiterhin insgesamt zu den (nicht abziehbaren) Kosten der privaten Lebensführung, wenn und soweit die beruflichen/betrieblichen Aufwendungen nicht nach objektiven Maßstäben und in nachprüfbarer Form voneinander getrennt werden können.

Die Aufwendungen müssen sich klar erkennbar dem beruflichen und privaten Teil zuordnen lassen. Sie sind dann nach dem Verhältnis der beruflichen und privaten Kostenanteile aufzuteilen - entweder anhand der Zeitfaktoren (tage- bzw. stundenweise) oder im Wege einer sachgerechten Schätzung nach der Veranlassung.

Bei gemischt veranlassten Reisen sind für die Aufteilung zunächst die Kostenbestandteile abzutrennen, die sich leicht und eindeutig dem beruflichen und privaten Bereich zuordnen lassen. Die danach verbleibenden Kosten sind grundsätzlich im Wege sachgerechter Schätzung aufzuteilen, in der Regel im Verhältnis der Zeitanteile.

Arbeitnehmer oder Selbständige müssen die berufliche Veranlassung der Aufwendungen umfassend nachweisen. Die Zeitanteile von privaten und geschäftlichen Terminen lassen sich dabei gut durch ein
(Reise-)Tagebuch dokumentieren. Werden die Nachweispflichten nicht hinreichend erfüllt, geht dies zu Lasten der Berufstätigen, weil sie bei steuermindernden Tatsachen die Beweislast tragen. Hierbei ist eine rechtzeitige Sammlung sämtlicher Belege ratsam, die den beruflichen Anlass dokumentieren.

Ist der betriebliche Grund der Reise von untergeordneter Bedeutung, entfällt der Abzug der Kosten wie bisher komplett. Lediglich einzelne Aufwendungen wie beispielsweise der Eintritt zu einer Fachmesse können dann gesondert berücksichtigt werden.

Gesellschafter: Reisekosten, die der Gesellschafter von „seiner“ Personengesellschaft nicht ersetzt bekommt, muss er im Rahmen der einheitlichen Gewinnfeststellung als Betriebsausgaben geltend machen. Reisekosten, die Gesellschaftern einer OHG bei Fahrten zum Versteigerungstermin entstehen, an dem sie zur Rettung einer betrieblichen Forderung das Grundstück für private Zwecke ersteigern, sind aber keine Betriebsausgaben der OHG. Auch können in der Gewinn- und Verlustrechnung einer Personengesellschaft für einen Gewinnfeststellungszeitraum die in früheren Zeiten angefallenen Aufwendungen für Reisekosten, bei denen zweifelhaft war, ob sie von einem Gesellschafter persönlich oder von der Gesellschaft zu tragen waren, auch dann nicht steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Gesellschafterversammlung erstmals für den betreffenden Abschluss die Erstattung der Aufwendungen an den Gesellschafter als Betriebsausgaben der Gesellschaft genehmigt.

Bei Gesellschafter-Geschäftsführern von Kapitalgesellschaften können die Reisekosten unter Umständen unangemessen hoch sein. Unangemessene Reisekosten sind verdeckte Gewinnausschüttungen. Solche Vergütungen können nicht in die Gesamtausstattung des Gesellschafter-Ge­schäfts­führers als Arbeitnehmer als angemessene Gehaltsbezüge mit einbezogen werden.

H

Haushaltsersparnis: Eine Haushaltsersparnis ist nicht zu berücksichtigen, das heißt, die Verpflegungspauschalen gelten ungekürzt, auch wenn der Erwerbstätige sich während seiner Auswärtstätigkeiten die Verpflegungskosten zu Hause spart. Die Haushaltsersparnis ist jedoch weiterhin von Bedeutung bei der Ermittlung bestimmter außergewöhnlicher Belastungen (§ 33 EStG).

Hochschullehrer: Hochschullehrer tragen häufig Reisekosten für Studienreisen, insbesondere Auslandsreisen. Sofern die Reise auf einer sogenannten Doppelmotivation basiert (z.B. touristisch geprägte Reise eines Religionslehrers durch das „Heilige Land“), erkennt die Rechtsprechung keinen Reisekostenabzug an. Sind die beruflichen und privaten Veranlassungsbeiträge hingegen trennbar, kommt ein anteiliger Kostenabzug für den beruflichen Teil der Reise in Betracht. Siehe auch unter „gemischt veranlasste Reise“ und „Studienreisen“.

I

Incentive-Reisen: Bei der Durchführung von Incentive-Reisen mit Geschäftspartnern des Steuerpflichtigen wird unterschieden zwischen zusätzlichen Gegenleistungen für die Leistungen des Geschäftspartners (dann grundsätzlich Abzug der Kosten als Betriebsausgaben) und/oder der Anknüpfung künftiger Geschäftsbeziehungen (dann als „Geschenk“ nicht abzugsfähig: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG).

K

Kilometersätze: Der Arbeitgeber kann die Kfz-Kosten des Arbeitnehmers, der für eine Auswärtstätigkeit ein eigenes Kfz benutzt, gegen Einzelnachweis oder pauschal erstatten. Will der Arbeitnehmer Fahrtkosten bei einer Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend machen, kommt nur der Einzelnachweis oder die Geltendmachung von Pauschbeträgen in Betracht. Ein Nachweis, der sich auf Kilometersätze der ADAC-Tabellen stützt, wird nicht anerkannt. Bei nur teilweisem Ersatz (beispielsweise der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, niedrigere Kilometersätze laut Tarifvertrag) darf der Arbeitnehmer in der Regel den Differenzbetrag bis zu den Pauschbeträgen ohne Einzelnachweis als Werbungskosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber die Benutzung des eigenen Fahrzeugs während Auswärtstätigkeiten ausdrücklich oder stillschweigend gestattet hat.

Kraftfahrer/Fahrlehrer: Berufskraftfahrern können vom Arbeitgeber die Mehraufwendungen für Verpflegung in Höhe der Pauschsätze steuerfrei ersetzt werden. Schulungsfahrten eines Fahrlehrers sind aber keine Geschäftsreisen, selbst wenn sie sich über das Gebiet mehrerer Gemeinden erstrecken.

S

Schiffsreisen: Schiffsreisen mit Besuch touristisch reizvoller Stätten sind auch dann nicht beruflich veranlasst, wenn an Bord Gelegenheit zur Teilnahme an fachlichen Diskussionen besteht und bei Landgängen auch berufsbezogene Besichtigungen und Vorträge stattfinden.

Sprachkurs im Ausland: In Verbindung mit üblichen Bildungsreisen sind die Kosten nicht abzugsfähig.

Studienreisen, Vortragsreisen, Tagungen, Kongresse: Entstehen Reisekosten, die eindeutig und klar abgrenzbar ausschließlich betrieblich/beruflich veranlasst sind, ist für diese Kosten  ein steuerlicher Kostenabzug möglich. Aufwendungen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, aber einen nachgewiesenen abgrenzbaren betrieblichen oder beruflichen Anteil enthalten, sind nach dem jeweiligen Veranlassungsanteil in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen aufzuteilen.

Hinweis

Die betrieblich/beruflich veranlassten Anteile von Aufwendungen sind hier aber nicht als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar, wenn eine untergeordnete betriebliche/berufliche Mitveranlassung gegeben ist. Es gilt dabei eine 10-%-Grenze.

 

Beispiel

Unternehmer H besucht eine eintägige Fachtagung in Garmisch-Partenkirchen. Anschließend genießt er dort für weitere 13 Tage einen Skiurlaub.

Lösung

Da die gemischt veranlasste Reise zu unter 10 % beruflich bzw. betrieblich veranlasst ist (ein Tag von insgesamt 14-tägiger Reise), können keinerlei Reisekosten steuerlich abgezogen werden – auch nicht für den beruflichen Anteil.

Die Aufteilung kann dabei nach Zeitanteilen vorgenommen werden (siehe dazu das Beispiel unter Punkt 8).

U

Urlaubsreise: Eine Urlaubsreise (Erholungsreise) ist Privatsache. Aufwendungen, die aber beispielsweise mit einem während der Urlaubsreise besuchten Fachseminar zusammenhängen, können jedoch als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden. Hierzu rechnen beispielsweise Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort, gegebenenfalls Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen.

V

Vermietung und Verpachtung: Auch Vermieter können Fahrtkosten, Mehraufwand für Verpflegung, Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten steuerlich abziehen, sofern die kostenverursachende Reise durch die Vermietungstätigkeit veranlasst ist. Die Aufwendungen sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung. Allerdings gilt zu beachten, dass Reisekosten zu den (lediglich abschreibbaren) Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Mietobjekts gehören, wenn sie für Fahrten anfallen, die der Anschaffung oder Herstellung des Mietobjekts dienen (z.B. Fahrten zu Kaufverhandlungen oder zur Überwachung des Baufortschritts). Abziehbar sind auch die Kosten, die für regelmäßige „Überwachungsfahrten“ zum Mietobjekt anfallen.

Vortragsreisen: Das Halten eines Vortrags auf einem Fachkongress im Ausland ist für sich allein kein Indiz für eine ausschließlich beruflich oder dienstlich veranlasste Reise. Der Erwerbstätige kann hier eine hinreichende Beweisvorsorge betreiben, indem er beispielsweise die beruflich veranlassten Zeitanteile der Reise durch ein Reisetagebuch festhält.

Z

Zweigniederlassungen: Dient eine Reise der beabsichtigten Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland, sind die hierfür aufgewendeten Kosten Betriebsausgaben.

Zwischenheimfahrten: Unterbricht ein Steuerpflichtiger seine Auswärtstätigkeit, die sich über mehrere Wochen erstreckt, derart, dass er beispielsweise Zwischenheimfahrten zu seiner Familie oder zu seinen Eltern macht, sind auch die Kosten dieser Zwischenheimfahrten abzugsfähige Reisekosten.

Eventuelle Änderungen, die nach Ausarbeitung dieses Informationsschreibens erfolgen, können erst in der nächsten Ausgabe berücksichtigt werden! Trotz gewissenhafter Bearbeitung aller Beiträge kann eine Haftung für deren Inhalt nicht übernommen werden.
Die Sozietät Einhausen stellt in diesen News verschiedenste Informationen zur Verfügung. Wir weisen Sie allerdings darauf hin, dass wir für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der hier angebotenen Informationen keine Gewähr übernehmen. Die von uns zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle Steuerberatung und sind nicht Gegenstand eines Beratungsvertrages.
Alle Rechte an diesen News und dessen Inhalt liegen bei den Urhebern. Nutzer dürfen einzelne Inhalte in keiner Form einzeln oder kombiniert ohne Zustimmung der Berechtigten gewerblich nutzen.