Gemischt veranlasste Reisen (Stand März 2015)

Bislang konnten Arbeitnehmer ihre Ausgaben für einen Messebesuch, eine Fachtagung oder den Besuch von Geschäftspartnern des Arbeitgebers nur dann als Werbungskosten absetzen, wenn sie dabei (nahezu) ausschließlich berufliche Termine wahrnahmen und private Motive nur eine ganz untergeordnete Bedeutung hatten.

Aufgrund eines Grundsatzurteils des Bundesfinanzhofs (BFH) erkennt der Fiskus mittlerweile jedoch die Kosten der An- und Abreise auch dann anteilig an, wenn ein beruflicher Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert wird bzw. wenn während des Aufenthalts sowohl berufliche als auch private Termine wahrgenommen werden. Ist dies der Fall, können Arbeitnehmer den Reiseaufwand anteilig als Werbungskosten geltend machen.

Lassen sich die Aufwendungen klar erkennbar auf einen beruflichen und einen privaten Teil aufschlüsseln, sind die auf den beruflichen Teil entfallenden Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar. Der Arbeitgeber kann sie gegen Nachweis insoweit auch steuerfrei erstatten. Zu den abziehbaren bzw. steuerfrei erstattungsfähigen Kosten gehören bei den Reisekosten unter anderem Kongressgebühren, Hotelkosten und Verpflegungsmehraufwendungen für denjenigen Reiseteil, der dem beruflichen Anlass zuzuordnen ist. Die Aufteilung in einen privaten und einen beruflich veranlassten Reiseteil lässt sich im Regelfall über die zeitliche Komponente lösen.

Beispiel

Ein Angestellter verbringt sieben Tage im Ausland: An vier Tagen besucht er eine Fachmesse, drei Tage nutzt er zur Erholung.

Lösung

Er kann 4/7 der Flugkosten, des Verpflegungsmehraufwands und der Hotelrechnung steuerlich geltend machen. Hinzu kommen die beruflich veranlassten Messegebühren in voller Höhe.

Der berufliche Anteil einer Reise darf allerdings nicht von untergeordneter Bedeutung sein. Wer also zwei Wochen in Spanien seinen Sommerurlaub verbringt und dort an einem Nachmittag einen Geschäftspartner oder eine Messe besucht, kann seine Kosten auch weiterhin nicht anteilig absetzen. Dies gilt gleichermaßen, wenn

·       die jeweils nicht unbedeutenden beruflichen und privaten Zeitanteile derart eng inein­andergreifen, dass eine Trennung nicht möglich ist, oder

·       eine berufliche und private Doppelmotivation für die Reise vorliegt (z.B. bei Reise eines Sprachlehrers in das Land der von ihm gelehrten Fremdsprache).

Hinweis

Arbeitnehmer müssen die (anteilige) berufliche Veranlassung einer Auswärtstätigkeit gegenüber ihrem Finanzamt nachweisen. Nur wenn sie den beruflichen Zeitanteil der Reise dokumentiert haben, gelingt der Werbungskostenabzug. Hierzu müssen sie festhalten, an welchen Tagen und in welchem zeitlichen Umfang eine berufliche Veranlassung vorlag. Als Nachweise für den Verlauf der Reise können zum Beispiel Fahrtenbücher, Tankquittungen oder Hotelrechnungen dienen. Erfüllt der Arbeitnehmer die Nachweispflichten nicht hinreichend, geht das zu seinen Lasten.

Der berufliche Anlass lässt sich beispielsweise auch mit dem Einladungsschreiben eines Kunden oder Lieferanten zum Geschäftstreffen oder mit Lehrgangs- bzw. Seminarunterlagen dokumentieren. Diese müssen

·       die Dauer der Fortbildung,

·       den Inhalt und

·       die Teilnehmerzusammensetzung

enthalten.

Die Rechtsprechungsänderung können auch Unternehmer und Freiberufler im Rahmen einer Geschäftsreise nutzen. Sie setzen dann gewinnmindernde Betriebsausgaben an.

Beispiel

Ein Arzt besucht einen Fachkongress im Ausland. Er reist Samstagmorgen an und die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück.

Lösung

Die Kosten für zwei Übernachtungen (von Dienstag bis Donnerstag) sowie die Kongressgebühren sind ausschließlich betrieblich veranlasst und daher vollständig abziehbar. Die Flugkosten sind dagegen gemischt (privat und betrieblich) veranlasst, also entsprechend aufzuteilen (drei Tage beruflich, sechs Tage privat) und somit zu 1/3 abzugsfähig. Den Verpflegungspauschbetrag gibt es ebenfalls für drei Tage.

Denkbar ist ein anteiliger Werbungskostenabzug auch bei Hausbesitzern, wenn sie zum Beispiel ihrer vermieteten Immobilie im Schwarzwald oder an der Ostsee für Reparaturarbeiten einen Besuch abstatten und diesen Anlass für ein verlängertes Wochenende nutzen.

Keine Chance auf einen steuerlichen Abzug haben hingegen private Sparer, die etwa eine Hauptversammlung oder ein Fachseminar zur Geldanlage besuchen. Denn im Rahmen der Kapitaleinkünfte können bereits seit 2009 keine Werbungskosten mehr geltend gemacht werden; abziehbar ist lediglich der Sparer-Pausch­betrag von 801 € pro Person.

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