Die erste Tätigkeitsstätte (Stand März 2015)

2.1     Bedeutung

Der bisherige Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“ wurde im Einkommensteuergesetz (EStG) ab dem 01.01.2014 durch den Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Zudem wurden die gesetzlichen Voraussetzungen vollkommen neu definiert, nach denen sich eine erste Tätigkeitsstätte bestimmt.

Für Sie als Erwerbstätiger ist es steuerlich von äußerst hoher Bedeutung, ob und wo Sie eine erste Tätigkeitsstätte im Sinne des EStG begründen. Denn für Einsätze an einer ersten Tätigkeitsstätte können Sie keine Reisekosten wie etwa Verpflegungsmehraufwendungen oder Fahrtkosten mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer in der Steuererklärung geltend machen (bzw. sich steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen). Vielmehr können Sie die Fahrtkos­ten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte nur in Höhe der Entfernungspauschale (0,30 € pro Entfernungskilometer, zudem Deckelung bei 4.500 € pro Jahr bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel) abziehen. Sofern Sie einen Firmenwagen für die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nutzen, müssen Sie hierfür zudem einen geldwerten Vorteil versteuern.

Hinweis

Steuerlich günstig ist es, wenn Sie gar keine erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne begründen oder wenn Sie häufig außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig sind.

2.2     Ortsfeste betriebliche Einrichtung

Eine erste Tätigkeitsstätte kann ab 2014 nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung

·       des Arbeitgebers,

·       eines verbundenen Unternehmens (beispielswei­se der Tochtergesellschaft) oder

·       eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (etwa eines Kunden oder Entleihers)

sein.

Hinweis

Fahrzeuge, Flugzeuge und Schiffe können keine ersten Tätigkeitsstätten sein. Das gilt auch für das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers („Home-Office“). Falls das Finanzamt diese Orte bei Ihnen ab 2014 als erste Tätigkeitsstätte einstufen sollte, können Sie auf die neue Rechtslage verweisen. Das neue Recht regelt zudem, dass Arbeitnehmer je Dienstverhältnis nur maximal eine erste Tätigkeitsstätte haben können.

Als ortsfeste betriebliche Einrichtung werten die Finanzämter auch Baucontainer auf einer Großbaustelle, die längerfristig mit dem Erdreich verbunden sind (z.B. Baubüros).

2.3     Zuordnung durch Arbeitgeber

Ob Sie eine erste Tätigkeitsstätte haben, richtet sich ab 2014 primär nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen Ihres Arbeitgebers, das heißt: Ortsfeste betriebliche Einrichtungen werden zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn Sie als Arbeitnehmer dorthin zugeordnet wurden. Ob eine solche Zuordnung vorliegt, müssen die Finanzämter künftig anhand der dienst-
oder arbeitsrechtlichen Festlegungen prüfen sowie nach ergänzenden Absprachen und Weisungen (mehr dazu unter Punkt 2.3.1).

Die Tatsache, dass der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitstätte zugeordnet hat, genügt allein jedoch noch nicht zur Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte. Es muss hinzukommen, dass der Arbeitgeber diese Zuordnung auch dauerhaft vorgenommen hat (siehe hierzu Punkt 2.3.2).

2.3.1    Dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung

Arbeitgeber können nach der neuen Rechtslage relativ frei bestimmen, welchen Ort sie dem Arbeitnehmer als erste Tätigkeitsstätte zuordnen. Allerdings darf die Zuordnung nicht völlig losgelöst vom beabsichtigten Einsatzort sein.

Beispiel

Der Arbeitgeber ordnet dem Arbeitnehmer eine Betriebsstätte zu. Tatsächlich werden dort aber nur die Personalakten des Arbeitnehmers geführt, tätig wird dieser nur in einer ganz anderen Betriebsstätte.

Lösung

Das Finanzamt erkennt die Betriebsstätte nicht als erste Tätigkeitsstätte an, da der Arbeitnehmer dort überhaupt nicht tätig ist. Die Zuordnung des Arbeitgebers „auf dem Papier“ hat somit keine steuerliche Bedeutung.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) setzt für die steuerliche Anerkennung der arbeitgeberseitigen Zuordnung voraus, dass der Arbeitnehmer an dem zugeordneten Ort zumindest in einem ganz geringen Umfang tätig werden soll (indem er dort beispielsweise Auftragsbestätigungen abholt). Nicht unbedingt erforderlich ist, dass der qualitative Tätigkeitsschwerpunkt des Arbeitnehmers an der zugeordneten Tätigkeitsstätte liegt. Damit die dienst- und arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitnehmers vom Finanzamt anerkannt wird, muss sie zudem eindeutig dokumentiert werden. Folgende Nachweise erkennen die Finanzämter unter anderem an:

·       Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag

·       Protokollnotizen

·       dienstrechtliche Verfügungen

·       Einsatzpläne

·       Reiserichtlinien

·       Reisekostenabrechnungen

·       Organigramme des Arbeitgebers

Auf eine Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte können die Finanzämter auch aus dem Umstand schließen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für dortige Einsätze keine Reisekosten gezahlt oder für die Fahrten dorthin geldwerte Vorteile (bei Dienstwagennutzung) besteuert hat.

Hinweis

Die Entscheidung, ob bzw. wo der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich festlegt, kann durchaus von steuerstrategischen Überlegungen geleitet sein. Arbeitgeber sollten einzelfallabhängig - und am besten zusammen mit ihrem Steuerberater - überprüfen, ob bzw. in welchem Fall eine Zuordnungsentscheidung überhaupt steuerlich sinnvoll für ihre Arbeitnehmer ist. Trifft der Arbeitgeber keine Zuordnungsentscheidung, wird die erste Tätigkeitsstätte nach sogenannten quantitativen Kriterien des EStG bestimmt (mehr dazu unter Punkt 2.4).

2.3.2    Dauerhaftigkeit der Zuordnung

Eine erste Tätigkeitsstätte infolge der Zuordnung durch den Arbeitgeber liegt nur dann vor, wenn der Arbeitnehmer sie dauerhaft getroffen hat. Hiervon geht das EStG insbesondere dann aus, wenn

·       der Arbeitnehmer unbefristet,

·       für die komplette Dauer des (unbefristeten oder befristeten) Dienstverhältnisses oder

·       über einen Zeitraum von 48 Monaten

an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.

Beispiel

Ein Architekt wurde befristet angestellt. Für die Dauer des Arbeitsverhältnisses hat ihn sein Arbeitgeber einem bestimmten Tätigkeitsort zugeordnet.

Lösung

Da der Architekt für die gesamte Dauer seines befristeten Dienstverhältnisses einem Ort zugeordnet worden ist, hat er dort seine erste Tätigkeitsstätte.

 

Hinweis

Wenn der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer nur vorübergehend einem Einsatzort zugeordnet hat, begründet er an diesem Ort keine erste Tätigkeitsstätte.

2.4     Quantitative Zuordnungskriterien

Sofern der Arbeitgeber eine Tätigkeitsstätte nicht dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt hat oder die Zuordnung nicht eindeutig ist, „zündet“ das EStG die nächste Prüfungsstufe: Dann müssen die Finanzämter anhand des zeitlichen Umfangs der Arbeitseinsätze des Arbeitnehmers prüfen, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt (quantitative Zuordnungskriterien).

Das Gesetz bestimmt, dass eine erste Tätigkeitsstätte in diesem Fall an dem Ort anzunehmen ist, an dem der Arbeitnehmer

·       typischerweise arbeitstäglich,

·       je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder

·       je Arbeitswoche mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit

tätig werden soll.

Diese an der Arbeitsdauer ausgerichtete Betrachtung setzt ebenfalls einen dauerhaften Einsatz voraus. Zudem ist hier (anders als bei der arbeitgeberseitigen Zuordnung an eine Tätigkeitsstätte, siehe Punkt 2.3.1) erforderlich, dass der Arbeitnehmer an den Einsatzorten auch seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. Deshalb kann eine Arbeitsstätte beispielsweise keine erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer dort zwar typischerweise arbeitstäglich tätig wird, jedoch nur sein Firmenfahrzeug oder seinen Lkw abholt oder lediglich Auftragsbestätigungen einreicht.

Beispiel 1

Ein Monteur wurde von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet. Er holt aber täglich sein Arbeitsgerät auf dem Firmengelände in Regensburg ab.

Lösung

Der Arbeitnehmer sucht den Ort zwar arbeitstäglich auf, hat dort aber nach den quantitativen Kriterien keine erste Tätigkeitsstätte, weil er dort nicht seinem eigentlichen Beruf nachgeht, sondern nur vorbereitende Tätigkeiten ausübt.

Beispiel 2

Ein Busfahrer muss seinen Bus bei Arbeitsbeginn stets an wechselnden Stellen im Stadtgebiet aufnehmen; mindestens einmal die Woche begibt er sich in die Geschäftsstelle seines Verkehrsbetriebs, um dort seine Kasse abzurechnen.

Lösung

Die Geschäftsstelle kann aufgrund der quantitativen Kriterien nicht zur ersten Tätigkeitsstätte werden, da der Busfahrer dort nicht seine eigentlichen beruflichen Tätigkeiten ausübt. Sein Arbeitgeber kann ihn aber arbeitsrechtlich der Geschäftsstelle zuordnen, so dass seine erste Tätigkeitsstätte dann dort zu verorten ist.

Wenn Arbeitnehmer an mehreren Orten tätig sind, die alle die quantitativen Kriterien erfüllen (beispielsweise Einsatz an zwei Orten je Woche mit jeweils zwei bzw. drei vollen Arbeitstagen), kann der Arbeitgeber einen Ort als erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Ohne eine solche Bestimmung gilt diejenige Arbeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt.

Hinweis

Diese gesetzliche Regelung ist durchaus arbeitnehmerfreundlich, denn die Fahrten zu den weiter entfernt liegenden Einsatzorten kann der Arbeitnehmer dann nach Reisekostengrundsätzen (0,30 € pro gefahrenem Kilometer, ggf. mit Verpflegungsmehraufwand) abrechnen. Daher kann es sich lohnen, wenn der Arbeitgeber keine Bestimmung zum Arbeitsort trifft.

2.5     Sammelpunkte und weiträumige Arbeitsgebiete

Wenn Arbeitnehmer nach den vorgenannten Kriterien (also durch arbeitgeberseitige Zuordnung oder quantitative Kriterien) keine erste Tätigkeitsstätte begründen, bedeutet dies jedoch noch nicht, dass sie stets sämtliche berufliche Fahrten nach Reisekostengrundsätzen abrechnen dürfen. Wenn der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers arbeitstäglich einen sogenannten Sammelpunkt aufsuchen muss, wie etwa ein Busdepot, einen Fährhafen oder einen Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, so dürfen die Fahrten des Arbeitnehmers von der Wohnung zu diesen Orten nur mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden (obwohl keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt!). Denn das Gesetz fordert, dass diese Fahrten „wie“ Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden. Dasselbe gilt für Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten, die der Arbeitnehmer auf Weisung seines Arbeitgebers zur Aufnahme seiner Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss.

Hinweis

Kein steuerlich nachteiliger Sammelpunkt liegt hingegen vor, wenn sich Arbeitnehmer an einem „privat organisierten“ Ort treffen, um von dort eine Fahrgemeinschaft zu bilden. Denn in diesem Fall hat der Arbeitgeber diesen Ort nicht bestimmt, so dass die Fahrten dorthin nach Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden dürfen.

Die gute Nachricht für Arbeitnehmer ist, dass die Sammelpunktregelung nur den Abzug der Fahrtkosten einschränkt. Für die anderen Kostenarten liegt weiterhin eine auswärtige berufliche Tätigkeit vor, so dass Arbeitnehmer auch bei Sammelpunkten Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten zustehen.

Beispiel

Ein Busfahrer muss arbeitstäglich 30 km von seiner Wohnung zu seinem Busdepot fahren, um dort seinen Bus entgegenzunehmen. Er verlässt morgens um 6 Uhr die Wohnung und kehrt um 16 Uhr zurück.

Lösung

Die Fahrten zum Depot dürfen nur mit der Entfernungspauschale von 0,30 € pro Entfernungskilometer, somit mit 9 € täglich als Werbungskosten abgerechnet werden. Gleichwohl darf der Arbeitnehmer pro Tag einen Verpflegungsmehraufwand von 12 € geltend machen, da er sich mehr als acht Stunden außerhalb einer ersten Tätigkeitsstätte aufhält.

Von der Regelung zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten sind insbesondere Hafen- und Forstarbeiter oder Zusteller betroffen. Der Abzug von Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten bleibt allerdings auch in diesen Fällen erlaubt. Auch dürfen die Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebiets weiterhin nach Reisekostengrundsätzen (mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer) steuerlich abgesetzt werden.

Hinweis

Das BMF hat allerdings ausdrücklich erklärt, dass Schornsteinfeger sowie Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen, oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen zuhause betreuen, nicht von der Fahrtkostenkappung bei weiträumigen Tätigkeitsgebieten betroffen sind. Das heißt: Sie können ihre Fahrtkosten weiterhin nach Reisekostengrundsätzen abrechnen (auch die Anfahrten zu ihrem Gebiet).

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