Mängel in der Kassenführung und deren Folgen

Die am häufigsten auftretenden Mängel in der Kassenführung sind Kassenfehlbeträge, fehlende Ur-aufzeichnungen oder Belege sowie nicht gebuchte Bareinnahmen und -ausgaben. Auch unplausible Tageseinnahmen, wie auf volle Beträge gerundete Einnahmen bei Einzelpreisen mit Nachkommastel-len kommen häufig vor.

Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sind auch in folgenden Fällen berechtigt (Aus-züge aus der Rechtsprechung):

• Einlagen, deren Herkunft ungeklärt ist
• Einlagen, die nachträglich eingetragen worden sind
• Einlagen (und Entnahmen) mit geschätzten Beträgen
• Einlagen und Entnahmen in unverständlich raschem Wechsel (zumal, wenn ohne die Einlagen ein Kassenfehlbetrag entstehen würde)
• Darlehen (insbesondere naher Angehöriger), bei denen die Mittelherkunft ungeklärt ist (keine Ver-einbarung über Zinsen und Tilgung)
• usweis hoher Kassenbestände
• Undatierte Kassenaufzeichnungen
• Die Kasse erfüllt die an keine der beiden möglichen Alternativen gestellten Anforderung. Es feh-len die erforderlichen Kassenzettel zum Nachweis der Kasseneinnahmen, sodass sie nicht als ord-nungsgemäße fortlaufend geführte Kasse anerkannt werden kann. Es fehlen aber auch die Kassenberichte, denen die Abstimmung der Einnahmen mit den Kassenbeständen entnommen werden könnte
• Für die geführte elektronische Registrierkasse wurden keine Tagesendsummenbons aufbewahrt.

Mängel in der Kassenführung werden i. d. R. bei einer Außenprüfung festgestellt. Der Prüfer muss sie dem Steuerpflichtigen offenlegen und ihn zur Stellungnahme auffordern. Der Steuerpflichtige trägt die Feststellungslast, da es sich um steuermindernde Tatsachen handelt.

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ist bei festgestellten formellen Mängeln - insbesondere betreffend die Art und Weise der Dokumentation - dann nicht zu beanstanden, wenn sie den sonstigen Ordnungsvorschriften entspricht, das sachliche Ergebnis nicht beeinflusst wird und die Mängel keinen erheblichen Verstoß gegen die formellen Anforderungen oder gegen die Aufbewah-rungspflichten bedeuten.

Stellt der Prüfer formelle Mängel in der Kassenbuchführung fest, darf er Umsatz- und Gewinnverprobungen (Geldverkehrsrechnung, Vermögensvergleich) vornehmen.

Enthält die Buchführung materielle Mängel - die sich auf die Richtigkeit und die Vollständigkeit der Buchführung beziehen - die wesentlich sind, wird die Kasse verworfen und eine Schätzung vorge-nommen. Sind Kassenfehlbeträge aufgetreten, kann die Schätzung anhand dieser Fehlbeträge erfolgen, soweit die Kassenaufzeichnungen die Geldbewegungen im Großen und Ganzen zutreffend wiedergeben können. Ansonsten muss eine Schätzung anhand des Rohgewinns und pauschaler Werte erfolgen.

Bei Feststellung einer Steuergefährdung kann eine Geldbuße bis zu 5.000 € auferlegt werden. Außerdem können steuerstrafrechtliche Konsequenzen gezogen werden.

Anmerkung: Mängel der Kassenführung sind aber für das gesamte Buchführungswerk und dessen Ordnungsmäßigkeit nur insoweit von Bedeutung, als der Kassenführung sachliches Gewicht im Rahmen des Gesamtwerks zukommt. Dies bedeutet, dass bei Barerlösen von untergeordneter betragsmäßiger Bedeutung im Verhältnis zu den Gesamtumsätzen nicht die Ordnungsmäßigkeit der ganzen Buchführung verworfen werden kann.

Checkliste der Finanzverwaltung zur Feststellung der Mängel in der Kassenbuchführung

• Werden Kassenfehlbeträge festgestellt?
• Werden Kassenverluste - z. B. Geldverluste durch Diebstahl/Unterschlagung - festgestellt?
• Werden außergewöhnlich hohe Kassenbestände ausgewiesen?
• Was ist das Ergebnis eines evtl. durchzuführenden Kassensturzes?
• Werden Bareinlagen ungeklärter Herkunft in nicht unerheblicher Höhe festgestellt?
• Wurden Bareinlagen zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen gebucht?
• Wurden Barentnahmen laufend gebucht?
• Wurden Barentnahmen nachträglich zur Vermeidung von Kassenfehlbeträgen abgeändert?
• Wurden sonstige Unregelmäßigkeiten - z. B. Radierungen, Rechenfehler, nicht zeitgerechte Aufzeichnungen - festgestellt?

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