Tägliche Verbuchung

Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollten zeitnah festgehalten werden. Im Ergebnis muss der Unternehmer selbst täglich den tatsächlichen Kassenbestand feststellen und mit dem Sollbestand nach seinen Aufzeichnungen abgleichen. Es besteht also eine tägliche Kassensturzpflicht.

 

Eine Ausnahme von der täglichen Aufzeichnungspflicht besteht beispielsweise, wenn der Umsatz der Bargeschäfte nur gering ist. Im Einzelfall kann die Aufzeichnung auch am Morgen des Folgetags erlaubt sein.

Kommt der Unternehmer dieser Verpflichtung nicht nach, weist das Kassenbuch einen schweren Mangel auf, der die Finanzverwaltung dazu berechtigt, die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen.

Indizien dafür, dass der Kassenbestand nicht täglich aufgenommen wurde, sind:

  • Die täglichen Kassenberichte weisen ein gleichmäßiges Schriftbild auf und sind mit demselben Stift geschrieben, also eventuell nachträglich erstellt.

  • Die Einzelbelege sind nicht in der richtigen zeitlichen Reihenfolge erfasst.

  • Der Kassenbestand ist zeitweise negativ (siehe Punkt 4.1 wegen der Einzelheiten).

Unstimmigkeiten oder Kassenfehlbeträge muss der Unternehmer unmittelbar aufklären. Insbesondere muss er Diebstähle und Unterschlagungen durch Mitarbeiter oder Ähnliches zeitnah festhalten und die notwendigen Konsequenzen (beispielsweise Abmahnung oder Kündigung des Mitarbeiters, Strafanzeigen) ziehen. Deckt eine Betriebsprüfung die Fehler erst Jahre später auf, ist die Berufung auf solche Vorgänge oft weder glaubhaft noch belegbar, wenn damals keine weiteren Schritte unternommen wurden.

 

Hinweis

Die Kassenbuchführung ist auch dann nicht ordnungsgemäß, wenn Belege über Bareinnahmen erst bei der Erstellung des Jahresabschlusses über ein Privatkonto des Unternehmers nachgebucht werden. Ob dies gleichermaßen für Betriebsausgaben gilt, ist höchstrichterlich noch nicht entschieden. Vermischen Sie daher besser nicht betriebliche mit privaten Konten.

 

Die Führung der Kassen sollten Unternehmer in einer Organisations- oder Arbeitsanweisung verbindlich regeln. Diese sollte beispielsweise beinhalten

  • die verantwortlichen Personen,

  • wann eine Bestandsaufnahme und

  • wann Auswertungen durchgeführt werden,

  • an wen die Kasse übergeben werden darf,

  • wie bei Falschgeld und Nicht-Euro-Beträgen zu verfahren ist,

  • wo das eingenommene Bargeld aufbewahrt wird und

  • welche Sonderregeln für Schecks gelten.

 

 

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: September 2016

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