Manuelles Kassenbuch bei offenen Ladenkassen

Bei einer offenen Ladenkasse – auch als Schubladenkasse oder Zigarrenschachtelkasse bezeichnet – sind buchführungspflichtige Unternehmer grundsätzlich zur ordnungsgemäßen Führung eines Kassenbuchs verpflichtet. Lediglich eine lose Belegsammlung vorzuhalten, genügt hier nicht. Im Kassenbuch müssen – korrespondierend zur täglichen Kassensturzverpflichtung – täglich auch eigenhändig aufgezeichnet werden:

  • Betriebseinnahmen

  • Betriebsausgaben

  • Privatentnahmen

  • Privateinlagen

 

Die Tageseinnahmen berechnen sich nach folgendem Schema:


Kassenendbestand des jeweiligen Tages

Kassenendbestand des Vortages

+

Betriebsausgaben

+

Privatentnahmen

Privateinlagen

+

Einzahlungen auf die Bank

Auszahlungen von der Bank

=

Tageseinnahmen des jeweiligen Tages

 

 

 

 

Beispiel

Der Einzelhändler Altmann führt ein handschriftliches Kassenbuch, da er keine Registrierkasse nutzt und somit eine offene Ladenkasse betreibt. Aus diesem Kassenbuch ergibt sich für den 15.01. ein Kassenendbestand in Höhe von 2.250 €. Der Kassen­end­bestand des Vortages beläuft sich auf 1.350 €. An Ausgaben sind am 15.01. 266 € angefallen.

Die Tageseinnahmen von Altmann ermitteln sich wie folgt:

Kassenendbestand 2.250 €
Kassenendbestand des Vortages – 1.350 €
Ausgaben   + 266 €
Tageseinnahmen 1.166 €

 

Entscheidend für die Richtigkeit der Aufzeichnungen ist Folgendes:

Es sollte zunächst immer ein manueller Kassensturz durchgeführt werden. Damit ist der tatsächliche Kassenendbestand des Tages festgestellt.

Über die Hinzurechnungen und Kürzungen sind die Tageseinnahmen rechnerisch zu ermitteln. Das Ergebnis

muss sich – bei ordnungsgemäßer Kassenbuchführung – mit den Einzelbelegen decken.

Der tatsächliche Kassenendbestand sollte sich außerdem mit dem rechnerisch ermittelten decken. Bei Differenzen ist immer der tatsächliche Kassenbestand maßgeblich. Die Kasse muss stimmen – das heißt, dass die Differenzen aufgeklärt werden müssen.

Eine zusätzliche regelmäßige Verprobung gelingt beispielsweise, indem zum Kassenbestand am Wochenende die Einzahlungen einer gesamten Geschäftswoche addiert werden. Das Ergebnis zeigt dann den verfügbaren Betrag. Hiervon abgezogen werden die wöchent­lichen Auszahlungen. Ergibt diese turnusmäßige Berechnung einen negativen Endsaldo, wurde das Kassenbuch nicht täglich aktualisiert und/oder mögliche Fehler wurden nicht bereinigt.

Beim Geldtransfer von oder zu den Banken ist darauf zu achten, dass die Transaktionen im Kassenbuch mit demjenigen Datum festgehalten werden, an dem diese tatsächlich erfolgt sind – also unabhängig von der Wertstellung durch die Bank. Für die Richtigkeit der zeitlichen Reihenfolge sollte man auf die Uhrzeit der Transaktion achten (beispielsweise zu Beginn oder am Ende eines Geschäftstages) und einen entsprechenden Eintrag im Kassenbuch vornehmen.

 

Hinweis

Gerade im Zusammenhang mit dem elektronischen Zahlungsverkehr über EC-Karten kann es zu Fehlern in der Kassenbuchführung kommen. Denn EC-Kartenzahlungen von Kunden sind in einem ersten Schritt als Bareinnahmen zu erfassen, die unmittelbar nachgelagert als Geldeinzahlung auf die Bank einzutragen sind. Die Gutschrift bei der Bank beinhaltet dann nicht eine erneute Einnahme. Beachtet man dies nicht, kann es leicht zur Doppelerfassung der Einnahmen (sowohl in der Bank als auch in der Kasse) und zu einer zu hohen Steuerbelastung kommen.

 

Sind die Tagesberichte in der Kasse falsch, kann das Finanzamt die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und Hinzuschätzungen vornehmen. Dies gilt auch bei erheblichen Rechenfehlern. Auch zahlreiche nachträgliche Änderungen im Kassenbuch (beispielsweise Streichungen und Korrekturen mit Tipp-Ex) können Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit rechtfertigen.

 

Hinweis

Ein häufiger Fehler ist, dass die Kasse einen Minusbestand ausweist. Das Kassenbuch bildet den tatsächlichen Bestand an Bargeld in der Kasse ab. Es ist nicht möglich, weniger als gar kein Bargeld in der Kasse zu haben. Daher liegt ein schwerwiegender Mangel des Kassenbuchs vor, wenn das rechnerische Ergebnis kleiner als null ist. Rechnerisch negative Kassenbestände sollten Sie daher sofort aufklären.

 

Bei einem negativen Kassenbestand kommt das Finanzamt zu dem Ergebnis, dass die Angaben im Kassenbuch nicht wahrheitsgemäß erfolgt sind und dass keine täglichen Kassenstürze durchgeführt wurden. Das Finanzamt wird daher im Rahmen einer Betriebsprüfung mindestens einen Sicherheitszuschlag in Höhe der Kassenfehlbeträge vornehmen. Allein deshalb sollte täglich ein Kassensturz gemacht werden und der Kassenbestand (Istbestand) mit dem im Kassenbuch (Sollbestand) abgeglichen werden. Bei der Frage, ob die Kasse einen Minusbestand aufweist, sollten Sie insbesondere die zeitliche Abfolge von Eintragungen berücksichtigen.

 

 

Beispiel

Das Restaurant „Zwielicht“ ist auf abendliche Gäste ausgerichtet und erst ab 18:00 Uhr geöffnet. Laut den Kassenbüchern wurde am Vortag der gesamte Inhalt der offenen Ladenkasse entnommen und auf die Bank gebracht. Am fraglichen Tag wurde bereits um 10:00 Uhr eine Barentnahme im Kassenbuch aufgezeichnet, mit der laut den Aufzeichnungen Vorräte für den kommenden Abend eingekauft wurden.

Die Tageseinnahmen im Restaurant können jedoch erst ab 18:00 Uhr anfallen, da es erst ab diesem Zeitpunkt geöffnet hatte. Daher kann am Vormittag mit diesem Geld nicht eingekauft worden sein. Nach dem Kassenbuch hätte die Kasse im Zeitraum zwischen 10:00 Uhr und 18:00 Uhr einen negativen Kassenbestand aufgewiesen – bei einer Barkasse ist dies nicht möglich. Es handelt sich damit um einen schwerwiegenden Verstoß in der Kassenführung. Die Finanzverwaltung geht in diesen Fällen häufig von bewussten massiven Manipulationen aus. Neben Zuschätzungen und den damit verbundenen steuerlichen Belastungen droht dann gegebenenfalls auch die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens gegen den Restaurantbetreiber des „Zwielichts“.

 

Die Gesamtaufstellung der Einnahmen in den täglichen Kassenberichten genügt jedoch noch nicht für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Die dort ausgewiesenen Tageseinnahmen müssen auch mit den einzelnen Aufzeichnungen von Ausgaben und Entnahmen (sogenannten Einzelaufzeichnungen) übereinstimmen. Dementsprechend müssen den Tagesberichten die Einzelbelege (Quittungen, Rechnungen im Duplikat usw.) beigefügt werden. Es gilt der Grundsatz: pro Buchung ein Beleg.

 

Hinweis

Die Belegpflicht gilt auch für Privateinlagen und -entnahmen, die über sogenannte Eigenbelege aufgezeichnet werden. Das Fehlen solcher durch den Unternehmer selbstausgestellter Belege ist ebenfalls ein schwerwiegender Mangel des Kassenbuchs.

Gefährlich ist auch die Rundung der Tageseinnahmen im Kassenbericht auf volle Eurobeträge. Eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung erfordert die centgenaue Aufzeichnung.

 

 

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: September 2016

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