Aufbewahrungspflichten - Bei Nutzung einer elektronischen Kasse

Seit dem 01.01.2002 sind Unternehmen verpflichtet, Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Die Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen den Vorgaben der GoBD entsprechen. Die Aufzeichnungen müssen daher:

  • nachvollziehbar und nachprüfbar sein,

  • vollständig sein,

  • geordnet und unveränderlich sein,

  • richtig und zeitgerecht erstellt und gebucht werden (insbesondere hier sieht die Finanzverwaltung Defizite in den bisherigen Kassenaufzeichnungen, und an diesem Punkt setzt auch häufig Manipulations­software von PC-Kassen – sog. „Zapper“ – an).

Hinweis

Sie sollten bei der Softwarewahl, insbesondere bei günstigen Angeboten, kritisch sein. Informieren Sie sich besser vorab, ob eine Änderungshistorie enthalten ist und ob sich Daten problemlos in andere Systeme übertragen lassen.

Aus diesem Grund sind auch die gängigen Office-Programme für elektronische Kassenbücher nicht geeignet: hier besteht keinerlei gesicherte Änderungshistorie, und damit haben mit diesen erstellte Aufzeichnungen bei Betriebsprüfungen wenig Hoffnung, vom Fiskus als Besteuerungsgrundlage anerkannt zu werden.

 

Genügt ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise, beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn es längstens bis zum 31.12.2016 eingesetzt wird. Das setzt aber voraus, dass Betroffene technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen durchführen, um die konkreten Anforderungen des Fiskus zu erfüllen. Bei Regis­trierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die ehemaligen Anforderungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 (IV A 8 - S 0310 - 5/95, BStBl I 1996, 34) weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Insbesondere muss der Unternehmer dafür Sorge tragen, dass die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen der Finanzverwaltung in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden können.

 

Hinweis

Eine Sonderregelung gilt für sogenannte Kleinbetragsrechnungen (bis 150 €). Hier genügt nach wie vor die Aufbewahrung des Tagesendsummenbons einschließlich des Z-Bons. Ein Rechnungsdoppel muss auch nicht aufbewahrt werden. Soweit die Grenze von 150 € jedoch überschritten ist, bleibt der leistende Unternehmer zur Aufbewahrung des Doppels der erteilten Rechnung verpflichtet.

Sollte Ihr Kassensystem jedoch automatisch Einzelaufzeichnungen erstellen, müssen Sie diese im Hinblick auf die Rechtsprechung des BFH (siehe Punkt 3) ebenfalls aufbewahren – unabhängig von den Rechnungsbeträgen.

 

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: September 2016

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