Anforderungen an eine Registrierkasse

Seit 2010 verlangt der Fiskus durch das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 von Registrierkassen als technische Voraussetzung, dass alle steuerlich relevanten Einzeldaten aufgezeichnet werden, also inklusive der Umsatzsteuersätze der Kassenvorgänge. Dies bedeutet, dass jede Bewegung in der Kasse (also vor allem Geldeingänge durch Kundenzahlungen und Geldabgänge durch Entnahmen) einzeln aufgezeichnet werden müssen. Auch Stornierungen müssen aus den Aufzeichnungen einzeln ersichtlich werden. Eine Verdichtung von einzelnen Vorgängen, z.B. als Z-Bon (siehe Punkt 4.3.2), genügt diesen Voraussetzungen damit nicht mehr.

Diese Daten, inklusive durch ein Kassensystem erstellte Rechnungen, müssen unveränderbar und vollständig aufgezeichnet werden, und die Daten müssen in dieser geschlossenen Form auch über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Die dabei relevanten Daten umfassen:

  • Journaldaten,

  • Auswertungsdaten,

  • Programmierdaten und

  • Stammdatenänderungsdaten.

Viele PC-Kassensysteme und sogenannte Back-Office/Point-of-Sale-Lösungen entsprechen diesen Vorgaben bereits, wenn Sie als Kassenbetreiber Ihr System durch vom Kassenhersteller bereitgestellte Updates auf einem aktuellen Stand gehalten haben.

Viele elektronische Registrierkassen, insbesondere ältere Kassen mit flüchtigen Speichern, erfüllen diese Vorgaben jedoch nicht. Je nach Fabrikat kann es sein, dass das Gerät die Daten nicht dauerhaft speichert (z.B. den internen Speicher regelmäßig leert), keine Schnittstelle existiert, um die Daten aus der Kasse auszulesen, oder nicht sichergestellt werden kann, dass die Daten unveränderbar aufgezeichnet werden.

Um die Unternehmer nicht über Gebühr zu belasten, toleriert der Fiskus bis zum 31.12.2016 ältere Systeme, die diesen Voraussetzungen nicht genügen.

 

Achtung!

Ab dem 01.01.2017 gelten die strengeren Voraussetzungen für alle Unternehmer mit einer Registrierkasse oder ähnlichen Systemen (also z.B. auch Taxometern oder Waagen mit Registrierkassenfunktion).

Wenn Sie seit 2010 Ihr Kassensystem erneuert oder aktualisiert haben (z.B. durch ein Software-Update des Herstellers), sollten Sie den Kassenhersteller befragen, ob

die von Ihnen genutzte Kasse auf aktuellem Stand diesen Anforderungen genügt. Von besonderer Bedeutung ist hierbei, dass die Zahlungsvorgänge im System unveränderbar und einzeln aufgezeichnet werden und die Daten maschinenlesbar aus dem Speicher der Kasse oder dem externen Speicher (z.B. dem angeschlossenen PC-System) kopiert werden können. Eine Verdichtung der einzelnen Vorgänge (z.B. die ausschließliche Aufzeichnung von Tagesgesamtumsätzen) genügt ab 2017 nicht mehr den Vorstellungen des Fiskus!

 

Sollten Sie ein System nutzen, das noch vor 2010 vertrieben wurde und seitdem auch nicht durch Erweiterungen oder Updates durch den Hersteller auf neueren Stand gebracht wurde oder werden kann, können Sie davon ausgehen, dass die Kasse nicht den neuen Anforderungen genügt – weder bezüglich der Einzelaufzeichnungen noch der unveränderbaren Speicherung der Vorgänge. In diesem Fall sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihr Kassensystem zu erneuern.

 

Als ein sogenanntes Vorsystem unterliegen Registrierkassen den GoBD. Für einen ausführlichen Überblick stellen wir Ihnen gerne das Merkblatt „Elektronische Buchführung und Belegerfassung“ zur Verfügung.

Folgende Unterlagen und Protokolle müssen Sie ebenfalls aufbewahren, wenn Sie Registrierkassen (unabhängig davon, welcher Art) einsetzen:

  • Protokoll über die konkreten Einsatzorte und Einsatzzeiträume der einzelnen Registrierkassen,

  • die steuerlichen Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen, getrennt geführt pro Gerät,

  • zum Gerät gehörende Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung sowie alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

 

Werden mit Hilfe einer Registrierkasse unbare Geschäftsvorfälle (beispielsweise EC-Cash, ELV – Elek­tronisches Lastschriftverfahren) erfasst, müssen Sie aufgrund der erstellten Einzeldaten einen Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleisten.

 

Auch beim Einsatz von Registrierkassen gilt selbstverständlich: Ergeben sich Differenzen zum tatsächlichen Kassenbestand, müssen Sie die Ursachen zeitnah aufklären und durch handschriftliche Vermerke dokumentieren (beispielsweise bei der Änderung der Kassenprogrammierung). Maßgeblich ist hier der tatsächliche Kassenbestand und nicht der rechnerische. Gegebenenfalls ist es ratsam, wenn Sie das Ergebnis der Kassenauszählung über ein sogenanntes Zählprotokoll aufzeichnen und archivieren – so können Sie dieses beiRückfragen des Finanzamts oder eines Betriebsprüfers jederzeit vorlegen.

 

Kommen die Unstimmigkeiten bei einer Betriebsprüfung Jahre später auf den Tisch, sind die Gründe oftmals nur noch schwer zu rekonstruieren und vor allen Dingen nicht ohne weiteres zu belegen. Ein besonderer Wert sollte daher auf die Dokumentation gelegt werden. Sie sind als Unternehmer allein in der Lage (und daher rechtlich auch verpflichtet), eine aussagekräftige Beweisvorsorge zu treffen. Daher sollten Sie das Kassenbuch nicht stiefmütterlich behandeln.

 

Wir stehen Ihnen gerne für weitere Fragen zur Verfügung.

Rechtsstand: September 2016

Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.