Rechnungsangaben (Stand Januar 2015)

Rechnungen und Gutschriften müssen Mindestangaben enthalten, um einen Vorsteuerabzug zu rechtfertigen. Im Einzelnen sind das folgende Pflichtangaben:

2.1     Rechnungen unter 150 € brutto

Folgende Pflichtangaben sind bei Kleinbetragsrechnungen notwendig:

·       vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers

·       Ausstellungsdatum

·       Menge und genaue Bezeichnung des gekauften oder gelieferten Gegenstands

·       Leistungsbeschreibung, die eine zweifelsfreie und leicht nachprüfbare Identifizierung der Leistung ermöglicht (allgemeine Angaben wie „Beratungsleistungen“ oder „technische Kontrolle“ genügen ebenso wenig wie die bloße Angabe der Warengattung wie „Computerzubehör“)

·       Prozentsatz der angewandten Umsatzsteuer (7 % oder 19 %) und Bruttobetrag (ein Umsatzsteuerausweis scheidet bei Kleinunternehmern und Wiederverkäufern aus)

·       gegebenenfalls ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt (die konkrete Norm des UStG, aus der sich die Befreiung ergibt, muss dabei nicht zitiert werden)

Hinweis

Die vereinfachten Regelungen für Kleinbetragsrechnungen gelten, selbst wenn die Betragsgrenze eingehalten wird, nicht beim Wechsel der Steuerschuldnerschaft und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen.

2.2     Rechnungen über 150 € brutto

Zusätzlich zu den Anforderungen für Kleinbetragsrechnungen müssen folgende Angaben enthalten sein:

·       vollständiger Name und vollständige Anschrift des Käufers

·       Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikations­nummer (USt-ID-Nr.) des leistenden Unternehmers; bei Dauerschuldverhältnissen genügt es, wenn in nach dem 31.12.2003 geschlossenen Verträgen eine solche Nummer angegeben ist; bei einzelnen (etwa monatlichen) Zahlungen braucht die USt-ID-Nr. nicht mehr angegeben zu werden

·       fortlaufende Rechnungsnummer; bei Dauerleistungen, die seit dem 01.01.2004 vereinbart sind, ist die einmalige Vergabe für einen Vertrag ausreichend

·       separater Ausweis des Liefer- und Leistungszeitraums, selbst wenn das Lieferdatum mit dem Ausstellungsdatum identisch ist

·       Ausweis des Netto- und Steuerbetrags

·       Ausweis jeder im Voraus vereinbarten Minderung des Entgelts (z.B. Rabatte oder Skonto), beispielsweise durch den Hinweis „3 % Skonto bei Zahlung bis zum …“; bestehen darüber hinaus Vereinbarungen, genügt ein Hinweis auf diese (z.B. „Rabatt gemäß Vereinbarung vom …“)

·       gegebenenfalls ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Käufers, also des Leistungsempfängers (die Hinweispflicht besteht bei steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen, die mit einem Grundstück zusammenhängen und an Nichtunternehmer ausgeführt werden; die Aufbewahrungsfrist beträgt zwei Jahre)

·       bei einer Abrechnung per Gutschrift auch die Angabe des Begriffs „Gutschrift“

2.3     Besondere Rechnungen

Im Fall der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers muss die Rechnung die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Die Formulierung ist jedoch nicht nur dann aufzunehmen, wenn ein Fall der Steuerschuldumkehr mit Auslandsbezug vorliegt. Sie ist auch dann aufzunehmen, wenn sich die Steuerschuld im Inland umkehrt, etwa bei Schrottlieferungen oder Bauleistungen.

2.4     Aufbewahrungspflichten

Auch ohne besonderen Hinweis sind Unternehmer verpflichtet, ausgestellte und erhaltene Rechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren.

Werden Rechnungen mittels elektronischer Registrierkasse erstellt, genügt es, die Tagesendsummenbons aufzubewahren, sofern diese vollständig sind und den Namen des Geschäfts, Ausstellungsdatum und die Tagesendsumme enthalten.

Auch bei Ausdruck auf Thermopapier muss ebenso die Lesbarkeit dauerhaft sichergestellt werden. Dazu kann der Originalbeleg kopiert werden, um ihn zu konservieren. Der Originalbeleg auf Thermopapier muss nach der Kopie nicht aufbewahrt werden.

Hinweis

Seit dem 01.01.2009 dürfen Rechnungen auch außerhalb des Europäischen Gemeinschaftsgebiets elektronisch aufbewahrt werden.

Die unter Punkt 2.2 genannten Angaben müssen zweifelsfrei aus der Rechnung zu erkennen sein.

Hinweis

Lassen Sie sich daher bei einfachen Kassentippstreifen immer eine separate Rechnung mit den unter Punkt 2.2 genannten Angaben ausstellen.

Sie tragen die Beweislast dafür, dass im Zeitpunkt des erfolgten Vorsteuerabzugs eine ordnungsgemäße Rechnung vorgelegen hat. Bei einem Verlust der Rechnung kann der Nachweis mit allen zulässigen Beweismitteln erfolgen.

2.5     Teil- und Schlussrechnungen

Vereinnahmen Unternehmer das Entgelt oder einen Teil des Entgelts (Anzahlungen) für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung, gelten die unter Punkt 2.2 ausgeführten Regelungen sinngemäß. Auch die Anzahlungsrechnungen müssen daher die entsprechenden Merkmale aufweisen. Wird eine Schlussrechnung erteilt, müssen die vereinnahmten Anzahlungen und die entfallende Umsatzsteuer entsprechend abgezogen werden. Das bedeutet, dass die bereits gezahlten Nettoanzahlungen vom Nettoauftragswert in der Schlussrechnung abgezogen werden und die bereits abgeführte Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.

Wird in der Schlussrechnung dagegen zunächst der gesamte Nettoauftragswert mit Umsatzsteuer belastet und werden erst anschließend die Bruttoabschlagszahlungen abgezogen, wird eine zu hohe Umsatzsteuer ausgewiesen. Denn dann wird die ausgewiesene Umsatzsteuer aus dem Gesamtauftragswert in vollem Umfang geschuldet, obwohl die Umsatzsteuer bereits über die Abschlagszahlungen im Zeitpunkt der Teilleistungen erklärt und gezahlt wurde.

Wird dies erst bei einer Betriebsprüfung festgestellt, verlangt das Finanzamt zunächst die Zahlung der unberechtigt ausgewiesenen Umsatzsteuer im Fälligkeitszeitpunkt zuzüglich einer Verzinsung für die überhöhte Umsatzsteuer für die Zeit bis zur Korrektur der Rechnung. Der eigentliche Schaden liegt dabei in der Verzinsung, da sie trotz einer Rechnungskorrektur nicht hinfällig wird.

 

 

2.6     Beispielfall

Firma Anton Muster schreibt im Veranlagungszeitraum 2014 zwei Abschlagsrechnungen für einen Kunden, für den sie eine Leistung erbracht hat. Die Firma Anton Muster schreibt diese ordnungsgemäß wie folgt aus:

1. Abschlagsrechnung:

am 15.10.2014

Abschlag netto

5.000

 

 

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 950

 

 

Abschlag brutto

= 5.950

 

 

 

 

 

2. Abschlagsrechnung:

am 15.11.2014

Abschlag netto

20.000

 

 

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 3.800

 

Abschlag brutto

= 23.800

Die Firma muss somit im Jahr 2014 eine Umsatzsteuer von 4.750 € an das zuständige Finanzamt abführen.

Schlussrechnung:

Korrekt!

Nettoauftragswert

50.000

 €

 

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 9.500

 €

 

Zwischensumme (Bruttoauftragswert)

= 59.500

 €

 

- Abschlagszahlungen am 15.10.2014
 und 15.11.2014

- 29.750

 €

 

Restbetrag brutto

= 29.750

 €

 

darin enthaltene Umsatzsteuer 19 %

4.750

 €

(An das Finanzamt zu zahlen!)

Abzüglich der in den Abschlagszahlungen enthaltenen Umsatzsteuer

4.750

 €

 

Wichtig ist also, dass die in den Anzahlungsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer wieder abgezogen bzw. abgesetzt wird. Das Ausweisungsvolumen in allen Rechnungen (Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnung) darf nicht höher sein als die gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer.

Falsch!

Nettoauftragswert

50.000

 €

 

+ Umsatzsteuer 19 %

+ 9.500

 €

(An das Finanzamt zu zahlen!)

Rechnungsbetrag brutto

= 59.500

 €

 

- Abschlagszahlungen

- 29.750

 €

 

verbleibender Restbetrag (brutto)

= 29.750

 €

 

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