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Allgemeines (Stand Januar 2015)

 

Bei der Rechnungsstellung sind vollständige Rechnungsangaben und eingehaltene Formvorschriften unabdingbare Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Denn dieser gelingt dem Leistungsempfänger nur dann, wenn die Rechnung, die ihm der Lieferant oder Handwerker ausstellt, alle im Umsatzsteuergesetz (UStG) geforderten Angaben - vollständig und richtig - enthält. Das gilt übrigens auch für Gutschriften. Bei einer Gutschrift stellt nicht der leistende Unternehmer, sondern der Empfänger der Leistung das Abrechnungsdokument aus. Dies ist zulässig, wenn eine entsprechende Vereinbarung zur Abrechnung mittels einer Gutschrift zwischen den Vertragspartien besteht.

 

Daher sollten Sie sowohl dann sorgfältig vorgehen, wenn Sie eigene Rechnungen erstellen, als auch dann, wenn Sie eingehende Rechnungen kontrollieren. Denn dies ist nicht nur in Ihrem eigenen, sondern auch im Interesse Ihrer Geschäftspartner.

 

Dieses Merkblatt trägt deshalb alle wichtigen Informationen zusammen, um Sie bei Ihrer Rechnungserstellung und -kontrolle zu unterstützen.

 

 

 

1.1     Steuerliche Grundlagen

 

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf

 

·       Waren oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen in Deutschland verkauft,

 

·       seinen Eigenverbrauch und

 

·       Gegenstände, die ins Zollgebiet importiert werden (Einfuhrumsatzsteuer).

 

Die deutsche Umsatzsteuer ist eine Mehrwertsteuer. Sie wird auf jeder Handelsstufe aus dem Bruttoumsatz errechnet.

 

Der Begriff „Vorsteuer“ bezeichnet die Umsatzsteuerbeträge, die einem Unternehmer für bezogene Lieferungen und Leistungen in Rechnung gestellt werden (Beschaffungsseite). Diese kann er von der Umsatzsteuer auf seine eigenen Leistungen, die er an das Finanzamt abführen muss (Absatzseite), abziehen.

 

Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn sie eine Leistung gegenüber einem anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder gegenüber einer juristischen Person (z.B. Verein, Stiftung oder Körperschaft des öffentlichen Rechts) erbringen. Dazu haben sie nach einer Lieferung oder nach einer Dienstleistung sechs Monate Zeit. Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen (Dienstleistungen) im Zusammenhang mit einem Grundstück besteht diese Pflicht darüber hinaus auch, wenn die Arbeiten für private Kunden ausgeführt werden. Private Auftraggeber müssen diese Belege zwei Jahre lang aufbewahren.

 

Für umsatzsteuerfreie Leistungen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, müssen dagegen keine Rechnungen ausgestellt werden. Daher muss z. B. bei einer steuerfreien Wohnraumvermietung keine Rechnung ausgestellt werden.

 

Außerdem hat der Gesetzgeber Mitte 2013 die Fristen für Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen und grenzüberschreitende Dienstleistungen verändert. Sie müssen bis zum 15. Tag des Folgemonats ausgestellt werden. Achten Sie daher auf eine zeitnahe Fakturierung.

 

Hinweis

 

Kommen Sie als Unternehmer Ihrer Verpflichtung zur Rechnungsausstellung nicht nach, kann dies als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € geahndet werden.

 

Kleinunternehmer schulden keine Umsatzsteuer. Aus diesem Grund sind sie aber auch nicht dazu berechtigt, die Umsatzsteuer in einer Rechnung auszuweisen.

 

1.2     Formanforderungen

 

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Dieses muss nicht ausdrücklich als „Rechnung“ bezeichnet werden. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt ergibt, dass ein Unternehmer über eine Leistung abrechnet.

 

Bei Schriftstücken, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen (z.B. Mahnungen), handelt es sich dagegen nicht um Rechnungen.

 

Auch ein Kontoauszug kann eine Rechnung darstellen, allerdings nur, soweit ein Kreditinstitut Leistungen darüber abrechnet.

 

Als Rechnung gilt ferner ein Vertrag, der alle erforderlichen Pflichtangaben enthält. Im Vertrag fehlende Angaben müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hingewiesen wird. Ist beispielsweise in einem Miet- oder Wartungsvertrag der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung erstreckt, nicht angegeben, reicht es aus, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen (z.B. aus den Überweisungsaufträgen) ergibt. Die im Vertrag enthaltene gesonderte Steuer muss jedoch wie bei jeder anderen Abrechnungsform eindeutig, klar und unbedingt sein. Das ist nicht der Fall, wenn beispielsweise die Abrechnung im Vertrag offenlässt, ob z. B. der leistende Unternehmer den Umsatz bei einer Vermietung versteuern oder als steuerfrei behandeln will.

 

Eine Rechnung kann sowohl der leistende Unternehmer selbst als auch ein von ihm beauftragter Dritter ausstellen. Beauftragt er einen Dritten, muss der Leistende sicherstellen, dass der Dritte alle formalen Voraussetzungen einhält.

 

Sogenannte Innenumsätze - etwa zwischen Betriebsabteilungen desselben Unternehmens - sind innerbetriebliche Vorgänge. Werden hierfür Belege mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, handelt es sich deshalb umsatzsteuerrechtlich nicht um Rechnungen, sondern um unternehmensinterne Buchungsbelege.

 

Eine Rechnung muss grundsätzlich in Schriftform vorliegen, das heißt, sie muss die Anforderungen an eine Urkunde im üblichen Sinn erfüllen. Darüber hinaus können Rechnungen auch auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dies erfordert jedoch die Zustimmung des Empfängers - die übrigens schon durch das widerspruchslose Akzeptieren einer elektronischen Rechnung erfolgen kann. Wird eine Papierrechnung gewünscht, sollte der elektronischen Form deshalb ausdrücklich widersprochen werden.

 

1.3     Elektronisch übermittelte Rechnungen

 

Wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet sein.

 

Dies konnte bis zum 30.06.2011 nur geschehen

 

·       mit qualifizierter elektronischer Signatur bzw.

 

·       mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieterakkreditierung oder

 

·       im sogenannten EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange).

 

Seit dem 01.07.2011 erleichtert das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Verwendung der elektronischen Rechnung: Durch die Abschaffung der Notwendigkeit einer digitalen Signatur auf der Rechnung hat der Gesetzgeber eine große technische Hürde aus dem Weg geräumt (dazu mehr in Punkt 1.3.3). (Es ist natürlich weiterhin zulässig, eine elektronische Rechnung mit einer digitalen Signatur zu versehen.)

 

Nach wie vor ist es erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet sind. Häufig fordert das Finanzamt zur Vorlage der Rechnung auf. Dabei kann vorläufig ein Ausdruck der elektronisch übermittelten Rechnung eingereicht werden. Dies entbindet allerdings nicht von der Pflicht, auf Anforderung nachzuweisen, dass die elektronisch übermittelte Rechnung auch die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt.

 

1.3.1    E-Mail-Rechnungen

 

Die Übersendung per E-Mail ist die gebräuchlichste Form der Übermittlung elektronischer Rechnungen. Dabei kann das Rechnungsdokument in der E-Mail enthalten sein oder in einer zusätzlichen Datei angehängt werden.

 

1.3.2    Faxrechnungen

 

Auch bei Rechnungen, die per Telefax übermittelt werden, handelt es sich teilweise um elektronisch übermittelte Rechnungen. Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug musste die Übertragung vor der Gesetzesänderung von einem Standardfax an ein Standardfax erfolgen, da nur der Papierausdruck als Rechnungsdokument angesehen wurde. Bei einem Computerfax musste eine digitale Signatur benutzt werden. Das galt für Übertragungen

 

·       von Standardfax an Computerfax,

 

·       von Computerfax an Standardfax und

 

·       von Computerfax an Computerfax.

 

Immer noch müssen sowohl Rechnungsaussteller als auch -empfänger jeweils einen Papierausdruck der Rechnung aufbewahren. Bei der Übertragung von einem Computerfax oder Faxserver an ein Standardfaxgerät reicht es aus, den Ausdruck aufzubewahren. Bei einem Computerfax auf Empfängerseite gelten die Grundsätze der elektronischen Rechnung.

 

Der Empfänger muss mit der Übersendung der Rechnung per Fax einverstanden sein. Er sollte schriftlich bestätigen, dass er dem zustimmt und die Voraussetzungen erfüllt.

 

1.3.3    Vereinfachte Anforderungen an elektronisch erstellte Rechnungen

 

Wie bereits erwähnt, wurden über das Steuervereinfachungsgesetz 2011 die Anforderungen an elektronische Rechnungen rückwirkend zum 01.07.2011 deutlich reduziert. Das betrifft Rechnungen, die in einem elek­tronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Hierunter fallen Rechnungen, die

 

·       per E-Mail,

 

·       im EDI-Verfahren,

 

·       als PDF- oder Text-Datei,

 

·       per Computerfax bzw. Faxserver (nicht aber per Standardfax) oder

 

·       im Wege des Datenträgeraustauschs

 

übermittelt werden.

 

Unternehmern ist es damit ausdrücklich freigestellt, wie sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicherstellen möchten. Auf die bisher verlangte elektronische Signatur oder die Übermittlung der Rechnung per EDI kommt es für den Vorsteuerabzug ausdrücklich nicht mehr an. Das Gesetz verlangt, dass der Unternehmer ein sogenanntes „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ einhält.

 

Innerbetriebliche Kontrollverfahren setzen Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit ihren Zahlungsverpflichtungen ein. Schon im eigenen Interesse werden sie insbesondere überprüfen, ob

 

·       die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich in dargestellter Qualität und Quantität erbracht wurde,

 

·       der Rechnungsaussteller also tatsächlich den Zahlungsanspruch hat und

 

·       die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

 

Damit gewährleisten sie, dass sie tatsächlich nur diejenigen Rechnungen begleichen, zu deren Begleichung sie auch verpflichtet sind. Dies kann im Rahmen eines entsprechend eingerichteten Rechnungswesens geschehen, aber auch durch manuellen Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. der Kopie der Bestellung oder dem Lieferschein).

 

Hinweis

 

Sie sollten Rechnungen vor der Zahlung stets auch auf alle Pflichtangaben zum Vorsteuerabzug prüfen und gegebenenfalls bis zum Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung lediglich den Nettobetrag begleichen. Denn der Anspruch auf Erstattung der Vorsteuer entsteht erst mit Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung.

 

Bei einer elektronischen Rechnung müssen Sie sich als Leistungsempfänger - wie auch bei einer Papierrechnung - von der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts überzeugen. Es trägt nämlich derjenige Unternehmer die Feststellungslast (Beweislast) für die Erfüllung der Anspruchs­voraussetzungen, der den Vorsteuerabzug begehrt.

 

Zur Sicherstellung der Lesbarkeit einer digitalen Rechnung ist eine Speicherung erforderlich - und zwar auf einem Datenträger, der keine Änderung zulässt. Darüber hinaus gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen (siehe auch Punkt 2.3).

 

Sowohl der Aussteller als auch der Empfänger müssen die Rechnung für die Buchführung in dem Format speichern, in dem sie ausgestellt bzw. empfangen wurde. Für buchhaltungspflichtige Unternehmer muss die Speicherung

 

·       den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie den

 

·       Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

 

entsprechen. Gegenüber den ausladenden Verpflichtungen der GoBD, welche sich an buchführungspflichtige Unternehmen richtet und hohe Relevanz für die Ertragssteuer besitzt, sind die für die Umsatzsteuer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) formulierten Anforderungen an die Rechnungslegung liberaler gefasst.

 

Nach diesen genügt es bereits, wenn die Daten während der Aufbewahrungspflicht unverändert jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Dabei ist es nicht zulässig, eine elektronische Rechnung als Papierausdruck aufzubewahren.

 

Hinweis

 

Die Reduzierung der Anforderungen an eine elektronische Rechnung führt auch zu einer effektiveren Umsatzsteuerkontrolle durch den Fiskus. Denn die Beamten dürfen bei einer Umsatzsteuernachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen einsehen. Ferner dürfen sie Zugriff auf elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen und Datenverarbeitungssysteme erhalten. Bislang war der Datenzugriff nur im Rahmen einer Außenprüfung zulässig.

 

1.3.4    Online-Fahrausweise

 

Bei Fahrausweisen wird es für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht beanstandet, wenn diese im Online-Verfahren abgerufen werden, sofern durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf einem Konto erfolgt.

 

 

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