1. Trennung der steuerlich relevanten Daten von dem sonstigen Datenbestand

Der Steuerpflichtige hat das Recht primär darüber zu entscheiden, welche Daten steuerlich relevant sind.
Der Prüfer kann von ihm die Offenlegung der ausgewählten Kriterien verlangen. Nur bei konkreten, begründeten Zweifeln an der Unrichtigkeit bzw. Unvollständigkeit der Datenqualifikation hat er ein sekundäres Qualifikationsrecht.
Er hat kein Recht, generell alle Unternehmensdaten auf die Steuerrelevanz durchzusehen!

2. Archivierung und maschinelle Auswertbarkeit der aufbewahrungspflichtigen
Daten sicherstellen

Alle in elektronischer Form in das DV-System eingehende Daten sowie alle im DV-System erzeugten Daten (= originär digitale Unterlagen) müssen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger aufbewahrt werden.

Originär in Papierform anfallende Unterlagen (z. B. Eingangsrechnungen) müssen nicht digitalisiert werden. Sie dürfen weiterhin ggf. auf Mikrofilm (COM-Verfahren) aufbewahrt werden. Werden diese Unterlagen aus betrieblichen Erfordernissen digitalisiert, besteht auch auf diese digitalisierten Unterlagen ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung.

Werden Buchführungsdaten in maschinell nicht auswertbare Formate wie z. B Tiff- oder Pdf-Formate überführt, kann auf die Daten nicht mehr wahlfrei zugegriffen werden. Bei einer ausschließlichen Archivierung der Daten im Pdf- oder Tiff-Format ist eine maschinelle Auswertung durch betriebliche Auswertungsprogramme oder die Prüfsoftware der Finanzverwaltung nicht mehr möglich.

Dies liegt darin begründet, dass diese grafischen Formate keinerlei Strukturinformationen (Felddefinitionen o. ä.) enthalten. Aus diesem Grunde muss die Archivierung von Buchführungsdaten in maschinell auswertbaren Formaten erfolgen, während beispielsweise nicht digitalisierte Belege weiterhin in grafischen Formaten gespeichert werden dürfen.

Beispiele für digitale Unterlagen, die so archiviert werden müssen, dass sie in ursprünglicher Form betrachtet werden können:

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Bilanz oder Journal, die der Steuerberater per E-Mail oder CD an den Steuerpflichtigen versendet
• Erstellung eines Angebots für einen Kunden mit einem Textverarbeitungsprogramm

Speziell in Bezug auf die Archivierung von E-Mails vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass sie für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden müssen, sofern der Inhalt für die Besteuerung von Bedeutung ist – z. B. wenn die Reisekostenabrechnung per E-Mail übermittelt wurde. Hier empfiehlt sich, diese Daten in einem speziellen Ordner für die Betriebsprüfung zu archivieren und so von den sonstigen E-Mails zu trennen.

Für alle steuerlich relevanten Daten nach dem 31.12.2001 muss die maschinelle Auswertbarkeit der archivierten Daten auf jeden Fall sichergestellt werden. Probleme mit der unverzüglichen Lesbarmachung und der maschinellen Auswertbarkeit können entstehen, wenn in der Zwischenzeit ein Wechsel des Hard- oder Softwaresystems erfolgt ist. Grundsätzlich soll das alte System in uneingeschränkt nutzbarem Umfang bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist behalten werden, es sei denn, die Auswertungsprogramme des neuen Systems entsprechen in qualitativer Hinsicht den Auswertungsmöglichkeiten des alten Systems.

Steuerpflichtige, die die Anschaffung eines neuen Softwaresystems für ihren Betrieb planen, sollten vor Auftragsvergabe die Notwendigkeit der Wiederherstellung der "alten Daten", die mit einem anderen EDV-System bearbeitet wurden, mit ihrem Programmierer besprechen.

Für die vor dem 1.1.2002 archivierten Daten kann eine Reaktivierung derselben nicht verlangt werden, wenn dies mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden wäre, wie das z. B. bei einer nochmaligen Erfassung der Daten erforderlich wäre.

Wurde das EDV-System nicht ausgetauscht, gilt jedoch die Verpflichtung zur unverzüglichen Lesbarmachung und maschinellen Auswertbarkeit auch für die steuerlich relevanten Daten, die vor dem 1.1.2002 gespeichert worden sind.