Bis zum 31.12.2001 galt der Grundsatz der Wahlfreiheit hinsichtlich der Archivierungstechnik. Die gespeicherten Daten waren innerhalb angemessener Frist lediglich lesbar zu machen. Der Steuerpflichtige genügte daher der Aufbewahrungspflicht durch einen Ausdruck sämtlicher Daten.

Die Aufbewahrung ausgedruckter Daten reicht nicht mehr aus. Der Steuerpflichtige muss seit dem 1.1.2002 auf eigene Kosten sicherstellen, dass die steuerlich relevanten Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist (sechs bzw. zehn Jahre)

• jederzeit verfügbar sind,
• unverzüglich lesbar gemacht und
• maschinell ausgewertet werden können.

Die elektronische Betriebsprüfung unterscheidet sich in einigen wesentlichen Punkten von der herkömmlichen Prüfung.

Während bei einer herkömmlichen Prüfung mittels überwiegend manueller, stichprobenartiger Prüfungstätigkeiten nur ein begrenzter Einblick möglich war, ist nun eine lückenlose Prüfung innerhalb kurzer Zeit möglich. Die Prüfgebiete und Prüfschritte werden nicht mehr durch den Prüfer aufgrund seiner Erfahrungen bestimmt. Sie sind bei einer elektronischen Prüfung standardisiert und automatisiert.

Wie bisher soll die Außenprüfung grundsätzlich in den Räumen des Steuerpflichtigen stattfinden. Wird die digitale Buchführung allerdings bei einem Dritten, z. B. beim Steuerberater geführt, soll der Datenzugriff in den Räumen des Dritten erfolgen.