Durch die elektronische Außenprüfung ergibt sich keine Erweiterung des sachlichen Umfangs bei Betriebsprüfungen. Die Grenzen des Datenzugriffs bestimmt die Prüfungsanordnung, die den persönlichen, sachlichen und zeitlichen Prüfungsrahmen und den Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen angibt. Auch dürfen die Prüfer ihren Ermessensspielraum, was das elektronische Prüfungsverfahren betrifft, nicht überschreiten.

Zu den sog. steuerlich relevanten Daten (aufbewahrungspflichtige Unterlagen) gehören:

• die Daten der Finanz-, der Anlagen- und der Lohnbuchhaltung ggf. einschließlich Berechnungstabellen in Bezug auf Rechnungswesen/Lohn
  
• vorgelagerte Systeme wie z. B. Reisekostenabrechnungen, Zeiterfassungs-, Kassenerfassungs- und Personalwirtschaftssysteme
• Waren- und Materialwirtschaftssysteme
• die Kosten- und Leistungsrechnung, soweit sie für die Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Passiva (z. B. unfertige Arbeiten, Rückstellungen) steuerlich relevant ist
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (betriebliche Konto- und Depotauszüge, Auftrags- und Bestellungsunterlagen, Ausfuhr- und Einfuhrunterlagen, Preisverzeichnisse)
• steuerlich relevante E-Mails (Handelsbriefe, Kalkulationsgrundlagen, Termin- und Zahlungsvereinbarungen, Vereinbarungen von Rabatten usw.).

Nicht zu den steuerlich relevanten Daten zählen interne Unterlagen zur Unternehmensführung, wie z. B. betriebswirtschaftliche Berechnungen, Statistiken, Marktstrategien sowie Daten, die einem Auskunftsverweigerungsrecht unterliegen.

Die neuen digitalen Prüfungsmethoden treten neben die Möglichkeit der herkömmlichen Prüfung bei Außenprüfungen, wozu auch Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, Lohnsteuer-Außenprüfungen und Investitionszulagen-Sonderprüfung gehören.

Sie kommen nicht zur Anwendung im Rahmen von Einzelermittlungsmaßnahmen, bei der Umsatzsteuer-Nachschau oder bei so genannten Liquiditätsprüfungen, die die Finanzbehörden im Rahmen der Vollstreckung einsetzen.